Før du sender søknaden
1. Forbered søknaden i samråd med ledelsen på din enhet
Søknaden skal være forankret i ledelsen ved enheten (gjelder alle institutter, fakulteter, bibliotek, sentre og museer), av følgende grunn:
- For å kunne ta i bruk/pilotere tjenesten må UiO godkjenne brukervilkårene. Dette må gjøres av noen som har signeringsmyndighet.
- Dersom tjenesten koster penger og kostnaden dekkes lokalt må det foreligge godkjent finansiering for kjøpet og bestilling må foretas i tråd med UiOs alminnelige bestillingsrutiner. Dersom kostnaden for UiO overstiger 100.000 kroner over en 4-års periode er det krav rundt anbud.
2. Få hjelp av noen med kompetanse på IT-tjenester på din enhet
Søknaden er omfattende og krever at du tar en grundig vurdering av tjenesten du har valgt. Det anbefales derfor at søknaden fylles ut og sendes i samarbeid med noen med kompetanse på digitale tjenester på din enhet.
3. Ta en grundig vurdering av tjenesten
Før du (eller din enhet) sender inn søknaden bør du ha svar på følgende momenter:
- Dine behov: Hva er behovet? Hvilke behov kan tjenesten løse?
- Formålet: Hva skal tjenesten brukes til og av hvem? Hva er formålet til tjenesten?
- Alternative løsninger: Har du vurdert en UiO-godkjent tjeneste? Hvis nei, hvorfor? Hvis ja, hva er hindringene/ulempene? Hvorfor er det akkurat denne tjenesten du vil ta i bruk?
- Data og personvern: Hva slags data registreres eller lagres i tjenesten, og kan det være sensitivt eller persondata? Hvilke type personopplysninger kommer til å bli registrert/lagret i tjenesten? Særlig bør du ha svar på om persondata skal registreres og lagres i tjenesten. Enten for de som er brukere av tjenesten eller av personer som det blir lagres opplysninger om. Forbered deg ved å lese gjennom UiOs nettside om klassifisering av data.
- Sikkerhet: Er det foretatt en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS)? Hvilke risikoelementer er det ved å ta i bruk tjenesten? Hvem eier denne risikoen - UiO som kunde, eller sluttbruker?
- Interesse: Er tjenesten allerede i bruk ved/ønsket av flere fakulteter? Er det et etablert kundeforhold med leverandøren?
- Kostnad: Hva koster tjenesten? Hvem er det tenkt skal dekke eventuelle utgifter?
Grunnen til at vi spør om alt dette i nettskjemaet er at de fleste tjenester tilbyr eller krever ulike former for avtaler og vilkår. Skal tjenesten behandle personopplysninger på vegne av UiO, må vi ha en databehandleravtale. Noen ganger må avtalene godkjennes av andre enn deg, for eksempel noen med signeringsmyndighet. Eksempler på dokumenter du kan finne fram fra tjenesten før du begynner innmelding:
- Databehandleravtale – Data Processing Agreement
- Tjenestevilkår – Terms of Service
- Brukervilkår – Terms of Use
- Tjenesteavtale - Service Agreement
- Lignende dokumenter
Ikke alle tjenester har alle disse, og noen tjenester kan kalle med noe annet.
Fyll ut og send søknaden
Når du har gjennomført alle punktene ovenfor kan du fylle ut og sende søknaden. Hvis du trenger tid å svare på spørsmålene er det mulig å lagre søknaden uten å sende, slik at du kan svare senere.
Gå til skjema for innmelding og vurdering av ny tjeneste
Spørsmål?
Ta kontakt for råd om utfylling av søknaden eller annet rundt vurdering av nye tjenester.