Du kan også laste ned instruksen med skjermdumper "Sending av faktura" i PDF format.
Videoinstruks (med engelsk stemme)
Du kan bytte undertekst til norsk ved å klikke "Subtitles"-knappen og velg "Norwegian".
Hvor finnes menyene relevant til faktura sending?
- Klikk på "BILLING" på navigasjons meny
- Der kan du se de tre menyene som kun "core admin" har tilgang til:
- Invoice Batches: Fakturaer kan sendes herfra.
- Billing: Opprettet fakturaer sjekkes her.
- Billing Preview: Fakturaer opprettes her.
Opprett fakturabunt
- Gå til "Billing Preview" side.
- Sett alltid de følgende filtrene før du oppretter en fakturabunt:
- Dates Period
- Core (og velg kun en core)
- Billing Type
- Ved behov legg til flere typer av filter, og klikk "Apply" knappen.
- Sjekk bookinger eller bestillinger som vises i tabellen.
- Disse skal inkluderes ved å klikke "+ Generate Invoices" knappen over tabellen.
- Vær oppmerksom på at etter at faktura er opprettet, de bookingene og bestillingene som er inkludert i fakturaen, låses.
- Etter at "+ Generate Invoices" knappen ble trukket, blir fakturabunt opprettet. Da får du beskjed med lenka til opprettet fakturabunten.
- Du får opp et vindu som viser "Invoice Default VAT" (VAT: Value Added Tax), men du trenger ikke å gjøre noe her, fordi Unit4 tar vare på MVA.
Sjekk og rediger fakturabunt
- En faktura bunt kan ha en eller flere fakturaer. Disse kan vises ved enten av de følgende:
- Klikk på lenka på beskjeden du fikk på steg 4 av "Opprett fakturabunt".
- Gå til "Invoice Batches" meny, og klikk på tall i "Invoices" kolonne av den fakturabunten du opprettet.
- Klikk tallet på "ID" kolonne.
- Da får du informasjon om alle bookinger og bestillinger som kommer under fakturaen. Når faktura er opprettet, låses bookinger og bestillinger som er under fakturaen og kan ikke endres.
- Hvis det finnes bookinger eller bestillinger som burde fjernes fra fakturaen, huk rader som vil fjernes og klikk "Delete Invoice Rows" knappen som dukker opp ovenfor tabellen.
- Hvis den fakturaen bør fjernes i helheten, da kan det gjøres på "Billing" side; huk raden av fakturaen og klikk på "Delete" knappen".
- Hvis nødvendig, kan beløpet som faktureres fortsatt endres ved å klikke på tall i "#" kolonne i fakturas side (eller tre prikker i "Action" kolonne på lengst høyre og deretter "Edit") på raden for bookingen / bestillingen. Der kan "Quantity" og/eller "Base Rate" endres.
- OBS! Booking/bestilling rekord som refereres til i seg selv endres ikke. Hvis brukeren åpner bookingen/bestillingen, fortsatt kan han/hun se den opprinnelige verdier (f. eks. Hvor mange timer man har reservert, selv om det ble endret på fakturaen).
Send fakturaer til økonomisystemet
- Gå til "Invoice Batches" meny.
- Huk rader av fakturabunter som skal sendes til økonomisystemet (Unit4).
- Klikk "Send to external system" knapp.
- Når man velger eksterne fakturabunter, er "Send to UiO billing system" knapp aktivert, mens "Send to external system (External Billing)" knapp deaktiveres.
- Det er ikke mulig å sende eksterne og interne fakturabunter samtidig.
Sjekk statusen av fakturaene
Du kan sjekke betalings statusen av fakturaene på enten av de følgende måtene.
- Klikk "Invoice Batches" på navigasjons meny, klikk tallet i "Invoices" kolonne av bunten som du vil vite om.
- Klikk "Billing" på navigasjons meny, finn en faktura du vil sjekke. Hvis nødvendig, bruk filtrerings funksjon.
Du får opp en tabell av fakturaer. På "Status Name" kolonne helt til høyre i tabellen, kan du se statusen.
- For interne fakturaer:
- Statusen blir "Paid" når bokføringen er vellykket i Unit4. Når det er "Paid" og dersom "Amount" er mer enn 0, vises "Bilagsnummer" i sitt kolonne også.
- Fakturas detaljerside viser bilagsnr. i Unit4 på "Referanse" kolonne i tabellen under "Invoice Payments" seksjonen.
- For eksterne fakturaer:
- Eksterne fakturaer skal opprettes innen Unit4 automatisk basert på data sendt fra BookitLab.
- Fakturaer skal sjekkes og korrigeres ved behov av UiO sentral før de sendes til kunder.
- BookitLab skal hente kun status om opprettelse av fakturaer i Unit4 og ikke om betalings status.
- Så lenge statusen ikke er «Rejected», vises balanse som "0" etter at fakturabunten ble sendt til Unit4.