For ph.d.-administrasjonen

Generelt ansvar

• Hvis kandidaten gjennomfører prøveforelesningen som et opptak, må du motta opptaket av prøveforelesningen fra kandidaten og laste den opp på disputasannonseringen. Dette bør skje senest dagen før forsvaret, helst to dager før. Så fort prøveforelesningen er lastet opp, må du sende lenke til opponentene. 
• Avklare med kandidaten om disputasen skal gjennomføres som heldigital eller delvis digital. Dette vil også avhenge av om det er nødvendig teknisk utstyr og rom tilgjengelig. 
• Legg til en lenke til doktorgradsavhandlingen på disputasannonseringen, slik at alle som ønsker å delta på disputasen også kan få tilgang til en digital kopi av avhandlingen. 
• Sørge for at disputasleder er klar over det ekstra ansvaret de har under en digital disputas. 
• Du må booke en tekniker fra lokal-IT (kontakt lokal-IT fra tilhørende fakultet/institutt), og sette tekniker i kontakt med disputasleder og kandidat slik at de kan sette opp øvelsesmøte i Zoom i forkant av disputasen. Øvelsesmøtet skal finne sted to dager før disputasen. Om mulig bør også komiteen være med på dette. 
• Dersom du også skal ha ansvar for å være vert/host for disputasen i Zoom, betyr det at du skal være disputastekniker også. Da bør du sette deg inn i oppgavene og ansvaret til en disputastekniker. 

Heldigital disputas

• Så fort en tekniker er booket and dato for disputasen er satt, sørg for at lenke til Zoom-disputasen blir lagt ut på disputasannonseringen. 
• Hvis kandidaten trenger å bruke et kontor på campus under disputasen, sørg for at kandidaten har tilgang til bygningen. Hvis kandidaten ikke lenger har tilgang på et kontor på UiO, hjelp dem med å finne et kontor de kan bruke under disputasen. 

Delvis digital disputas

• Opponentene deltar gjennom Zoom, men alle andre som ønsker å følge disputasen kan enten sitte i publikum eller følge disputasen digitalt. Disputasen vil bli strømmet, og kan ses fra disputasannonseringen (enten ved hjelp av Zoom webinar eller med eget strømme-utstyr).
• Du må booke et egnet rom for disputasen. Rommet må være godkjent for bruk til delvis digital disputas. I tillegg til forelesningsrommet vil det være behov for et mindre grupperom slik at komiteleder kan ha et eget privat Zoom-møte med opponentene for å avgjøre om kandidaten har bestått, signere protokoll, etc. Dette rommet må du også huske å booke, og dette rommet bør helst ikke være for langt unna forelesningsrommet. Dersom forelesningsrommet ikke har utstyr for strømming av disputasen (dette krever Cynap), så kan disputasen fortsatt være delvis digital men det krever at man bruker Zoom webinar. Dette bør da disputastekniker gjøres oppmerksom på. 
• Dersom disputasen må gjennomføres med Zoom webinar må lenken til webinaret legges ut på disputasannonseringen, slik at publikum kan følge disputasen digitalt. 
• Dersom disputasen gjennomføres i et rom som legger reelle begrensninger på antall deltakere bør det legges til rette for å kunne stille spørsmål ex auditorio digitalt. Ved bruk av webinar kan chat-løsningen i Zoom brukes. Ved strømming må det ligge et eget Nettskjema for dette, og legge dette ut (embedde) på disputasannonseringen. , Skjemaet må sende kopi av alle svar direkte til komiteleder, som da vil kunne lese opp spørsmålene på slutten av disputasen. Skjemaet bør kun være åpent mens disputasen pågår. Dette skjemaet trengs kun dersom disputasen ikke bruker Zoom webinar, ettersom man kan stille spørsmål direkte i Zoom i slike tilfeller. 
• Lenke til Zoom-møtet som opponentene deltar i skal ALDRI publiseres på disputasannonseringen. 
• Det vil kunne være et begrenset antall plasser i rommet, avhengig av hvilket rom du har booket. Kandidaten disponerer åtte av plassene, men de resterende plassene er åpne for alle som ønsker det, forutsatt at de har meldt seg på i forkant. Her gjelder førstemann til mølla, så om det er for mange som prøver å melde seg på må de få beskjed om at de kun kan møte opp om de har fått bekreftet plass. 
• Få oversikt over hvor mange personer kandidaten ønsker å ha med seg i publikum. 
• Lage påmeldingsskjema for publikum og lenke til dette fra disputasannonseringen. Påmeldingsskjemaet må samle inn kontaktinformasjon (e-post) slik at du kan gi beskjed til de som er påmeldt om de får plass i salen eller ikke. (Se forslag til spørsmålsmal).
• Sørg for at det er antibac tilgjengelig i forelesningsrommet under selve disputasen.