Sjekkliste for deg som skal korrekturlese
1. Finne filene
2. Korrekturlese
- Lenker: Fungerer lenkene? Sjekk både vanlige lenker og lenker til emner, studieretninger og studieprogrammer (referansekomponenter).
- Har du opprettet et nytt emne? Husk å sjekke at det vises riktig i emneoversiktene (eksempel i lenken).
- Skal noen av emnene legges ned? Da må de legges ned i EpN, og så legges ned i Vortex. Sett evt. status "Videreført".
- Overlapp: Stemmer informasjonen? Vær obs på at index-filen viser ikke friteksten om overlapp fra EpN.
- Emner med uregelmessig undervisning: Kommer dette tydelig frem i faktaboksen?
- Emner som går over flere semestre: Er det riktig informasjon om dette?
- Stemmer informasjonen om
- kontaktpunkt?
- undervisningssemester?
- undervisningsspråk?
3. Sjekk emneoversiktene
- Kontroller at de instituttvise emneoversiktene bare lister emner som tilbys.
Nedlagte emner fjernes fra lista ved å stille statusfeltet på emnemappa til nedlagt. Husk også at emnet skal legges ned i EpN.
-
Semestervise instituttoversikter: Kontroller at det er riktige emner som kommer til å vises i filtreringsvalget for neste semester og semesteret etter.
-
De semestervise emneoversiktene styres av feltene "nivå" og "undervisning".
-
4. Melde inn/rette feil
Kontaktpunkt og undervisningssemester kan endres i Vortex, mens andre feil må rettes i FS.
Har du funnet en feil som må rettes i FS? Se hvordan du gir beskjed om feil her:
- HF (inkludert STK): Feil i emnebeskrivelsene for HFs emner kan meldes inn via følgende nettskjema.
- MED: Hvis du oppdager feil på emnesidene i Vortex, skal det meldes inn via dette nettskjemaet.
- MN: Les mer om korrektur og innmelding av feil ved MN.
- SUM: Feil rapporteres inn på e-post til studentinfo@sum.uio.no.
- SV: Hvis du oppdager feil på emnesidene i Vortex, skal det meldes inn via dette nettskjemaet.
- UV: Feil i index-fil meldes til epn-hjelp@uv.uio.no så raskt som mulig. Vær presis på hva som er feil. Oppgi konkret hva som skal legges til og/eller hva som skal fjernes, og hvilken overskrift det ligger under.
Vanlige problemer og spørsmål
Index-filen for kommende semester har ikke blitt opprettet
Nye index-<semester>-filer opprettes ved hvert døgnskift ca. kl. 06.40.
Dette må være på plass for at index-filer skal bli opprettet:
- Emnet må ha minst en infotekst for det aktuelle semesteret i Emne samlebilde i FS - for eksempel UIOE-INNH (Kort om emnet)
- Emnet må ha registrert info-termin for det samme semesteret i Emne samlebilde i FS
- Infotekstene i Emne samlebilde i FS må være markert som inneværende eller førstkommende semester.
La oss si at index-v23 ikke er blitt opprettet. Sjekk først i Emne samlebilde i FS om emnet har infotekster for rett semester/år:
Sjekk i Emne samlebilde om emnet har infotermin for riktig semester og Publiser internt = J i Emne samlebilde:
Hvis emnet har infotekster og infotermin, og det er minst et døgn siden emnet ble eksportert til FS, ta kontakt med din fakultetskoordinator.
Et emne har fått to index-filer (norsk og engelsk)
Se under, "Noen av tekstene mangler i emnebeskrivelsen". Dette har oftest samme årsak.
Noen av tekstene mangler i emnebeskrivelsen, for eksempel "Kort om emnet"
Hvorfor skjer dette?
Dette skjer ofte hvis en eller flere av tekstene i FS har fått feil språkkode.
Språkkoden legges inn når emnet behandles i EpN:
Hvis "Kort om emnet" har språkkode Engelsk, mens de andre tekstene har språkkode Bokmål, vil det opprettes to index-filer:
- en index-<semester>-eng som inneholder "Kort om emnet"
- en index-<semester> som inneholder resten av tekstene
Hvordan retter jeg dette?
Sjekk i Emne samlebilde i FS om emnet har infotekster for rett semester/år og rett språkkode:
Er informasjonen i FS riktig?
Hvis emnet har infotekster med innhold, rett språk og rett semester, kan du prøve å tvangsoppdatere Vortex. Gå til fanen "Rediger" på emnebeskrivelsen i Vortex og trykk Lagre. Dette vil hente ny informasjon fra FS.
Hvis det ikke fungerer, ta kontakt med din fakultetskoordinator.
Er informasjonen i FS feil?
Hvis en eller flere av infotekstene har feil språkkode, må språkkodene i FS endres og index-filen som ikke skal brukes, må slettes. Se lokale veiledninger eller kontakt din fakultetskoordinator.
Undervisningssemesteret i emnebeskrivelsen er feil
Undervisningssemester hentes fra flere felter i FS og kan noen ganger være vanskelig å få ut på riktig måte i emnebeskrivelsen. Se oversikt over hvor informasjonen i dette feltet kommer fra.
Du kan overstyre undervisningssemester-informasjonen fra FS i emnebeskrivelsen ved å redigere index-filen i Vortex.
Men husk at emner får nye emnebeskrivelser hver gang de gis. Hvis et emne skal endre rotasjon, er det best å få registrert dette riktig i FS, så du slipper å endre undervsningssemester i index-filen hver gang emnet skal gis.
Emnet vises i feil semester i emneoversiktene
Emneoversikten viser hvilke emner som skal gis et gitt semester. En del av kvalitetssikringen av emnesidene er å sjekke at de semestervise oversiktene stemmer for kommende semester. Noen ganger vises emner som henter data fra FS med feil semester i denne oversikten. Det gjelder spesielt emner som gis uregelmessig eller som bytter undervisningstermin, for eksempel fra vår til høst.
- Hvis et emne bytter undervisningstermin fra for eksempel vår til høst på fast basis, må dette registreres i FS. Her finner du en veiledning for hvordan dette skal registreres.
- Hvis et emne går uregelmessig, og du vil unngå at det vises i emneoversikten for ett semester:
- Rediger index-filen i Vortex.
- Sett "undervisningssemester" til "bestemt semester" (overstyrer data fra FS), la selve semesteret stå som "ikke satt".
- Lagre.
- Du bør også legge inn kort info i emneinfofeltet "undervisningssemester" i EpN/FS om når emnet går.
Jeg har rettet noe i FS, når oppdateres emnebeskrivelsen?
Hvis du har rettet noe i FS, men emnebeskrivelsen ikke oppdaters, kan det kan være forskjellige grunner til dette:
- Tidspunkt: Vortex oppdateres med nye data fra FS alle dager ca. kl. 6:15, 7:15, 8:15, 9:15, osv frem til kl. 21:15. Endringer kan dermed være gjort i FS, men ikke vises i Vortex. For å slippe å vente, kan du tvangsoppdatere Vortex. Gå til fanen "Rediger" på emnebeskrivelsen i Vortex og trykk Lagre. Dette vil hente ny informasjon fra FS.
- Formatering: Du kan ha lagt inn tekst-formatering i FS som ikke kommer over til Vortex.
- Type informasjon: Du kan ha lagt inn informasjon i EpN/FS som ikke vises direkte i emnebeskrivelsene. Her finner du en mer detaljert oversikt over alle feltene i emnebeskrivelsen og nøyaktig hvor informasjonen hentes fra.
Jeg trenger tidlig publisering av en emnebeskrivelse for kommende semester (EVU, Circle U, ISS, andre)
Jeg er saksbehandler på institutt e.l.:
- Ta kontakt med din fakultetskoordinator eller se lokale veiledninger.
Jeg er lokal studiewebredaktør e.l.:
- Hvis et institutt har behov for å publisere den nye emnebeskrivelsen tidligere enn mai / november, kan du gjøre dette manuelt i Vortex. NB: Du må ha Administrere-rettigheter til emnemappen i Vortex for å gjøre denne oppgaven.
- Logg inn i Vortex og gå til emnemappa
- Finn index-filene, nærmere bestemt index og index-h23 (hvis høst 2023 er kommende semester)
- Gi index nytt navn: index-h22 (hvis emnet gis hver høst) eller index-v23 (hvis emnet gis hvert semester)
- Gi index-h23 nytt navn: index
- Fjern adgangsbegrensningen på nye index
- Avpubliser gammel index-h22/v23
- Hvis emnet har index-eng og index-eng-h23, må du gjøre trinn 3-6 for disse to filene også
- Gå til emnemappen og oppdater år og semester til kommende semester (fra høst 2022 til høst 2023 her)
- Lagre.
Jeg trenger en emnebeskrivelse for et emne som skal gis om to semestre eller senere
Se beskrivelse av dette i EpN-veiledningen.
Et emne har fått index-fil for kommende semester, men emnet skal ikke gis allikevel. Hva gjør jeg?
Noen ganger blir et emne avlyst etter at det har blitt (a) behandlet i EpN, (b) eksportert tilbake til FS og (c) fått opprettet en emnebeskrivelse for kommende semester på uio.no. Hva gjør du med index-filen på uio.no i disse tilfellene? Du har flere alternativer:
- Vurder om index-filen kan bli liggende på uio.no og publiseres sammen med de andre filene. Hvis du velger dette alternativet, vil emnebeskrivelsen oppdateres med evt. ny informasjon fra EpN/FS når filene publiseres - for eksempel endring i læringsutbytte. Det vil være tydelig for studentene at emnet ikke gis kommende semester så lenge du
- oppdaterer informasjonen om undervisningssemester, så emnet ikke vises i emneoversikten for kommende semester (endre "Undervisning" under Fakta om emnet i Vortex eller i FS)
- sørger for at emnet ikke har semesterside for kommende semester
- Hvis informasjonen i index-filen som vil bli publisert er feil, og ikke kan vises på uio.no selv om det fremgår tydelig at emnet ikke skal gis kommende semester, kan du enten endre informasjonen i FS for at emnebeskrivelsen skal bli riktig og i tillegg oppdatere informasjon om undervisningsemester/fjerne semestersiden (se over), eller du kan fjerne index-filen helt. Å fjerne index-filen helt krever en del manuell jobb i FS og Vortex for FS-koordinator og studiewebredaktør. Slik gjør du det - avhengig av tidspunkt og status på index-filen i Vortex:
- Før index-filen er tilgjengelig for alle (heter fremdeles "index-<semester>"):
- Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS. Slett index-<semester>-filen/e i Vortex.
- Etter at index-filen tilgjengelig for alle (har byttet navn til index):
- Dette var første gang emnet skulle gå:
- Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS.
- Emnet finnes ikke lenger, og både index-filer og emnemappe i Vortex bør slettes
- Emnet har gått tidligere, og det finnes minst en annen fil med type FS-emnebeskrivelse i emnemappa:
- Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS.
- Finn nyeste tidlegere index-side i Vortex
- Sett år og semester på emnemappa til samme semester som nyeste tidligere index-side
- Sjekk om det er en eller to sider for nyeste tidligere semester
- Bytt navn på nyeste tidligere side/sider til index.html / index-eng.html
- Publiser det som nå er index.html / index-eng.html
-
Emnet har gått tidligere, men det finnes ingen andre filer med type FS-emnebeskrivelse i emnemappa:
- Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS.
- Fjern år/semester-egenskapane til emnemappa i Vortex
- Finn nyeste tidlegere index-side
- Finn om det er en eller to sider for nyeste tidligere semester
- Bytt navn på til nyeste tidligere side/sider til index.html / index-eng.html
- Publiser det som nå er index.html / index-eng.html
- Dette var første gang emnet skulle gå:
- Før index-filen er tilgjengelig for alle (heter fremdeles "index-<semester>"):
Emnebeskrivelsen har ikke blitt publisert (tilgjengelig for studentene)
De nye filene blir først opprettet i emnemappen i Vortex med navn index-<semester>, for eksempel index-v24. Filene er bare synlig for ansatte, ikke studenter. Enhetene korrekturleser disse filene. Emnebeskrivelsene for kommende semester blir synlige for studentene ved at følgende skjer automatisk:
- filer med navn "index" bytter navn til "index-<tidligeresemester>" og avpubliseres
- filer med navn "index-<kommendesemester>" bytter navn til "index". Adgangsbegrensningen fjernes, og filen er nå den gjeldende versjonen av emnebeskrivelsen på uio.no.
Dette skjer automatisk et par dager før publiseringen av semestersidene - se årshjul for studieinformasjon på nett for nøyaktige datoer.
Har denne datoen passert, men filen du har korrekturlest er fremdeles adgangsbegrenset og navnet index-<semester>? Ta kontakt med din fakultetskoordinator.
Hvor kommer informasjonen i emnebeskrivelsen fra?
Informasjonen i EpN-emnebeskrivelsene hentes for det meste fra Emne samlebilde i FS. Her finner du en mer detaljert oversikt over alle feltene i emnebeskrivelsen og nøyaktig hvor de henter informasjon fra.
Semestersidene
Før emnene blir synlige for alle, er det også viktig å sjekke semestersidene.