Søknadsfasen
Identifisere relevante utlysninger
Forskningsrådgiver skal fortløpende informere enhetens forskere om utlysninger samt eventuelle kurs/seminar i tilknytting til utlysningene.
Oppgaven løses i samarbeid med enhetsledelsen og prosjektlede
Mer informasjon om kommende utlysninger finnes i UVs søknadskalender og på finansiørenes sider.
Sette seg inn i utlysningen
Når utlysningen er publisert skal forskningsrådgiver ta kontakt med finansiør for å be om utfyllende informasjon ved behov.
Oppgaven løses i samarbeid med prosjektleder og prosjektøkonom.
Undersøke interesse for utlysninger og etablere kontakt med søker
Forskningsrådgiver skal fortløpende:
-
Informere enhetens forskere om relevante utlysninger
-
Informere søkere om rutiner og aktuelle frister for søknadsprosessen
- Oppdatere UVs oversikt over planlagte og pågående prosjekter
Oppgaven løses i samarbeid med prosjekteier.
Forankring i ledelsen
Forskningsrådgiver skal så tidlig som mulig etter kontakt fra prosjektleder:
- Informere enhetsledelsen og økonomiseksjonen om aktuelle søkere
- Formidle prosjektskisse hvis dette brukes
- Koordinere møter for drøfting av søknadsinitiativ
- I samarbeid med prosjektleder, holde enhetsledelsen orientert om søknadsarbeidet
Bistå i søknadsutvikling
Når prosjektleder tar kontakt, skal forskningsrådgiver skal så tidlig som mulig:
- Bistå med å sette seg inn i utlysningens krav og maler.
- Bistå med å søke eventuelle stimuleringsmidler. For EU-søknader, informere om PES-midler.
- Etter avtale bidra i prosjektutvikling, inkl. prosjekt-organisering, partnere, ressurs- og kompetansebehov, samfunnsnytte, formidling, CV, etikk, datahåndtering, etc.
- Bistå med språklige vurderinger av søknaden.
- Evt. drøfte tidligere søknader og tilbakemeldinger.
Forskningsrådgiver samarbeider fortløpende med prosjektleder om oppgavene.
Se UVs verktøykasse for nyttige ressurser i prosjektutviklingen (krever innlogging).
Bistå søker med å legge inn og kvalitetssikre informasjon i portal
Når søknadsportalen har åpnet skal forskningsrådgiver etter avtale:
- Bistå søker med å legge inn informasjon i søknadsportal
- Kvalitetssikre innhold
Forskningsrådgiver samarbeider med prosjektleder om oppgaven.
Koordinere informasjon til interne og eksterne samarbeidspartnere
Forskningsrådgiver skal etter avtale bistå med å formidle CV mal, budsjettmal og mal for bekreftelse på deltakelse fra partnere samt annen påkrevd informasjon.
Hvis prosjektleder har behov for annen administrativ støtte knyttet til avklaringer med partnere må det avklares med enhetsledelsen.
Sikre dokumentasjon og arkivering
Når søknad er sendt skal forskningsrådgiver:
- Opprette sak i arkivsystemet
- Arkivere innsendt søknad og signert søknadsbudsjett
Les mer om UVs rutiner for dokumentasjon av eksternfinansierte prosjekter.
I tilfelle avslag, bistå prosjektleder med å gjennomgå tilbakemelding på søknaden
Når informasjon om avslag er mottatt, innhenter forskningsrådgiver dokumentasjon på avslaget. Dette arkiveres i arkivsystemet.
Forskningsrådgiver skal etter avtale bistå prosjektleder med å gjennomgå tilbakemeldingen og vurdere mulighetene for videreutvikling av søknaden.
Les mer om UVs rutiner for dokumentasjon av eksternfinansierte prosjekter.
Tildelingsfasen
Informere om rutiner for tilslag og prosjektoppstart
Når prosjektleder informerer om tildeling skal forskningsrådgiver:
- Sende informasjon om rutiner til prosjektleder:
- Gjennomgå rutinene og planlegge videre prosess med prosjektleder
- Tipse lokal kommunikasjonsmedarbeider om tilslaget.
Veilede i arbeidet med samarbeidsavtaler og kontrakt med finansiør
Forskningsrådgiver skal:
- Veilede, og ved behov koordinere, arbeidet med samarbeidsavtaler med interne og eksterne partnere. Dette inkluderer støtte fra juristene i Avdeling for forskningsadministrasjon.
- Veilede, og ved behov koordinere, arbeidet med kontrakt med finansiør. Dette inkluderer støtte fra juristene i Avdeling for forskningsadministrasjon.
- I samarbeid med prosjektøkonom, gjennomgå punkter i kontrakten knyttet til økonomi og overføring av midler.
- Bistå med forankring og kvalitetssikring av avtaler i ledelsen. Dette gjelder også når vi er partner. Se også informasjon om hvem som skal signere kontrakten.
Dette skjer innen gitt frist fra finansiør og i samarbeid med prosjektleder og prosjekteier.
Ta initiativ til og delta i oppstartsmøte
Forskningsrådgiver skal etter avtale med prosjekteier innkalle til et oppstartsmøte. Se også møtemal for oppstartsmøte (.docx).
I etterkant av oppstartsmøtet følger forskningsrådgivern opp oppgaver som er avtalt i møtet.
Bistå i innhenting av nødvendige godkjenninger
Før start av datainnsamling skal forskningsrådgiver bistå prosjektleder med:
- Rådgivning i utfylling av meldeskjema til Sikt (Kunnskapssektorens tjenesteleverandør), dersom prosjektet skal behandle personopplysninger.
- Rådgivning i søknad til Regional Etisk Komite (REK) dersom prosjektet faller under Helseforskningsloven
- Veiledning ved registrering av prosjektet i Forskpro.
Arkivere dokumenter som skal være på plass før opprettelse av prosjektet i økonomisystemet
Før prosjektet kan opprettes i økonomisystemet lagrer forskningsrådgiver følgende dokumenter i arkivsystemet:
- Signert kontrakt med finansiør
- Signerte samarbeidsavtaler, hvis aktuelt
- Signert revidert budsjett, hvis aktuelt
Sikre dokumentasjon av tilslag
Forskningsrådgiver lagrer en kopi av følgende i arkivsystemet:
- Finansiørens vurdering av søknaden
- Tilslagsbrev hvis det finnes
Les mer om UVs rutiner for dokumentasjon av eksternfinansierte prosjekter.
Gjennomføringsfasen
Bistå ved rapportering
Forskningsrådgiver bistår prosjektleder og prosjektøkonom med den faglige og økonomiske rapporteringen, slik at prosjektleder overholder rapporteringsfristene til finansiøren.
Bistå ved endringer i prosjektet
Ved endringer i prosjektet skal forskningsrådgiver:
- Bistå med å vurdere behovet for endringsmelding
- Bistå ved rebudsjettering av prosjektet
- Bistå med å holde finansiør og/eller koordinator informert om endringer
- Bistå ved endringer i kontrakt og samarbeidsavtaler:
- Vurdere behovet for kontraktendringer
- Bistå ved revideringer av kontrakter.
- Ved behov, ta kontakt med juristene i Avdeling for forskningsadministrajson for juridisk bistand
- Bistå prosjektleder med å forankre kontraktsendringer i enhetsledelsen. Se også informasjon om hvem som skal signere kontrakten.
Forskningsrådgiver samarbeider med prosjektleder, prosjekteier og prosjektøkonom.
Sikre at dokumentasjon er ivaretatt
Alle dokumenter som viser framdriften i prosjektet skal ivaretas fortløpende. Dette inkluderer framdriftsrapporter, endringsmeldinger, etc. som skal registreres i arkivsystemet. Jf. Arkivrutiner for dokumentasjon av prosjekter ved UV.
For EU-prosjekter, se Rutiner for dokumentasjon av EU-prosjekter ved UV.
Innkalle til og gjennomføre statusmøter underveis
Forskningsrådgiver innkaller prosjektleder til statusmøter med prosjekteier. Dette skjer årlig eller etter avtale om oppfølging.
Se også Møtemal for statusmøter (.docx).
Avslutningsfasen
Innkalle til og delta i avslutningsmøte
3-6 mnd før avslutning skal forskningsrådgiver i samarbeid med prosjekteier invitere til et avslutningsmøte med prosjektleder og prosjekteier. Formålet med møtet er å gjennomgå prosjektet med fokus på avslutning, sikring av resultater og felles læring.
Se møtemal for avslutningsmøte (.docx).
Bistå ved sluttrapportering
Rapportering skjer etter frister gitt av finansiør. Forskningsrådgiver skal:
- Bistå prosjektleder med råd om sluttrapporteringen
- Når vi er partner: Bidra til rapportering til koordinator etter behov
Oppgaven utføres i samarbeid med prosjektleder og prosjektøkonom.
Sikre at all dokumentasjon er registrert
Før saken avsluttes i arkivsystemet skal forskningrådgiver sørge for at all prosjektdokumentasjon er registrert i arkivsystemet. For EU-prosjekter, se Rutiner for dokumentasjon av EU-prosjekter ved UV.
Når all dokumentasjon foreligger ferdigstiller forskningsrådgiver saken i arkivsystemet.