Katalogtjenesten ved UiO
Ansatte ved UiO oppføres automatisk i universitetets elektroniske katalog, som er primærkilden for kontaktinformasjon om institusjonens personale.
Katalogtjenesten inneholder informasjon om ansattes navn, stillingstittel, enhet/adresse, brukeridentifikasjon overfor datamaskiner, telefon- og telefaksnummer og e-postadresse. Opplysningene hentes fra universitetets brukeradministrative system (Cerebrum), med UiOs lønnssystem som kilde.
Rettslig grunnlag
Rettslig grunnlag for registrering av opplysningene er hjemlet i personopplysningsloven. Lovens § 8 pkt. f) åpner for registrering uten individuelt samtykke, såfremt registreringen er nødvendig for:
at den behandlingsansvarlige eller tredjepersoner som opplysningene utleveres til kan vareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrerte personen ikke overstiger denne interessen.
Det kan likevel forekomme tilfeller hvor en ansatt ønsker å reservere seg mot deltakelse i katalogtjenesten. Personopplysningsloven § 28, tredje ledd forutsetter i denne sammenheng at:
Den registrerte kan kreve at opplysninger som er sterkt belastende for han eller henne skal sperres eller slettes dersom dette:
- ikke strider mot annen lov, og
- er forsvarlig ut fra en samlet vurdering av bl. a. andres behov for dokumentasjon, hensynet til den registrerte, kulturhistoriske hensyn og de ressurser gjennomføringen av kravet fortsetter.
Reservasjonsrett
- Med henvisning til behov for å kunne tilby UiOs brukere kontaktinformasjon, legger universitetsdirektøren til grunn at de ansatte som hovedregel skal være registrert i katalogen. Individuelle unntak forutsetter at det kan dokumenteres en berettiget grunn.
- Ved ønske fra ansatte om reservasjon må arbeidsgiver foreta en skjønnsmessig avveining mellom hensynet til henholdsvis virksomhetens og den ansattes interesser.
- Ansatte som mener de har berettiget grunn til å reservere seg mot deltakelse i katalogtjenesten må i første omgang ta dette opp med nærmeste overordnede. Eventuelle krav om sletting av opplysninger fra den elektroniske katalogen sendes deretter til Avdeling for personalstøtte for avgjørelse. Uttalelse fra den ansattes leder skal være vedlagt.
- Dersom kravet imøtekommes, vil samtlige opplysninger om vedkommende ansatt bli fjernet fra den elektroniske katalogen. Det er ikke anledning til å slette enkeltfelt i katalogen.
- Ved eventuelle avslag fra UiO på krav om sletting, kan den ansatte kontakte enten personverneombudet ved UiO (e-post) eller Datatilsynet (datatilsynet.no), dersom vedkommende vil hevde at avgjørelsen er i strid med personopplysningsloven.