1 Innledning
Dette dokumentet inneholder en prosedyre for utlevering av innholdet på en ansatts private området (herunder epost) når denne blir avskjediget.
2 Brukerens forpliktelse til å gjennomgå materialet - Rettigheter
2.1
Filer på brukerens private områder, herunder epost utleveres brukeren uten at disse er gjenstand for katalogisering, gjennomgang eller innsyn fra UiO som sådan.
2.2
Utlevering av filene endrer ikke noe rettighetsforhold eller eierskap ift. disse. Utleveringen gir ikke mottakeren noen rettigheter til noe data som ikke eksisterte før utleveringen.
2.3
Mottakeren skal ved utlevering forplikte seg til uten unødig opphold etter utleveringen å gjennomgå filene og deretter levere tilbake til UiO alle filer og all informasjon som tilhører UiO eller som UiO forvalter/oppbevarer på vegne av tredjemann. Mottaker skal forplikte seg til deretter å straks destruere samtlige kopier av alle data som ikke tilhører mottaker eller som mottaker har rettigheter til, eller som er offentlig tilgjengelige. Det samme gjelder all informasjon som er taushetsbelagt og taushetsplikten ikke kun beskytter mottaker, eller mottaker har annen rett til å behandle denne informasjonen.
3 Praktisk prosedyre
3.1
Enhetes den avskjedigede ansatte tilhører skal gi USIT beskjed om avskjedligelsen og at data skal utleveres. Når USIT får beskjed om at en bruker er avskjediget skal kopi av hjemmeområde og epost lagres på dertil egnet flyttbart medium. Etter dette slettes brukerkonto og tilhørende data. Dette skal skje på tidspunktet for fratredelse.
3.2
USIT sender aktuelt medium til OPA
3.3
Bruker får filene utlevert av OPA ved å fylle ut og signere erklæring om rettigheter til data mv (se vedlegg #1).
3.4
Erklæringen arkiveres i vedkommendes personalmappe.
Vedlegg
Bekreftelse på utlevering av kopi av data fra private områder inkl. e-post (odt/pdf)