English version of this page

Prosjektleders ansvar ved UV

Prosjektleder har ansvar for at prosjektet oppnår ønskede resultat innenfor avtalt budsjett og gitte tidsfrister. Her finner du beskrivelse av ansvar og oppgaver for prosjektleder gjennom alle prosjektets faser. 

UVs rutiner utfyller UiOs veileder for prosjektledere med eksternfinansierte prosjekter. Alle prosjektledere oppfordres til å gjøre seg kjent med denne.

Søknadsfasen

Finne og sette seg inn i relevant utlysning

Prosjektleder følger fortløpende med på publiseringen av nye utlysninger for å finne relevante utlysninger. Det er anbefalt å delta på informasjonsmøter som arragneres i tilknytting til utlysningen.

Mer informasjon om finansieringsmuligheter og kommende utlysninger:

Du kan også ta kontakt med din lokale forskningsrådgiver for hjelp til å finne aktuelle utlysninger for deg. Finn kontaktpersoner ved din enhet

Informere ledelse og forskerstøtte om intensjoner om å søke

Så tidlig som mulig skal prosjektleder informere ledelse og forskerstøtte om insensjoner å søke. Om enheten har rutiner for innsending av prosjektskisse, skal disse følges. Ved behov avtales et møte med forskerstøtten for å diskutere søknadsarbeidet.

Finn kontaktpersoner ved din enhet.

Første forankring i ledelsen

Prosjektleder skal så tidlig som mulig forankre søknaden i enhetsledelsen i tråd med enhetens rutiner. Enhetselder må godkjenne søknadsinitiativet før man går videre med søknadsarbeidet. 

UV har en mal for prosjektskisse som kan brukes for å formidle ideen til ledelsen. 

Prosjektledere ved ISP skal besvare instituttets nettskjema. 

Utarbeide prosjektbeskrivelse

Å skrive en søknad er en omfattende jobb. Det er viktig å ha en god tid til å skrive søknaden. Prosjektleder skal:

  • Utvikle ideen og prosjektet i samarbeid med faglig og administrativ forskerstøtte
  • Sondere samarbeidsmuligheter for prosjekter hvor dette er aktuelt
  • Utarbeide aktivitetsplan for prosjektet

Forskningsrådgiver bistår i prosjektutviklingen etter avtale. Ta tidlig kontakt med forskningsrådgiver ved din enhet for å diskutere dine bistandsbehov.

Les mer om:

Søknadsbudsjettering

Alle eksternt finansierte prosjekter skal totalbudsjetteres. Det vil si at alle kostnader knyttet til aktiviteten må synliggjøres i budsjettet, uavhengig av hvem som skal dekke kostnadene.

Søknadsbudsjettet utarbeides i samarbeid mellom prosjektleder og prosjektøkonom. Prosjektleder avtaler og deltar på budsjettmøte(r) med prosjektøkonom. Formålet med møtene er å sikre at planlagte aktiviteter og ressurser er ivaretatt i søknadsbudsjettet.

Les mer om:

Finn kontaktperson i økonomiseksjonen.

Kontakt med interne og eksterne samarbeidspartnere

Prosjektleder:

  • Avtaler og avholder prosjektmøter med potensielle partnere
  • Innhenter budsjettinformasjon, bekreftelser på deltakelse, samt annen for søknaden nødvendig informasjon. 
  • Sikrer at partnerdeltakelse avklares med ledelsen hos partneren

Forskningsrådgiver og prosjektøkonom bistår med dette etter avtale.

Savner du partnere i en EU-søknad? Flere organisasjoner har tilbyr databaser hvor du kan finne personer som er interessert av å samarbeide. 

UV har også et verktøy for hvordan du kan utforme prosjektkonsortier med utgangspunkt i rolle og funksjon i prosjektet. 

Opprette søknad i portal

Når finansiørens søknadsportal åpner skal prosjektleder opprette søknad i portalen og gi forskningsrådgiver og prosjektøkonom tilgang. Dersom det er behov for at forskningsrådgiver registrerer og/eller kvalitetssikrer innholdet i portalen, avtales dette med vedkommende.  

Les mer om: 

Finn kontaktpersoner for forskningsstøtte ved din enhet.

Endelig forankring i ledelsen

Alle søknader må forankres før de sendes. I god tid før søknadsfristen skal prosjekteier godkjenne prosjektskisse og endelig søknadsbusjett.

Søknadsbudsjett må være godkjent før søknaden sendes. Forskerstøtten bistår med forankringen etter at budsjettet er ferdigstilt. 

Ivareta forskningsetikk og personvern

Hver enkelt forsker har et selvstendig ansvar for at forskningen utføres i samsvar med god forskningsskikk, anerkjente vitenskapelige og etiske prinsipper og innenfor fastsatte rammer.

Alle forskere ved UV skal:

Se også nettsiden for personvern ved UV og sjekkliste for datahåndtering ved UV.

Er du usikker på hva som kreves for ditt forskningsprosjekt? Se oversikt over søknadsplikt ved UiO og ta kontakt med din forskningsrådgiver og personvernkontakt. 

Les mer om forskningsetikk ved UiO.

    Sende inn søknad

    Prosjektleder sender inn søknaden i god tid før søknadsfristen. Dette gjøres i finansiørens søknadsportal eller på annen måte i tråd med gjeldende instrukser for den aktuelle utlysningen.

    Etter at søknaden er sendt, sender prosjektleder kopi av endelig søknad til forskningsrådgiver for arkivering. 

    Finn kontaktpersoner for forskningsstøtte ved din enhet.

    I tilfelle avslag, informere om avslag og gjennomgå tilbakemeldingen

    Når informasjon om avslag er mottatt, skal prosjektleder:

    • Informere til alle internt involverte om resultatet, inkl. prosjekteier og forskerstøtte
    • Informere eventuelle partnere om resultatet
    • Gjennomgå tilbakemeldingen og vurdere muligheten for videreutvikling av søknaden til en annen utlysning
    • Sende en kopi av vurderingen til forskningsrådgiver for arkivering.  

    Finn kontaktpersoner for forskningsstøtte ved din enhet.

    Tildelingsfasen

    Se også UVs sider om prosessen fra tilslag til oppstart.

    Informere om tildeling

    Når informasjon om tildeling er mottatt skal prosjektleder informere til alle internt involverte om tildeling, inkl. prosjekteier og forskerstøtte. Hvis det er et større prosjekt, inviterer forskningsrådgiver til et møte for å avklare den videre prosessen.

    Hvis søknaden koordineres av UV, skal prosjektleder også informere partnere om tildelingen.

    Finn kontaktpersoner for forskningsstøtte ved din enhet.

    Utarbeide plan for kontraktsinngåelse og oppstart av prosjekt

    Når informasjon om tildeling er mottatt utarbeider prosjektleder en plan for oppstartsarbeidet basert på informasjon fra forskningsrådgiver.

    Forskningsrådgiver vil ta kontakt for å avtale et oppstartsmøte dersom prosjektet er av en viss størrelse. Se også møtemal for oppstartsmøter. 

    Les mer om: 

    Inngå kontrakt med finansiør og samarbeidsavtale med partnere

    Prosjektleder sikrer at det inngås kontrakt med finansiør og samarbeidsavtaler med eventuelle prosjektpartnere. Dette inkluderer også interne prosjektpartnere fra en annen enhet ved UiO. Dette skjer innen av finansiør gitte frister. UiOs kontraktsmaler skal benyttes der disse finnes.

    Kontrakten skal være signert før prosjektet starter. Les mer om signering av kontrakter.

    Prosjektleder kan ta kontakt med forskningsrådgiver for bistand.

    Les mer om: 

    Utarbeide datahåndteringsplan

    Alle prosjekter ved UiO skal ha en datahåndteringsplan. En datahåndteringsplan (DMP): 

    • Beskriver på hvilken måte data skal håndteres (lagres, analyseres, deles) i løpet av forskningsprosjektet og etter at det er avsluttet 

    • Tydeliggjør forskningsteamets forventninger og ansvarsområder  

    • Gjør det mulig å håndtere dataene i tråd med FAIR-prinisippene. 

    Det finnes en rekke kurs i forskningsdatahåndtering ved UiO som hjelper deg når du skal fylle ut din datahåndteringsplan. 

    Les mer om:

    Gjennomføringsfasen

    Sikre at prosjektet oppnår ønskede resultat innenfor avtalt budsjett og gitte tidsfrister

    Prosjektleder skal i samarbeid med prosjektgruppen gjennomføre prosjektet i henhold til avtale med finansiør.

    Det er viktig at prosjektleder holder prosjekteier og forskerstøtten informert om fremdriften i prosjektet, og eventuelle problemer som oppstår. 

    Finn kontaktpersoner for forskningsstøtte ved din enhet.

    Informere prosjekteier og forskerstøtte om fremdriften i prosjektet

    Prosjektleder skal fortløpende informere prosjekteier og forskerstøtte om fremdriften i prosjektet.

    Prosjekteier og forskerstøtten skal informeres dersom det skjer større endringer i prosjektet, inkludert:

    • Større forsinkelser i prosjektet
    • Større endringer i prosjektplanen
    • Budsjettendringer. Endringer av egenandel og frikjøp må godkjennes av prosjekteier.
    • Dersom det skjer større endringer i prosjektet, kan prosjektleder få bistand til å vurdere behovet for å sende endringsmelding til finansiør eller å gjennomføre kontraksendringer fra forskerstøtten.Les mer om prosjektendringer for prosjekter finansiert av Forskningsrådet.  

    Det er viktig at uforutsette endringer så tidlig som mulig avklares med prosjekteier.

    Prosjektleder skal også delta på statusmøter med prosjekteier og forskerstøtte. Se også møtemal for statusmøter.

    Finn kontaktpersoner for forskningsstøtte ved din enhet

    Holde finansiør og/eller koordinator orientert om framdriften i prosjektet

    Prosjektleder skal sikre at finansiør/koordinator er informert om framdriften i prosjektet. Dersom det er større endringer som påvirker prosjektplanen eller fremdriften i prosjektet, er det viktig at finansiør/koordinator informeres.

    Større endringer kan utløse behov for å sende endringsmelding eller revidere kontrakten som er inngått med finansiør. Forskerstøtten bistår i vurderingen av behov for endringsmelding eller kontraktsendring. 

    Les mer om: 

    Levere faglige og økonomiske rapporter til finansiør og/eller koordinator

    Prosjektøkonomien gjennomgås hvert tertial. Prosjektleder skal bistå prosjektøkonom med informasjon om framdriften i prosjektet og levere både faglig og økonomisk rapport til finansiør og/eller koordinator innen av finansiør/koordinator gitte frister.

    Les mer om:

    Finn din kontaktperson i økonomiseksjonen.

    Sikre at informasjon i kontrakt med finansiør og samarbeidspartnere er oppdatert

    Dersom det er større endringer i prosjektet, inngås en revidert avtale med finansiør/koordinator. Denne skal godkjennes av prosjekteier. Les mer om signering av kontrakter.

    Det er prosjektleders ansvar å informere alle partnere i prosjektet ved revidert avtale.

    Dersom prosjektet eies av en annen enhet eller institusjon, skal prosjektleder ved UV holde koordinator informert om endringer som kan medføre et behov for kontraktsendringer.

    Formidle resultater

    Prosjektleder skal fortløpende formidle prosjektets resultater i henhold til prosjektets formidlingsplan. Det er krav fra flere finansiører at artikler skal publiseres åpent, uten sperrefrist. Avtaler om åpen publisering kan endre seg rask, det er derfor viktig å sjekke hva som gjelder hver gang du skal publisere. Les mer åpen publisering her.

    Alle prosjektets publikasjoner registreres i Cristin. 

    Prosjektleder informerer fortløpende enhetens kommunikasjonsmedarbeider om nye publikasjoner og andre resultater fra prosjektet.

    Les mer om: 

    Avslutningsfasen

    Levere sluttrapport

    Prosjektets sluttrapportering skjer i henhold til finansiørens rapporteringskrav. Kravene avhenger av finansieringskilde, men det er vanlig at det stilles krav til rapportering på faglige resultater og prosjektets sluttregnskap.

    Rapporten utarbeides av prosjektleder med bistand fra forskningsrådgiver og prosjektøkonom. Ta kontakt med forskerstøtten i god tid før sluttrapportering. 

    Prosjektleder leverer sluttrapporten til finansiør i henhold til finansiørens frister.

    Les mer om:

    Delta på avslutningsmøte

    Forskningsrådgiver tar initiativ til et avslutningsmøte, hvor prosjektets resultat og gjennomføring diskuteres med fokus på å ivareta prosjektets resultater og lære av prosessen.

    Se også møtemal for avslutningsmøter.  

    Publisert 30. juni 2020 18:48 - Sist endret 8. juli 2024 09:45
    Del på e-post