En rapport er et tekstdokument som presenterer saklig informasjon. For å forstå mer om hva rapporten skal inneholde og hvordan den skal utformes trenger vi litt mer kontekst, nemlig følgende:
- Mottaker og avsender: hvem skriver rapporten, og til hvem? I prosjektet kan dere lage en case der dere selv velger avsender (hvilken rolle dere tar) og mottaker (hvem rapporten er skrevet til).
- Rapportens formål: hva skal rapporten oppnå?
Når dere kjenner mottaker, avsender og formål kan dere bruke det som en guide for å forstå hva slags detaljnivå dere skal ha med i rapporten, om dere skal bruke teknisk eller mer allment språk, hvordan det er best å presentere referanser osv.
Noen tips til utforming:
- Skriv en kort innledning (et avsnitt) der dere redegjør for mottaker, avsender og formål.
- Rapporter til beslutningstakere (politikere, departementer osv.) inneholder nesten alltid et sammendrag (engelsk: executive summary) helt i starten, gjerne i form av kulepunkter, der dere oppgir de viktigste funnene.
- Gjør dokumentet oversiktlig og lett å lese, for eksempel ved hjelp av mellomoverskrifter.
- Referer til kilder på en hensiktsmessig måte. Husk at formålene med referanser er 1) at den som leser skal kunne slå opp for å finne mer informasjon enn du har valgt å oppgi, og 2) å sørge for at teksten din er troverdig og etterprøvbar.
- Bruk gjerne ett eller flere vedlegg til å ta med detaljer som det ikke passer å ha med i selve rapportteksten.