Hvordan får jeg tilgang som vert?
Alle som skal kunne invitere gjester vil få opp en egen side for dette etter innlogging. Dersom du ikke får dette og mener at du burde kunne invitere gjester ved din enhet, ta kontakt via gjestereg@usit.uio.no.
Hvordan inviterer jeg en gjest?
Velg registrer ny gjest knappen øverst på siden etter innlogging. Prøv å finne gjesten ved å søke. Er du heldig er gjesten allerede registrert på en annen enhet. Hvis gjesten allerede finnes kan du legge til en ny rolle ved en av dine enheter på gjesten. Hvis ikke trykker du på knappen merket registrer ny gjest under søkefeltet.
Hvordan utvider jeg perioden gjesten skal være hos oss?
Dersom gjesten allerede er aktiv vil du finne den under Godkjente gjester. (Alternativt kan du bruke søkefeltet på registrer ny gjest siden). Når du har funnet gjesten går du inn på gjestens detaljeside. Her vil det være en liste over gjestens roller, med en knapp til høyre for hver linje merket velg. Ved å trykke på denne knappen får du opp detaljer rundt rollen du er interessert i, med datofelt for start- og sluttdato. Velg ønsket dato, og husk å lagre når du er ferdig.
Jeg har fått e-post om at jeg må godkjenne gjesten. Hva gjør jeg?
Dersom gjesten din valgte å registrere seg manuelt må du, som vert, se på id-papirene til personen og verifisere at gjestens papirer samsvarer med det som er registrert i Gjestetjenesten. Dette vil typisk være passnummer, men kan også være fødselsnummer. Her er det viktig at det man ser på også inkluderer bilde av personen.
Gjesten jeg inviterer får ikke e-post. Hva gjør jeg?
Dobbeltsjekk at du skrev riktig e-postadresse da du inviterte. Du finner gjesten under Sendte invitasjoner, og adressen kan endres når som helst. (Husk å lagre endringer). Dersom adressen er riktig, kan det tenkes at invitasjonen har endt i spam-filteret til gjesten. Dersom det fortsatt ikke er i orden, sjekk om det er en driftsmelding om problemer med tjenesten, og hvis ikke ta kontakt via gjestereg@usit.uio.no.
Jeg har registrert gjesten men finner de ikke i andre systemer?
Gjesten vil ikke få bruker i andre systemer (f.eks cerebrum) før startdatoen til gjesterollen. Dersom startdato er satt tilbake i tid, eller samme dag som du registrerer, vil det ta ca. 1-3 timer før gjesten har fått bruker i alle de forskjellige systemene.
Hva skjer etter at jeg har godkjent gjesten?
Etter at gjesten er godkjent vil gjesten enten få gjennopprettet brukerkontoen sin hvis gjesten allerede har en brukerkonto. Har ikke gjesten en fra tidligere vil det opprettes en ny brukerkonto.
Når får gjesten SMS med informasjon om brukernavn og passord?
Gjesten har aldri hatt brukerkonto før
Gjesten vil motta en SMS når kontoen er klar med instruksjoner om hvordan de setter passord. Kontoen blir klar på gjesterollens startdato.
Gjesten har aktiv brukerkonto (fra arbeidsforhold eller studier)
Kontoen forblir aktiv selv når arbeidsforholdet eller studiene er over, frem til gjestetilknytningen løper ut. Brukeren varsles ikke om dette, og trenger heller ikke å foreta seg noe spesielt, men kan fortsette å bruke kontoen som normalt.
Gjesten har inaktiv brukerkonto
Brukerkontoen vil gjenopprettes. Brukeren varsles ikke om dette!
Hvis det er lenge siden gjesten har byttet passord på denne kontoen (mer enn 14 måneder), må de sette nytt passord på passord.uio.no eller møte opp fysisk hos IT-hjelp hvis de ikke har mulighet til å bruke passord.uio.no. Ellers kan de bruke kontoen med det passordet de hadde da kontoen ble inaktiv.
Hva gjør jeg hvis gjesten får ny SMS selv om de allerede har brukerkonto?
Hvis gjesten får en velkomst-SMS om ny brukerkonto, selv om de allerede har en UiO-konto fra før, kontakt IT-hjelp for å slå sammen disse to kontoene.
Hvordan kan jeg bytte telefonnummer på gjesten?
Verter kan endre en gjests telefonnummer. Dette gjøres på gjesten sin profil hvor det er et felt for å endre mobilnummeret.
Gjester kan også endre mobilnummeret sitt selv. Dette gjøres ved å logge inn som gjest i Gjestetjenesten og endre nummeret i feltet "Mobilnummer" og trykke "Lagre".
Hvordan kan jeg endre gjestens e-postadresse?
Det er kun mulig for verter å endre en gjests private e-postadresse. Dette gjøres på gjesten sin profil hvor det er et felt for å endre adressen.
Hvem får e-post-varsel når en gjesterolle er i ferd med å løpe ut?
Når det er syv dager igjen til en gjesterolles sluttdato vil det sendes ut e-postvarsel. Denne sendes til alle vertene for organisasjonen rollen er registrert i, uavhengig av hvem som registrerte gjesten eller rollen. Om det ikke er noen verter i denne organisasjonen, vil det bli sent til de vertene som er registrert i det nærmeste nivået over i organisasjonstreet.
Gjesten selv får varsel på e-post 14 dager før rollens sluttdato og 4 dager før rollens sluttdato. Denne e-posten vil komme til gjestenes UiO e-post og e-posten de ble registrert med.
Hvordan flytter jeg en gjest til en annen enhet?
Du kan ikke flytte en gjests tilknytning. Du må i stedet opprette en ny gjestetilknytning på ny enhet, og eventuelt avslutte den gamle gjestetilknytningen.
Hvordan kan jeg bytte fødsels- eller passnummer på gjesten?
I dag er det ikke mulig å bytte fødsels- eller passnummeret til en gjest for verken verten eller gjesten selv. Siden dette er sensitiv personinfo kan man ikke sende dette over e-post så for dette må man benytte nettskjema: Nettskjema for endring av pass- eller fødselsnummer i Gjestetjenesten