Status
Padlet er ikke godkjent for noen bruk ved UiO.
Se Underlag under.
Beskrivelse
Skybasert tjeneste der lærere registrer seg og lager tavler der studenter deltar i undervisningen med anonyme spørsmål og svar.
Rapportert bruk
- Undervisning: pilotert på MN med tavler som kommunikasjonsverktøy, tavler for tankekart-arbeid, og tavler for gruppearbeid.
- Utenomfaglig: innsamling av spørsmål og kommentarer på presentasjoner på seminarer/konferanser.
Lisensavtale
Institusjonsavtale, 1499 USD per år.
Hvilke data legges inn i tjenesten
Navn, brukernavn, epostadresse.
Bruk på UiO
Tjenesten har tidligere blitt benyttet i ulike emner på MN hvor stundentene kan stille anonyme spørsmål og svare, også anonymt, underveis i og mellom forelesningene.
Bruk i undervisning
Tjenesten er ikke godkjent for bruk i undervisning (se underlag under).
Underlag
Tjenesten var tidligere godkjent for bruk i undervisning, men på grunn av Schrems II har det kommet nye tekniske krav til leverandører. Derfor gjorde både IT-sikkerhet og juristene på USIT nye vurderinger av Padlet.
Oppsummering av vurderingene:
"Fra vårt ståsted er det vanskelig å se at bruken av padlet kan gjøres lovlig i lys av EDPBs veiledning og svarene padlet har gitt, så lenge data må sendes til USA, og padlet har tilgang til dataene.
Det de har gjort av tekniske tiltak fremstår som minimum for drift av en skytjeneste, og er ikke noen egnede ekstra tekniske tiltak for å sikre at våre data ikke kan misbrukes. Det fremgår av personvernforordningen, Schrems II-avgjørelsen, samt EDPBs veiledning, at det ved en overføring av data ut av EØS må det iverksettes tiltak som sikrer at det er en beskyttelse tilsvarende den man finner i EØS. Det er vår vurdering at det ikke er gjennomført i denne tjenesten.
Videre så fremstår det ut fra informasjonen at data kun er kryptert ved sending til USA, men ikke i selve tjenesten når den brukes. Det står ikke noe om hva som skjer med opplysningene når de er lagret, men håper at de er kryptert da. Som det fremgår av EDPBs veiledning så vil det aldri kunne innføres tilstrekkelige tiltak for skytjenester i land som USA, som behandler/har tilgang til «data in the clear» ref. use case nr 6.
Da det er primært tekniske tiltak som kan gjøre en overføring lovlig, har vi diskutert padlets tekniske tiltak sammen med IT-sikkerhet, de er enig i vår vurdering at det er manglende teknsike tiltak som er gjennomført.
Ettersom tjenesten forutsetter overføringer til USA, og svarende deres ikke er tilstrekkelig, så er det ingen bruk ved UiO som kan gjøres innenfor gjeldende regelverk. Jeg ser derfor ingen grunn til at USIT skal overta noe eierskap, da det er en tjeneste vi ikke skal/kan tilby. "
I tillegg til USITs vurderinger ser Studieavdelingen at Padlet ikke klarte å imøtekomme flere av UiOs behov. Leverandøren var lydhør, men UiO fikk ikke gjennomslag for flere av våre forslag og ønsker og hadde derfor få muligheter for å kunne forbedre Padlet-tilbudet til studenter framover. Dette inkluderte: støtte for Latex, kode og rik tekst i kommentarfelt, pinning/fremheving av enkelte kommentarer, lærer-badge på kommentarer fra lærere, utvidelse av bredden på enkelte kolonnefelt, muligheter for REST API i Padlet Backpack (som er mulig i vanilla Padlet), bedre funksjonalitet for varsling om nye kommentarer, lettere brukerhåndtering for Padlet Backpack-admin, og mulighet til å endre på norske oversettelser.
Kontaktperson UiO - Canvas kjerneteam: canvas-hjelp@admin.uio.no
vurdert våren 2021