1. Generelle bestemmelser
1.1 Gjeldende regler
UiO følger forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (lovdata.no) og det som følger av annet statlig regelverk, lover og bestemmelser knyttet til fjernarbeid.
Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem er kun begrenset til arbeid i arbeidstakers «eget hjem» og ikke andre typer fjernarbeid, som arbeid fra hytta, på toget på vei til jobb eller på tjenestereise mv.
Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem gir ikke en uttømmende regulering av alle forhold knyttet til hjemmekontor, og regulerer heller ikke selve adgangen til å kreve eller å pålegge hjemmekontor.
1.2 Innledning
I utgangspunktet skal lokalene til arbeidsstedet være den ansattes hovedarbeidsplass. Det gjelder både for teknisk-administrative ansatte, vitenskapelig ansatte og andre ansatte i særlig uavhengig stilling, men tilpasset ansattgruppenes behov.
Som et personalpolitisk tiltak har UiO åpnet for at ansatte etter visse kriterier også kan benytte fjernarbeid. I tilfeller der fjernarbeid kan være aktuelt, kan fjernarbeid benyttes etter avtale mellom nærmeste leder med personalansvar og den ansatte. Det gjelder både i en normalsituasjon og ved en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen.
Når nærmeste leder med personalansvar vurderer om fjernarbeid kan benyttes, vil avveininger knyttet både til virksomhetens behov og den ansattes behov ha betydning. Den ansattes stilling og arbeidsoppgaver vil også ha betydning i vurderingene om fjernarbeid kan innvilges. Noen ansattgrupper ved UiO har f.eks. arbeidsoppgaver som ikke kan løses fra fjernarbeid.
1.3 Definisjon av fjernarbeid
Med fjernarbeid menes arbeid som utføres av arbeidstaker for arbeidsgiver på et annet sted enn virksomhetens, f.eks. i den ansattes eget hjem.
Fjernarbeid er i utgangspunktet en frivillig ordning som forutsetter enighet mellom den ansatte og nærmeste leder med personalansvar. Under en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen, vil den til enhver tid gjeldende veiledning/retningslinje utarbeidet av UiO for den aktuelle beredskapssituasjonen gi nærmere informasjon om bruk av ev. fjernarbeid.
1.4 Fjernarbeid utenlands
Hovedregelen for ansettelser ved UiO er at lokalene til arbeidsstedet skal være den ansattes hovedarbeidsplass.
Unntaksvis og i særskilte tilfeller kan det være aktuelt at ansatte og oppdragstakere gjør arbeid utenfor Norge. Blant annet tilligger det enkelte stillinger at den ansatte skal gjøre hele eller deler av arbeidet i utlandet.
Ved fjernarbeid i utlandet, må det vurderes hvilke konsekvenser det vil få for enheten og UiO som arbeidsgiver. Det må vurderes og avklares hvilke forpliktelser UiO har som arbeidsgiver overfor myndighetene i de enkelte land slik at den ansatte er ivaretatt når det gjelder skatt, trygd og helseforsikring i respektive land. Det må videre inngås avtaler som beskriver UiOs arbeidsgiveransvar, herunder personaloppfølging, ivaretakelse av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø mv.
1.5. Drøfting med tillitsvalgte
Ved pålegg eller anbefalinger om hjemmekontor fra offentlig myndighet kan det i stedet for skriftlig avtale gis skriftlig informasjon til ansatte. Slik informasjon gis skriftlig etter drøfting med tillitsvalgte ved UiO, jf. Forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem § 2 (lovdata.no) og Hovedavtalen (HA) § 18 (regjeringen.no).
1.6 Ansattgrupper som omfattes av retningslinjene
Retningslinjene gjelder både for teknisk-administrative ansatte, vitenskapelig ansatte og andre ansatte i særlig uavhengig stilling. Tilpasninger etter ansattgruppenes behov må vurderes. Ivaretakelse av blant annet HMS, fysisk og psykososialt arbeidsmiljø og forsikringer gjelder alle ansattgruppene.
1.7. Skriftlig avtale
- Hjemmekontor som ikke er av kortere varighet og av sporadisk karakter, utløser krav til skriftlig avtale. Krav til skriftlig avtale utløses når ansatte skal ha fast hjemmekontor minst 1 dag pr. uke. Formålet med skriftlig avtale er å sikre ansattes rettigheter.
- Ansatte som under en pandemi, eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen, har behov for hjemmekontor. Jf. pkt. 1.5.
- Krav til skriftlig avtale utløses når ansatte kun arbeider hjemmefra, selv om arbeidet er av kort varighet eller av sporadisk karakter.
For å sikre lik praksis ved fakultetene og museene, tar nærmeste personalleder opp saken med sin leder før avtale inngås mellom personalleder og den ansatte.
1.8. Kriterier og vilkår for fjernarbeid
UiO følger kravene til fysisk og psykososialt arbeidsmiljø som fremgår av arbeidsmiljøloven (aml.) (Lovdata) og forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Oppfølging av ansatte iht. UiOs personalpolitikk gjelder også ved fjernarbeid.
a. Arbeidsoppgavene kan løses fra fjernarbeid
Det er en forutsetning at den ansatte har arbeidsoppgaver som kan løses fra fjernarbeid.
b. Behovsavklaring
Nærmeste leder med personalansvar og ansatt skal ha en dialog om virksomhetens behov og den ansattes behov, og på grunnlag av dette avklare nærmere aktuelle ukedager og antall dager i uken med fjernarbeid. Det skal legges til rette for gode løsninger for både virksomheten, leder med personalansvar og den ansatte.
c. Arbeidstid
Arbeidstidsbestemmelsene skal overholdes og er de samme ved fjernarbeid som ved hovedarbeidsplassen. For vitenskapelige ansatte gjelder bestemmelsene i Arbeidstid for vitenskapelig ansatte. Den ansattes arbeidsavtale, annet lov og avtaleverk gjelder som vanlig for den som har fjernarbeid.
d. Avtale om individuell fjernarbeidsavtale
Ansatte som omfattes av disse retningslinjenes pkt. 1.7, skal inngå en individuell fjernarbeidsavtale (word), jf. arbeidsmiljøloven (aml.) §§ 14-5, 14-8 (Lovdata) og forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Avtalen regulerer nærmere om den ansattes fjernarbeidsforhold med UiO. Den individuelle avtalen om fjernarbeid vil være et supplerende tillegg til arbeidsavtalen, og skal ikke gripe inn i den ansattes øvrige betingelser eller ordinære arbeidsforhold.
e. Kriterier og vilkår for fjernarbeid under en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen
Ved pandemier følger UiO de til enhver tid gjeldende bestemmelser og anbefalinger fra helsemyndighetene.
Kriterier og vilkår for fjernarbeid som gjelder i en normalsituasjon, gjelder også under f.eks. en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen. Det må likevel gjøres konkrete individuelle vurderinger og tilpasninger ut fra den aktuelle situasjonen.
2. Tildeling av IT-utstyr og EK-tjenester til fjernarbeid
Ved tildeling av IT-utstyr og/eller EK-tjenester gjelder følgende retningslinjer:
- Retningslinjer for tildeling og bruk av elektroniske kommunikasjonstjenester ved UiO
- Statens personalhåndbok kap. 10.2 Elektroniske kommunikasjonstjenester (lovdata.no)
- Ved refusjon av kommunikasjonsutgifter gjelder Refusjon av kommunikasjonsutgifter.
3. Innkjøp
Ved anskaffelser og innkjøp følges de vanlige reglene, prosedyrene og rutinene for anskaffelser og innkjøp.
4. Informasjonssikkerhet
De til enhver tid gjeldende sikkerhetsregler med hensyn til bruk av IT-utstyr ved UiO skal også følges ved hjemmekontor. Eventuell oppbevaring av dokumenter og annen informasjon skal skje i tråd iht. gjeldende personvern (lovdata.no)- og taushetspliktregler (lovdata.no).
5. Iverksetting
Retningslinjene iverksettes fra 01.01.2024.