- I Dropbox oppbevarer du ting du skal dele med samarbeidspartnere, når andre delings- og samarbeidsplattformer (Vortex eller Office 365/OneDrive) ikke kan brukes. Et eksempel er hvis Dropbox er definert som samhandlingsplattform av eksterne.
- Dropbox skal ikke erstatte eksisterende arbeidsflyter med lagring av data på UiO-fellesområder, ePhorte, Vortex o.l. Dropbox er ikke et sted for permanent lagring. Data som skal tas vare på, har sin plassering i andre verktøy på UiO. Er du usikker på hvor data som skal tas vare på skal lagres, spør du nærmeste linjeleder.
- Dropbox skal heller ikke erstatte Canvas, som er UiOs foretrukne verktøy for undervisning.
Informasjonskategorier som kan oppbevares på UiO-Dropbox
IT-sikkerhetssjefens avgjørelse er at data tilhørende disse klassene kan oppbevares på UiO-Dropbox:
- Grønn - åpen
- Gul - begrenset.
Eksempler på grønne og gule data
Eksempler på grønne og gule data kan være: arbeidsdokumenter, forskningsartikler (utkast og ferdige artikler), doktorgradsavhandlinger, forskningsdata (bilder, statistikk, og andre resultater), undervisningsmateriell, og annen virksomhetsrelatert informasjon som ikke er sensitiv.
Hvorfor det?
Avgjørelsen er tatt av sikkerhetshensyn og av hensyn til overholdelse av IT-reglementet og norsk personvernlovgivning. Les mer om hva som skiller en UiO-Dropbox fra en annen Dropbox i Hva er UiO-Dropbox.
- Les mer om inndeling av data i fargekodede kategorier.
- Se også UiOs lagringsguide for hva du kan lagre hvor.
Sensitive data kan ikke lagres i Dropbox
Røde data (Sensitive data) kan ikke lagres i Dropbox, uavhengig om det er UiO sin konto eller du står registrert som eier av denne.
Eksempler på sensitive data er: data koblet med navn, lønn, adresse, sykdomsprofiler, kostholdsvaner, eller det kan være MR-bilder, DNA-data, video, bilder av pasienter osv.
Å lagre slike data i en skyløsning som Dropbox er brudd på personvernet, og bryter dermed med IT-reglementet på UiO. Sensitive data skal behandles i systemene som er godkjent for det.
Skill mellom private data og UiO-data
Intensjonen til Dropbox for Business er at du enkelt skal kunne ha to kontoer side om side, en for privat bruk og en for jobb. UiO anbefaler at du følger disse prinsippene.
En UiO-Dropbox er ment for UiO-data. Har du behov for et sted å lagre private filer, anbefaler UiO at du oppretter en egen Dropbox på din private e-postadresse, ikke UiO-e-postadressen.