Teknikers ansvar under en delvis digital disputas

Teknisk oppsett på delvis digital disputas

På en delvis digital disputas vil kandidat, komiteleder og disputasleder være til stede i rommet sammen med deg. I tillegg vil det være publikum. De to opponentene vil delta via Zoom, i et vanlig Zoom-møte. Lenken til Zoom-møtet skal ikke under noen omstendigheter publiseres, men kun distribueres. Kun opponenten, komiteleder og kandidat skal inviteres til dette møtet. 

Disputasen skal også strømmes til disputasannonseringssiden, slik at de som ønsker det kan følge disputasen digitalt. På samme siden vil det også ligge et nettskjema der man kan sende inn spørsmål til kandidaten. Dette skjemaet er åpent under hele disputasen, og spørsmålene vil sendes til komiteleder. Når disputasleder åpner for spørsmål fra salen, vil komiteleder lese opp eventuelle spørsmål som har blitt sendt inn digitalt. 

Ved behov kan du måtte bruke webinar istedenfor vanlig møte. I så fall bør du også lese oppsettet for heldigital disputas, der dette er beskrevet i detalj. 

På en disputas trengs et forelesningsrom med egnet utstyr: 

• Kamera som viser den som snakker
• Lerret og projektor
• Zoom installert 
• Mulighet til å dele skjerm slik at slides som vises på lerret også vises for de som deltar i Zoom
• Cynap (for strømming av disputas til disputasannonseringssiden, mangler dette må webinar brukes istedenfor.) Bruk av cynap og strømming krever også en ekstra skjerm i salen slik at kandidaten både kan dele presentasjonen i Zoom, og selv se presenter View av slides. 
• Bordmikrofon 
• Bøylemikrofon til kandidaten (dersom mulig og ønsket)
• Digital tavle som også kan deles som skjerm så alle ser (ved behov, om mulig)

Dette er bare et minstekrav. Har dere bedre egnet utstyr kan det selvfølgelig brukes, så lenge prosedyre og retningslinjer følges. 

Ditt ansvar som vert

• Du er vert for Zoom-møtet, men i forelesningssalen er det kandidatens Zoom-feed som bør vises på storskjerm. Dette er for å sikre at når kandidaten plasseres i venterommet vil det ikke lenger vises noe på storskjermen i salen eller på strømmingen til disputasannonseringen.
• Gjennomføre et øvelsesmøte i forelesningsrommet der disputasen skal foregå sammen med kandidat, disputasleder og opponenter (som deltar i Zoom), to dager før disputasen. Mer detaljer om øvelsesmøtet står lenger ned.
• Som vert må du sette opp disputasen i Zoom, og passe på at de nødvendige deltakerne er invitert. De som må være til stede i tillegg til deg selv, er komiteleder, 1. og 2. opponent og kandidaten. Kandidat, komiteleder og disputasleder vil være fysisk til stede, men siden komiteleder skal snakke privat med opponentene i Zoom for å diskutere kandidatens arbeid, bør hen også inviteres til Zoom-møtet. 
• Du er vert, men du må gjøre kandidat, 1. opponent og 2. opponent til co-host.
• Kun host og co-host bør være i stand til å dele skjermen sin og styre egen mikrofon. 
• Det kan være en fordel å minne opponenter på å mute seg selv når de ikke snakker. Dersom de skulle glemme det kan du mute dem selv.  
• Selv om Zoom åpner for at man skal kunne la mer enn en person kan dele skjermen sin samtidig, anbefaler vi å unngå å bruke den funksjonen ettersom den ikke fungerer optimalt. Vi anbefaler heller å bare la en person dele skjerm av gangen og heller bytte mellom kandidat og opponenter når det er nødvendig. 
• Når opponentene er ferdig med å still sine spørsmål åpner disputasleder for spørsmål fra publikum (ex auditorio). Om noen av de som sitter i salen stiller spørsmål bør de enten få en mikrofon (om tilgjengelig) eller kandidat bør repetere spørsmålet før hen svarer. 
• Når alle spørsmål er besvart må kandidaten sendes ut i venterommet, slik at de andre deltakerne ikke vises på skjermen lenger. Kandidat, disputasleder og komiteleder forlater rommet i prosesjon. Disputasleder og komiteleder vil da gå til et nærliggende grupperom for å diskutere med opponentene om kandidaten har bestått eller ikke. Komiteleder er ansvarlig for å ha med seg en laptop slik at de kan starte Zoom og bli med i møtet. Så fort de er ferdig med å diskutere, vil kandidaten, disputasleder og komiteleder vende tilbake til forelesningsrommet, og kandidaten må bli sluppet inn i Zoom-møtet igjen så opponentene igjen er med i forelesningssalen. Disputasleder vil annonsere hva de har kommet frem til. Etter dette vil disputasleder si noen avsluttende ord, og så er disputasen over. (Dette er ikke relevant på HF, der man ikke har tradisjon for et slik møte før disputasen avsluttes). 
• Dersom det oppstår tekniske problemer som ikke kan løses umiddelbart, vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Hvis ikke problemet ikke kan løses vil disputasen måtte utsettes og kandidaten vil få en ny sjanse.

Øvelsesdisputas

• Du er ansvarlig for å sette opp øvelsesmøtet i Zoom. Dette burde settes opp på samme måte som disputasen. Les mer om dette under "Hvordan sette opp delvis digital disputas i Zoom".
• Under øvelsesmøtet bør du følge innledende innstillinger for en ekte disputas, og gjøre kandidat, 1. opponent og 2. opponent til co-host.
• Du bør minne opponentene på at de bør bruke det samme utstyret under prøvedisputasen som du skal bruke under den faktiske disputasen. 
• Du bør la komiteen og disputasleder øve på det private Zoom-møtet de skal ha på slutten av disputasen. La disputasleder og komiteleder gå til det grupperommet som skal brukes til det private møtet på selve disputasen, hvor de selv starter opp Zoom og blir med i møtet, mens kandidaten plasseres i venterommet midlertidig for så å bli sluppet inn igjen. 
• Alle aktive deltakere bør få sjansen til teste å vise slides og se at det fungerer. 
• Be gjerne disputasleder om å fortelle litt om rutiner knyttet til en vanlig disputas, og hva opponentene trenger å være oppmerksomme på når det kommer til prosedyren ved UiO.

Hvordan sette opp en disputas i Zoom

• Dersom du har blitt bedt om å gjennomføre disputasen med webinar, selv om disputasen skal være delvis digital, bør du følge oppsettet under heldigital disputas.
• Opprette og sette opp en egen disputas-bruker i Zoom. Husk at det fungerer dårlig med parallelle møter på samme bruker. Dersom du har flere parallelle disputaser på enheten, trenger du også flere upersonlige Zoom-brukere.
• Trykk på "Schedule" i Zoom, og gi møtet navn etter kandidatens navn. 
• Velg dato og tidspunkt som tilsvarer 30 minutter før selve disputasen skal starte. 
• "Generate Automatically" under "Meeting ID".
• Hak av for "Require Meeting Password".
• Under video kan du velge enten av eller på for verten, men sett at video skal være av for deltaker ("Participants").
• Under "Audio" velg "Telephone and Computer Audio".
• Under "Calendar" velg "Outlook".
• Under "Advanced Options" velg "Enable waiting rooms" og "Mute participants on entry", og angi en alternativ vert. Den alternative verten må være en annen disputas-tekniker som kan ta over ved behov.
• Dersom din enhet har en upersonlig Zoom-bruker satt opp spesifikt for digital disputas, under "Schedule for" velger du da denne brukerene fremfor din egen.

Før selve disputasen starter

• Zoom-møtet bør begynne 30 minutter før selve disputasen starter, for å gi folk tid til å koble seg på, teste mikrofoner og kamera, og finner frem i Zoom.
• Velg Mute all, og sørg for at vanlige deltakere ikke kan slå på mikrofonen sin selv. Det skal i utgangspunktet ikke være noen vanlige deltakere, men dette er for å være på den sikre siden. 
• Slipp inn opponentene og kandidaten fra venterommet, og gjør dem til co-host. 
• Selv om alle de med rollen co-host kan slippe deltakere i venterommet inn i disputas-rommet, skal de ikke gjøre det. Dette er din oppgave, og du bør gi klar beskjed til opponentene om at de ikke skal slippe inn deltakere fra møterommet. 
• Gi opponenter nye navn ved å legge til tittel foran navnet deres, så det er tydelig hvem de er til enhver tid.
• Under "Advanced sharing options", velg at kun verter/hosts kan dele skjerm.
• Slå av chat-funksjonen. 

Generell prosedyre under en disputas

• Hvis kandidaten skal gjennomføre prøveforelesningen som videokonferanse med opponenter og disputasleder, må du være tekniker for dette også. Prøveforelesningen gjennomføres før selve disputasen. 
• Disputasen starter med at disputasleder, komiteleder og kandidat går inn i lokalet i prosesjon. 
• Disputasleder vil starte med å introdusere kandidaten. 
• Kandidaten tar over og presenterer sitt arbeid. Dette vil sannsynligvis involvere screen share for å presentere slides eller en digital tavle, med mindre rommet har et eget kamera som viser lerretet/tavle. (På noen fakulteter er det første opponent som tar denne delen). 
• Disputasleder introduserer første opponent som så tar over og setter kandidatens arbeid inn i en større sammenheng. Dette kan også innebære bruk av slides. Under denne delen er det kun første opponent som snakker.
• Etter å ha satt kandidatens i en større sammenheng vil første opponent stille spørsmål. Kandidat og første opponent vil da ha en diskusjon og kan også trenge å bytte på hvem som deler skjerm.
• Når første opponent er ferdig kan disputasleder annonsere en kort pause. På noen fakulteter vil det også være nå disputasleder inviterer salen til å stille spørsmål ex auditorio. 
• Disputasleder introduserer andre opponent, som da tar over.
• Andre opponent og kandidat har så en diskusjon.
• Når andre opponenten er fornøyd vil disputasleder åpne opp for at publikum kan stille spørsmål ex auditorio (hvis dette ikke skjedde etter 1 opponent). Om noen i salen stiller et spørsmål bør kandidaten repetere spørsmålet før hen svarer. Dersom noen har sendt inn spørsmål skriftlig, vil komiteleder lese opp disse. 
• Når eventuelle spørsmål fra publikum har blitt besvart kan disputasleder gi ordet til kandidaten, typisk for å takke komite, veiledere, etc.
• Hvis din enhet ikke har tradisjoner for at komiteen tar et privat møte, er disputasen nå ferdig, men om det er vanlig for komiteen å møtes før disputasen formelt avsluttes, må de følge de siste punktene på listen også.
• Kandidaten må nå bli sendt ut i venterommet slik at de andre Zoom-deltakerne ikke lenger vises på skjermen i lokalet.
• Til slutt vil disputasleder, komiteleder og kandidaten gå ut av rommet i prosesjon. 
• Nå skal hele komiteen (opponenter og komitéleder) og disputasleder ha en privat samlet seg imellom for å avgjøre om kandidaten består eller ikke, og (om de ønsker det) signere protokoll. Dette gjøres ved at disputasleder og komiteleder går til et rom i nærheten. Komiteleder har ansvar for å ta med en laptop, slik at de kan åpne Zoom og bli med i møtet med opponentene. 
• Når de er ferdige vender kandidat, disputasleder og komiteleder vender tilbake til forelesningsrommet. Kandidaten bør slippes tilbake inn i Zoom-møtet også, slik at hen kan kommunisere med opponentene igjen. Disputasleder annonserer om kandidaten har bestått, og sier et par avsluttende ord om prosessen videre. 
• Nå er disputasen ferdig, og du kan gi ansvaret videre til en veileder (eller annen egnet person) dersom de ønsker å holde Zoom-møtet gående lenger. Hvis ikke kan du begynne å avslutte. 
• Mer detaljer om disputas.