BookitLab er oppgradert den 12. nov 2023 og fikk mange endringer i navigasjon osv. Dette gjelder særlig prosjekt/core admin brukere. For mer info, se på denne filen (kun på engelsk). Veiledninger skal oppdateres fortløpende.
Hvordan kan man opprette et abonnement?
- Fra navigasjonsmenyen til venstre klikk på "SUBESCRIPTIONS" og deretter "Subscriptions".
- Klikk på "Add"-knappen med et "+"-ikon øverst til høyre på siden.
- Du vil se en ny side hvor du kan fylle ut informasjon om abonnementet.
Vær oppmerksom på de følgende.
- SUBSCRIPTION PERIOD: du kan velge et alternativ mellom "Duration in days", "Duration in Months" eller "Custom date period".
- ENTIRE CORE (avmerkingsboks): hvis du merker av for dette, er alle tjenestene i "core"-en inkludert.
- ONLINE SERVICES, OFFLINE SERVICES, REQUEST SERVICES: Hvis du ikke merket av "ENTIRE CORE", må du velge hvilke tjenester som skal inkluderes i abonnementet.
Hvordan kan man kjøpe et abonnement?
Det er ikke mulig for vanlige brukere å kjøpe et abonnement på egen hånd. Det er "core admin" som kan legge til en bruker som abonnent på et abonnement.
- Fra navigasjonsmenyen på venstre side, klikk "SUBSCRIPTIONS" og deretter "Core Subscribers".
- Klikk på "Add"-knappen med et "+"-ikon øverst til høyre på siden.
- Du vil se en ny side hvor du kan fylle ut informasjon om abonnementskjøpet. Kostnad for abonnement kan redigeres manuelt her.
Viktige merknader om abonnement
Følgende problemer er kjent og foreløpig ikke løst. Før disse rettes av tjenesteleverandøren, vær oppmerksom på følgende:
- Verken bruker eller "core admin" mottar noen melding om utløp av et abonnement eller forhåndsvarsel. Det er viktig at brukerne er klare over gyldighetsperioden for sitt abonnement.
- Når estimerte kostnader for et prosjekt når sin grense ("Hard Limit"), er det ikke lenger mulig å opprette en ny booking eller bestilling selv om abonnementet fortsatt er gyldig. Dette er spesielt viktig å være oppmerksom på når et prosjekt har flere brukere. Det anbefales derfor at prosjektkoordinator setter budsjett per bruker (i "USER LIMIT"-feltet) samt for hele prosjektet ("PROJECT AMOUNT"-feltet).
- Et abonnementskjøp kan ta litt tid før det gjenkjennes av systemet. Du må forsikre deg om at brukeren kan se abonnementskjøpet i «Charges» (under "BILLLING"-menyen) før en ny booking opprettes, ellers kan det hende at bookingen blir belastet.
Kan en bruker bytte til et abonnement som dekker kostnader for tidligere bestillinger?
Ja, det er mulig, men det må gjøres før de tidligere bestillingene faktureres.
- "core admin" legger til en abonnent med en periode som dekker datoene de tidligere bestillingene ble gjort for.
- Deretter må hun/han beregne de estimerte kostnadene for bestillingene på nytt fra "Billing Preview" under "BILLING" på navigasjonsmenyen til venstre.
Vær oppmerksom på at da er prosjektsbeløpet og hardgrensen (eller brukerens individuelle "User Limit") satt høyt nok til å dekke de estimerte kostnadene for de allerede foretatte bestillingene i tillegg til abonnementsprisen på forhånd. Prosjektbeløpet kan settes tilbake til lavere verdi senere.
Kan assistanse (“Assisted Reservation”) eller opplæring ("Training Sessions") belastes separat?
Når et instrument er lagt til et abonnement, dekkes alle kostnadene uavhengig av gebyrtype, herunder "Assisted Reservation Override" og "Training Sessions", av abonnementet. Hvis gebyr for assistanse må belastes separat (dvs. hvis abonnementet ikke skal dekke kostnader for ansattes arbeidstid for assistanse eller opplæring), kan følgende alternativer brukes:
Forutsetning
- Abonnementet inkluderer kun instrumentene som er fysiske fasiliteter (e.g., "Microscope A", "Microscope B" etc.) og ikke opplærings økt.
Alternativ A. Assistanse som offline-tjeneste ("consumables")
Hvordan:
- Opprett ett nytt forbruksmateriale og nevne «hjelp» eller lignende.
- Sett opp en ny prisregel for dette forbruksmateriellet slik at det belastes for enheter ganger prissats (eks. Timepris)
- Gjør den som en valgfri offline-ressurs for det relevante instrumentet.
Fordeler:
- Brukere/ansatte kan fleksibelt stille inn hvor mange hjelpeenheter (timer) som trengs for denne bestillingen.
- Mulig å angi samme offline-tjeneste som alternativer for flere instrumenter.
Ulemper:
- Assistenten må være forsiktig med timeplanen sin og sette timeplanen separat.
- Med mindre en bruker klikker på "More Options", er det ikke klart hva enheten er.
Alternativ B. Assistanse som instrument
Hvordan:
- Opprett et nytt instrument "assistanse" eller lignende og sett opp en ny prisregel for dette instrumentet.
- Still inn instrumentene som krever assistanse (f.eks. mikroskop) som enten obligatorisk eller valgfritt instrument for dette hjelpeinstrumentet.
Fordeler:
- Tidsplan for mulig assistanse kan settes i arbeidstid-fanen
- Assistanse og instrumentet kan bestilles samtidig
Ulemper:
- Hvis brukere ønsker å fortsette å bruke objektinstrumentet uten hjelp, må det bestilles separat.