Hvordan bestiller man et AV-rom på UiO, og hvem gjør hva?
- Noter deg nødvendig bakgrunnsinfo om rommet/rommene som skal oppgraderes.
- bygningskode og romnavn for alle rom du jobber med. Dette er viktig informasjon du vil trenge mange ganger i prosessen.
Bygningskoden finner du i UiOs offisielle bygningsoversikt. Bruk et entydig navn, og aller helst det formelle romnavnet (f.eks. BL13-01-137) der det er mulig. Dersom du er i tvil om hva som er bygningskode og romanvn for rommet du skal jobbe med, kontakter du Eiendomsavdelingen. - Avgjør hvilken romtype du jobber med. Romtypen definerer hva slags utstyr du bør anskaffe og hvilke standarder som må møtes.
- bygningskode og romnavn for alle rom du jobber med. Dette er viktig informasjon du vil trenge mange ganger i prosessen.
- Dette arbeidet omfattes alltid av rammeavtale. Alt av arbeider faller inn under kategori A her.
- Det at vi har en preferert leverandør gjør at vi kan gå direkte til denne for arbeider som koster mindre enn en million kroner.
- Det at vi har en preferert leverandør er dog ingen hindring for å kjøre minikonkuranse der vi ser nytten av det.
- Alle arbeider mellom 500k og 1mill skal også meldes inn til av-avtalen@admin.uio.no. Dette for at innkjøp skal kunne vurdere om det allikevel skal på minikonkuranse, på samme måte som arbeider som koster over en mill kroner. Dette for å sikre at vi opprettholder en sunn konkurranse mellom leverandørene.
- Innkjøpet drives av innkjøpsseksjonen ved UiO, med mindre fakultetet jobben gjelder for har egen stab til slikt. Dette gjelder for MN og Medisin.
- Anbudsprosessen tar typisk 3 til 4 uker.
- Flere rom kan inngå i samme anbud så lenge det er samme enhet som bestiller og betaler jobben.
- Anbudsteksten må du skrive selv. I samarbeid med innkjøper.
Denne teksten er en kravspesifikasjon for leveransen til lokalet. Bruk gjerne standardmalen. Les den røde teksten i malen nøye, og endre teksten der det trengs. Her står det mye relevant informasjon for leverandørene så det er absolutt anbefalt å benytte seg av denne. - Man må også legge ved en prismatrise. Bruk gjerne standardmalen. Vanligvis fyller leverandørene inn fabrikat og typebetegnelser. Du kan forhåndsutfylle enkelte enheter hvis det er nødvendig.
- Husk og sette av tidspunkter for befaring for leverandørene som ønsker dette. Befaring tar typisk en times tid per lokale. Merk at alle endringer, presiseringer av anbudet, spesielt innenfor ønsket leveranse, skal spres til samtlige interesserte leverandører. Spørsmål fra leverandører anonymiseres og besvares til alle.
- Hørselstøtte skal alltid med i rom som har taleforsterkning: https://www.uio.no/tjenester/it/lyd-video/av/tek/lyd/teleslynger.html
- Akustikk spiller en viktig rolle for lydkvaliteten for både fysiske og digitale deltagere, og per høsten 2021 er det en prosess for å få dette inn i både EA sin prosjektanvisning 2 "Bygg ved UiO" og avklart i vår AV-standard for akustikk.
- Finn ut hvilket AV-nett du hører til og lag et anslag på antall IP-adresser som trengs.
- AV-nettet er basert på hvilken gateway bygget ditt tilhører. Se Se AV-nettsidene for mer informasjon, eventuelt kontakt nett-drift@usit.
- Normalt sett så har alle enheter nytte av å være på AV-nett ved UiO, så man kan anta en IP per "boks" ved spm om enheter skal på nett så kontakter du av-teknisk@usit.uio.no
- Rom med styrepanel skal kobles til et av UiOs AV-nett. Da ny disignmail kommer tli å basere seg på å hente sentralt lagrete elementer.
- Ved bruk av AV over IP, Dante eller annet som kan bruke begrepet Multicast skal nettdrift varsles. Vi bruker mulitcast rangen: 239.0.0.0 - 239.255.255.255.
- Styringsenhetene og Dantemiksere kan kreve to adresser, sett av to først som sist.
- Registrer IP-rangen du skal bruke i DNS/mreg til nettet det gjelder, og kontakt av-teknisk@usit slik at de kan dobbeltsjekke at den faktisk er ledig.
- UiO har en navnestandard på AV-utstyr i DNS. Som skal følges og på sikt vil definere nettverkstilgangene til enkeltenhetne basert på forventet oppførsel knyttet til rollen.
- Det er en fordel at hvert nye rom begynner med adressen .10, .15, .20, .25, etc.
- Dersom du ikke har rettigheter til å bruke mreg med din driftsbruker så kan du kan ta kontakt med av-teknisk@usit.uio.no for å få rettigheter.
- Avgjør hvilken nettverksswitch du trenger til lokalet. UiO anbefaler to modeller avhengig av antall enheter som skal være på nett. Husk at fast PC bruker port 1 på switchen slik at én port bortfaller fra AV-bruk i tilegg til uplink. Switchen betales av de som betaler resten av AV-utstyret i lokalet.
- For de aller fleste rom så trenger man ikke mer enn 7 porter til AV-utstyret, og da anbefales Cisco Catalyst 1000. Denne enheten har mange versjoner, men du vil ha modellen Cisco Catalyst 1000-8FP-2G-L. Her kobles port 10 til veggen (uplink).
- For større lokaler (store auditorier og tilsvarende) så trenger man en større switch. Cisco Catalyst 1000-24P-4X-L er ett eksempel på en slik modell som også er vifteløs med poe. Utgaver med ekstern Strømforskyning anbefales ikke.
- Ta høyde for at de fleste lyd/bildeprodukter skal på nett. Blant annet mikrofonladere/mottakere skal på nett.
- Det kan for tiden være ganske ekstreme leveringstider. Så ta kontakt med Nettdrift hvis det er behov for å finne alternativer.
- Når switchen(e) er mottatt merk de(n) med romnummeret sitt og fyll ut nettskjema for registrering av switch. Pass på at informasjonen er du oppgir er riktig. Svaret går til både usit-nett@usit og av-teknisk@usit. Er informasjonen riktig, blir behandlingstiden kort.
- Gjør deg kjent med lysstyringen (Dali/KNX) som finnes eller er planlagt i rommet. Denne jobben gjøres normalt av en elektriker på oppdrag fra EA. Ved totalrenovering, sørg for en standardisert soneinndeling av lysene som gir mening. Normalt sett så holder det med sonene «Tavle», «Foran» og «Bak».
Lys-modulen til touchpanelgrensesnittet skal benyttes til lysstyring, og lysene skal automatisk dimmes fornuftig for lokalet når visningsflaten blir aktiv. Dette vil kreve koordinering med AV-leverandøren. - Gå på befaringen. Inviter også en representant fra AV-faglig nettverk for fakultetet, gjerne også fra av-teknisk@usit hvis det er en mer avansert installasjon.
- Vent på anbudsbesvarelser.
- Vurder anbud og velg en leverandør. Len deg på AV-faglig nettverk og innkjøpsseksjonen etter behov.
- Husk at valget medfører en karensperiode hvor de som tapte anbudet kan klage på avgjørelsen. Vurdering, godkjenning og klagefrister (10 dager) gjør at denne prosessen tar minst 2 uker.
- Husk å booke rommet i kalendersystemet under hele oppussingen, slik at møter eller undervisning ikke forventer at rommet er tilgjengelig.
- Følg opp arbeidet når det finner sted i lokalet.
- Lever switchen du har kjøpt til AV-leverandøren tidlig og pass på at de er informert om: korrekte IP-adresser og hvilke porter som skal brukes til hva.
- Når nettverksswitchen er koblet til nettet (bruk den siste av uplink-portene på switchen, på compact-modellene er dette port 10), så må nett-drift informeres slik at switchen blir korrekt konfigurert.
- Følg opp at levrandør fullfører installasjoen ihht. Retningslinjer for av-leveranser på UiO
- Ferdigbefarig/sluttsjekk bør alltid gjøres, gjerne sammen med levrandør. Sjekk alle funksjoner og meld om feil som finnes.
Formelle detaljer
Liste over gjeldende beste praksis fagspesifikasjoner (UFS) fra Uninett: