Instruks til nettredaktører som skal søke om og gjøre klart eget nettsted for tiltak ved UiO.
UiO åpner for at visse tiltak kan få satt opp det vi kaller "eget nettsted": En nettside med egen globalmeny og eget navn på topp av forside, i noen tilfeller plassert utenfor vanlig struktur.
Her går vi gjennom prosessen for å søke om og klargjøre et eget nettsted, steg for steg. Merk at det bare er nettredaktør ved fakultet/museum/senter som skal håndtere denne prosessen.
Saksgang for søknad om og oppsett av eget nettsted
1. Avklar om eget nettsted er aktuelt
Sett deg godt inn i vilkårene for å få eget nettsted ved UiO, og vurdér om tiltaket oppfyller disse kravene. Mange behov kan fint løses med standard malverk i vanlig struktur.
Er du i tvil om det er grunnlag for å søke om eget nettsted, kan du gjerne sende en e-post til nettredaktor@uio.no for en innledende vurdering.
2. Samle informasjon til søknaden
Hvis det er grunnlag for å søke om eget nettsted, begynner du arbeidet med å samle informasjon til søknaden.
Vi anbefaler sterkt å ta et møte med miljøet som ønsker nettstedet. Her går dere gjennom behov, ser på oppsett som er tilgjengelige og informasjonen som skal inn i søknaden (se oversikt under).
Hvilke typer informasjon som skal inkluderes i søknaden, avhenger delvis av hva slags type tiltak det dreier seg om. Vi går her gjennom hva som må være med i alle søknader, samt informasjon som er relevant for bestemte typer tiltak.
Informasjon som må være med i alle søknader
- Norsk og engelsk navn, samt kortnavn/akronym, for tiltaket
- Kort beskrivelse av tiltaket
- Estimert varighet for tiltaket og eventuelle muligheter for forlengelse
- Om tiltaket er tverrfakultært og hvilke enheter som er involvert
- Eventuelle eksterne samarbeidspartnere
- Hvem som skal være nettredaktør for nettstedet
- Ønsket publiseringsdato for nettstedet
Tilleggsinformasjon for søknader om sentre og store EU-prosjekter
Forskningssentre og store EU-prosjekter med eksterne samarbeidspartnere der UiO er koordinator får alltid innvilget søknad om eget nettsted, så her ber vi om litt mer detaljert informasjon. Hensikten er å gjøre prosessen rundt oppsett av nettstedet så effektiv og strømlinjeformet som mulig.
I. Hvis tiltaket er et rent UiO-prosjekt
- Er det tverrfakultært?
Dette har betydning for hvor i strukturen nettstedet skal plasseres. For tverrfakultære tiltak kan plassering være direkte på uio.no (uio.no/<navn>) eller under et av fakultetene som er deltaker (<fakultet>.uio.no/<navn>).
Her bør miljøet som ønsker nettsted i tillegg informeres om at rene UiO-tiltak får nettsted i UiO-design, og plasseres i henhold til gjeldende retningslinjer for plassering. De skal ikke lage egen logo og eventuelle grafiske elementer skal utformes i tråd med UiOs designmanual, jf. UiOs merkearkitektur.
II. Hvis tiltaket inkluderer andre institusjoner
- Hvilke eksterne samarbeidspartnere er involvert?
- Ønsker de å få nettsted i UiO design eller ønsker de en fargemal (se beskrivelse av de to alternativene)? Et tredje alternativ her, er å betale for et helt eget design (se betingelser og kostnad).
Hvis miljøet ønsker en fargemal, må dere også avklare følgende:
- Hvilken fargeprofil ønsker de på nettstedet: grønn, blå eller brun?
- Hva er ønsket utforming på topp av nettstedet: Logo eller navn på tiltak i tekst?
- Skal de bruke et byrå til å utforme grafiske elementer?
Miljøer som velger fargemal bør informeres om at fargemalen innebærer et ferdig design på nettstedet, som kommer med et forhåndsdefinert sett av farger i den valøren de har valgt (grønn, brun eller blå). Det er ikke mulig å endre de forhåndsdefinerte fargene.
Mer informasjon om alternativene i fargemalen.
Tiltak med eksterne samarbeidspartnere står fritt til å lage en egen logo og trenger ikke følge UiOs fargeprofil, jf. UiOs merkearkitektur. Vi anbefaler at imidlertid at grafiske elementer, f.eks. logo og toppbilde, som skal brukes på nett tilpasses fargemalen de har valgt: Se anbefalinger for utvikling av grafiske elementer med fargemal.
Tilleggsinformasjon for søknader utenom sentre og store EU-prosjekter
For tiltak der søknad om eget nettsted vurderes mer på individuell basis, som konferansenettsteder, publikumsressurser og infrastruktur, er det viktig å dokumentere behovet for og formålet med nettstedet. Det følgende må avklares:
- Hvorfor det er behov for eget nettsted (i stedet for å løse behovet i vanlig struktur)?
- Hva er formålet med og målgruppen for nettstedet?
Hvis søknaden godkjennes, tar sentral nettredaktør kontakt for å avklare flere detaljer rundt oppsettet.
Språk og IA
Følgende retningslinjer for språk og IA gjelder alle nettsteder på UiO, med unntak av EU-finansierte prosjekter (se egne retningslinjer for disse). Valg knyttet til språk og informasjonsarkitektur (IA) er derfor ikke inkludert i søknaden, men de kan gjerne nevnes i avklaringsmøtet.
- Alle nettsteder opprettes både på norsk og engelsk, med norsk som hovedspråk i strukturen. Det er mulig å ha en minimumsversjon på ett av språkene.
- Informasjonsarkitektur settes opp i henhold til UiOs IA-maler. Nettredaktør for tiltaket kan eventuelt slette mapper det ikke er aktuelt å bruke. For tiltak der det ikke finnes en IA-mal, avklares menypunkter i et eget møte med sentral nettredaktør før siden settes opp.
3. Send inn søknad
Når du har innhentet all nødvendig informasjon, fyller du ut søknad i Nettskjemaet.
Søknaden går til sentral nettredaktør. Behandlingstid er 1–2 uker. Etter en eventuell godkjenning, bruker IT-avdelingen normalt 3–4 uker på å få på plass grunnoppsettet for siden.
4. Gjør nettsted klar for publisering
Dersom søknaden blir godkjent, vil du få beskjed om dette og IT vil sette opp nettsiden innen 3 uker. Du får en kontaktperson hos IT som er ansvarlig for oppsettet.
Kontaktperson hos IT gir deg beskjed når strukturen for nettsiden er satt opp og innholdsarbeidet kan starte. Nettstedet vil være publisert med alle tilganger begrenset til den eller de som er oppgitt som nettredaktør i søknaden.
Der det er relevant, sørg for å sende kontaktpersonen din hos IT det følgende så raskt som mulig:
- Logo for tiltaket (i .svg-format)
- Logoer for samarbeidspartnere
- Beskjed om menypunkter fra IA-malen som ikke skal brukes
- Endelig bekreftelse av publiseringsdato
Arbeidsfordelingen mot lansering blir da som følger:
- Ansvarlig nettredaktør forbereder alt av innhold, inkludert metatekster og sletter eventuelle mapper som ikke skal inkluderes i menyen.
- IT legger inn logo i henhold til ønsker i søknaden, inkluderer logoer til samarbeidspartnere på forsiden og gjør noen tekniske justeringer ved publisering.