Dersom et emne skal inn i utdanningsplanen, kaller man det innpassing. Man kan innpasse emner tidligere avlagt ved UiO, emner som er planlagt å ta ved UiO eller eksterne eksamener fra godkjenningsmodulen. Dersom emnet som innpasses erstatter et obligatorisk emne, kalles dette emneerstatning. Slik innpasser og erstatter du emner i utdanningsplanen:
1a) Innpasse tidligere avlagt UiO-emne i utdanningsplanen
Du trenger ikke lage godkjenningssaker for å innpasse UiO-eksamener, så lenge du dokumenterer godt hva du gjør.
Emnet som skal innpasses hentes inn i studentens utdanningsplan
Student samlebilde > Utdanningsplan > fanen 'Interne emner utenom plan' på høyre side
- Trykk på pil-knappen '<--' for emnet du skal innpasse.
- Emnet legger seg i arbeidsområdet i midten.
- Registrer ev. manglende informasjon om emnet i arbeidsområdet. Skriv inn relevant merknad slik at andre kan se hvorfor emnet er lagt til. Hvis noe skal erstattes er merknad spesielt viktig.
- Lagre.
- Emnet legger seg i venstre del av bildet, som er studentens utdanningsplan.
Dersom emnet du skal innpasse er av en større studieenhet enn det det skal inngå i graden, eksempelvis et gammelt fullt mellomfag på 90 stp. der bare 10 av studiepoengene skal benyttes i dette studieprogrammet, fyll også inn feltene for vekting kvalifikasjon. Dette er viktig både for at studenter som er kunder i Lånekassen skal få omgjort riktig mengde lån til stipend, og at UiO skal få riktig økonomisk uttelling for oppnådde grader fra alle typer studieprogrammer.
1b) Innpasse planlagt internt emne i utdanningsplanen
Man trenger ikke lage godkjenningssaker for å innpasse interne eksamener så lenge man dokumenterer godt hva man gjør.
Opprette nytt emne i utdanningsplanen
Student samlebilde > Utdanningsplan > fanen 'Legg til emner' på høyre side
- Skriv inn emnekoden og trykk på knappen 'Søk'
- Velg emnet innenfor den emnekombinasjonen det skal ligge i utdanningsplanen ved å trykke på den grå pil-knappen.
- Emnet legger seg i arbeidsområdet i midten. Da ser det ut omtrent som i illustrasjonen under pkt 3 ovenfor.
- Registrer informasjon om når studenten skal ta emnet i arbeidsområdet. Skriv inn relevant merknad slik at andre kan se hvorfor emnet er lagt til. Hvis noe skal erstattes er merknad spesielt viktig. Dersom godkjenningssak ikke er opprettet, er det spesielt viktig å beskrive hva som eventuelt skal erstattes.
- Lagre
- Emnet legger seg i venstre del av bildet, som er studentens utdanningsplan.
1c) Innpasse eksternt emne i utdanningsplanen
En eksternt resultat som er innpasset i studentens utdanningsplan, vises i utdanningsplanen på Studentweb. Ved kontroll av utdanningsplan og ved beregning av oppnådd kvalifikasjon, vil studiepoengene for eksterne resultat summeres med i den eller de emnekombinasjonene det eksterne resultatet er knyttet til.
Registrer den eksterne eksamenen i godkjenningssaker
Se egen instruks for føring av godkjenningssaker.
Koble den eksterne utdanningen til utdanningsplan
Forsikre deg først om at du står i riktig studieprogram på studenter som har/har hatt flere studieretter!
Student samlebilde > Utdanningsplan > fanen 'Ekstern utdanning' på høyre side
- Se på emnene som ligger under overskriften Ikke med i plan.
- Velg emne(r) som skal innpasses ved å trykke på den grå pil-knappen til venstre for emnekoden.
- Det eksterne emnet legger seg i arbeidsområdet i midten.
- Registrer:
- riktig emnekombinasjon og emnekategori og emnevalgstatus for emnet i arbeidsområdet.
- Feltet 'Resultat "Innpasset" på vitnemål' skal ha J. (Unntak kan gjelde for fellesgrader.)
- Fyll inn "Innpasset på grunnlag av godkjenningssak" (Saksnr fra Godkjenningssak samlebilde)
- Lagre
- Emnet legger seg i venstre del av bildet, som er studentens utdanningsplan.
Er det eksterne emnet stort, og bare en liten del av det skal brukes?
Sett inn antall studiepoeng som skal inngå i utdanningsplanen og i graden i feltet Vekting kvalifikasjon.
Dette er viktig både for at studenter som er kunder i Lånekassen skal få omgjort riktig mengde lån til stipend etter oppnådd grad, og for at UiO skal få riktig økonomisk uttelling for oppnådde grader fra alle typer studieprogrammer.
Dele et resultat på to eller flere emnekombinasjoner
- Velg resultatet inn i utdanningsplanen, som beskrevet i punkt 1 til 4 over.
- Sett inn antall studiepoeng som skal inngå i denne emnekombinasjonen i feltet Vekting kvalifikasjon
- Lagre
Når et lavere antall studiepoeng har blitt registrert i feltet Vekting kvalifikasjon vil resultatet fortsatt være valgbart fra høyre side av bildet, og kan velges på nytt og de resterende studiepoengene eller færre kan inngå i en ny emnekombinasjon i utdanningsplanen. Man må fylle inn feltene Vekting kvalifikasjon og Emnekategori (ellers kommer en lang feilmelding). Slik deling av et resultat vil også fungere dersom det eksterne resultatet er hentet inn automatisk, men vurder nøye om det virkelig er helt nødvendig.
Vekting av studiepoeng ved overlapp med UiO-emne
Dersom en student etter en faglig vurdering har emner fra UiO som overlapper med et eksternt emne, og det eksterne emnet skal vektes ned, registrer i feltet Vekting kvalifikasjon det antallet sp. studenten skal stå igjen med på det eksterne emnet.
I utdanningsplanen i Studentweb vil studenten se antallet studiepoeng som står i feltet Vekting kvalifikasjon, når den eksterne utdanningen inngår i utdanningsplanen.
2) Erstatte et emne i utdanningsplanen
Et - normalt obligatorisk - emne kan erstattes av interne emner (fremtidige og tidligere avlagt) og eksterne emner (godkjenningssaker). Et erstattet emne inngår ikke lenger i studentens utdanningsplan på Studentweb, men emnet er synlig (i grå skrift) i studentens utdanningsplan i FS. Ikke slett forekomsten selv om emnet skal erstattes. Ved emneerstatning er det lite automatikk i FS, så det er viktig at man bruker merknadsfeltet for emnet for å beskrive hva som har blitt erstattet. Dette gjelder for alle typer emneerstatninger.
Merke et emne som erstattet
Student samlebilde > Utdanningsplan > fanen Rediger utdanningsplan på venstre side
- Klikk på det obligatoriske emnet som studenten ikke trenger å ta, som altså skal erstattes av noe annet.
- Emnet spretter inn i arbeidsområdet i midten.
- Sett J i feltet Erstattet av annet emne
- Skriv en merknad om hvorfor denne studenten ikke trenger ta emnet, skriv også hva emnet erstattes av. Da kan andre saksbehandlere se hva som er tenkt og bestemt. Det er ingen automatikk for å koble det erstattede emnet og erstatningsemnet i FS.
- Lagre
- Du ser at det erstattede emnet fremkommer med grå skrift, både i arbeidsområdet i midten og i utdanningsplanen til venstre. Emnet er ikke lenger synlig for studenten i utdanningsplan på Studentweb.
Når emnet er markert som erstattet kan man legge til erstatningsemnet i utdanningsplanen: