Korrektur av emnebeskrivelser i Vortex

Sjekkliste for deg som skal korrekturlese

1. Finne filene

• Her finner du en liste over index-filene for kommende semester for din enhet.

2. Korrekturlese

• Lenker: Fungerer lenkene? Sjekk både vanlige lenker og lenker til emner, studieretninger og studieprogrammer (referansekomponenter).
• Har du opprettet et nytt emne? Husk å sjekke at det vises riktig i emneoversiktene (eksempel i lenken). 
• Skal noen av emnene legges ned? Da må de legges ned i EpN, og så legges ned i Vortex. Sett evt. status "Videreført".
• Overlapp: Stemmer informasjonen? Vær obs på at index-filen viser ikke friteksten om overlapp fra EpN.
• Emner med uregelmessig undervisning: Kommer dette tydelig frem i faktaboksen?
• Emner som går over flere semestre: Er det riktig informasjon om dette?
• Stemmer informasjonen om 
  • kontaktpunkt?
  • undervisningssemester?
  • undervisningsspråk?

3. Sjekk emneoversiktene

1. Kontroller at de instituttvise emneoversiktene bare lister emner som tilbys.

   Nedlagte emner fjernes fra lista ved å stille statusfeltet på emnemappa til nedlagt. Husk også at emnet skal legges ned i EpN. 

2. Semestervise instituttoversikter: Kontroller at det er riktige emner som kommer til å vises i filtreringsvalget for neste semester og semesteret etter.

   • De semestervise emneoversiktene styres av feltene "nivå" og "undervisning".

4. Melde inn/rette feil

Kontaktpunkt og undervisningssemester kan endres i Vortex, mens andre feil må rettes i FS. 

• Se hva som må endres hvor
• Se hva du kan gjøre med index-siden i Vortex

Har du funnet en feil som må rettes i FS? Se hvordan du gir beskjed om feil her:

• HF (inkludert STK): Feil i emnebeskrivelsene for HFs emner kan meldes inn via følgende nettskjema.
• MED: Hvis du oppdager feil på emnesidene i Vortex, skal det meldes inn via dette nettskjemaet.
• MN: Les mer om korrektur og innmelding av feil ved MN.
• SUM: Feil rapporteres inn på e-post til studentinfo@sum.uio.no.
• SV: Hvis du oppdager feil på emnesidene i Vortex, skal det meldes inn via dette nettskjemaet.
• UV: Feil i index-fil meldes til epn-hjelp@uv.uio.no så raskt som mulig. Vær presis på hva som er feil. Oppgi konkret hva som skal legges til og/eller hva som skal fjernes, og hvilken overskrift det ligger under.

Vanlige problemer og spørsmål

Index-filen for kommende semester har ikke blitt opprettet

Nye index-<semester>-filer opprettes ved hvert døgnskift ca. kl. 06.40.

Dette må være på plass for at index-filer skal bli opprettet:

• Emnet må ha minst en infotekst for det aktuelle semesteret i Emne samlebilde i FS - for eksempel UIOE-INNH (Kort om emnet)
• Emnet må ha registrert info-termin for det samme semesteret i Emne samlebilde i FS
• Infotekstene i Emne samlebilde i FS må være markert som inneværende eller førstkommende semester.

La oss si at index-v23 ikke er blitt opprettet. Sjekk først i Emne samlebilde i FS om emnet har infotekster for rett semester/år:

Sjekk i Emne samlebilde om emnet har infotermin for riktig semester og Publiser internt = J i Emne samlebilde:

Hvis emnet har infotekster og infotermin, og det er minst et døgn siden emnet ble eksportert til FS, ta kontakt med din fakultetskoordinator.

Et emne har fått to index-filer (norsk og engelsk)

Se under, "Noen av tekstene mangler i emnebeskrivelsen". Dette har oftest samme årsak.

Noen av tekstene mangler i emnebeskrivelsen, for eksempel "Kort om emnet"

Hvorfor skjer dette?

Dette skjer ofte hvis en eller flere av tekstene i FS har fått feil språkkode.

Språkkoden legges inn når emnet behandles i EpN:

Hvis "Kort om emnet" har språkkode Engelsk, mens de andre tekstene har språkkode Bokmål, vil det opprettes to index-filer:

• en index-<semester>-eng som inneholder "Kort om emnet"
• en index-<semester> som inneholder resten av tekstene

Hvordan retter jeg dette?

Sjekk i Emne samlebilde i FS om emnet har infotekster for rett semester/år og rett språkkode:

Er informasjonen i FS riktig?

Hvis emnet har infotekster med innhold, rett språk og rett semester, kan du prøve å tvangsoppdatere Vortex. Gå til fanen "Rediger" på emnebeskrivelsen i Vortex og trykk Lagre. Dette vil hente ny informasjon fra FS.

Hvis det ikke fungerer, ta kontakt med din fakultetskoordinator.

Er informasjonen i FS feil?

Hvis en eller flere av infotekstene har feil språkkode, må språkkodene i FS endres og index-filen som ikke skal brukes, må slettes. Se lokale veiledninger eller kontakt din fakultetskoordinator.

Undervisningssemesteret i emnebeskrivelsen er feil

Undervisningssemester hentes fra flere felter i FS og kan noen ganger være vanskelig å få ut på riktig måte i emnebeskrivelsen. Se oversikt over hvor informasjonen i dette feltet kommer fra.

Du kan overstyre undervisningssemester-informasjonen fra FS i emnebeskrivelsen ved å redigere index-filen i Vortex. 

Men husk at emner får nye emnebeskrivelser hver gang de gis. Hvis et emne skal endre rotasjon, er det best å få registrert dette riktig i FS, så du slipper å endre undervsningssemester i index-filen hver gang emnet skal gis.

Emnet vises i feil semester i emneoversiktene

Emneoversikten viser hvilke emner som skal gis et gitt semester. En del av kvalitetssikringen av emnesidene er å sjekke at de semestervise oversiktene stemmer for kommende semester. Noen ganger vises emner som henter data fra FS med feil semester i denne oversikten. Det gjelder spesielt emner som gis uregelmessig eller som bytter undervisningstermin, for eksempel fra vår til høst.

• Hvis et emne bytter undervisningstermin fra for eksempel vår til høst på fast basis, må dette registreres i FS. Her finner du en veiledning for hvordan dette skal registreres.
• Hvis et emne går uregelmessig, og du vil unngå at det vises i emneoversikten for ett semester:
  1. Rediger index-filen i Vortex.
  2. Sett "undervisningssemester" til "bestemt semester" (overstyrer data fra FS), la selve semesteret stå som "ikke satt".
  3. Lagre.
  4. Du bør også legge inn kort info i emneinfofeltet "undervisningssemester" i EpN/FS om når emnet går.

Jeg har rettet noe i FS, når oppdateres emnebeskrivelsen?

Hvis du har rettet noe i FS, men emnebeskrivelsen ikke oppdaters, kan det kan være forskjellige grunner til dette:

• Tidspunkt: Vortex oppdateres med nye data fra FS alle dager ca. kl. 6:15, 7:15, 8:15, 9:15, osv frem til kl. 21:15. Endringer kan dermed være gjort i FS, men ikke vises i Vortex. For å slippe å vente, kan du tvangsoppdatere Vortex. Gå til fanen "Rediger" på emnebeskrivelsen i Vortex og trykk Lagre. Dette vil hente ny informasjon fra FS.
• Formatering: Du kan ha lagt inn tekst-formatering i FS som ikke kommer over til Vortex.
• Type informasjon: Du kan ha lagt inn informasjon i EpN/FS som ikke vises direkte i emnebeskrivelsene. Her finner du en mer detaljert oversikt over alle feltene i emnebeskrivelsen og nøyaktig hvor informasjonen hentes fra.

Jeg trenger tidlig publisering av en emnebeskrivelse for kommende semester (EVU, Circle U, ISS, andre)

Jeg er saksbehandler på institutt e.l.:

• Ta kontakt med din fakultetskoordinator eller se lokale veiledninger.

Jeg er lokal studiewebredaktør e.l.:

• Hvis et institutt har behov for å publisere den nye emnebeskrivelsen tidligere enn mai / november, kan du gjøre dette manuelt i Vortex. NB: Du må ha Administrere-rettigheter til emnemappen i Vortex for å gjøre denne oppgaven. 

1. Logg inn i Vortex og gå til emnemappa
2. Finn index-filene, nærmere bestemt index og index-h23 (hvis høst 2023 er kommende semester)
3. Gi index nytt navn: index-h22 (hvis emnet gis hver høst) eller index-v23 (hvis emnet gis hvert semester)
4. Gi index-h23 nytt navn: index
5. Fjern adgangsbegrensningen på nye index
6. Avpubliser gammel index-h22/v23
7. Hvis emnet har index-eng og index-eng-h23, må du gjøre trinn 3-6 for disse to filene også
8. Gå til emnemappen og oppdater år og semester til kommende semester (fra høst 2022 til høst 2023 her)
9. Lagre.

Jeg trenger en emnebeskrivelse for et emne som skal gis om to semestre eller senere

Se beskrivelse av dette i EpN-veiledningen.

Et emne har fått index-fil for kommende semester, men emnet skal ikke gis allikevel. Hva gjør jeg?

Noen ganger blir et emne avlyst etter at det har blitt (a) behandlet i EpN, (b) eksportert tilbake til FS og (c) fått opprettet en emnebeskrivelse for kommende semester på uio.no. Hva gjør du med index-filen på uio.no i disse tilfellene? Du har flere alternativer:

1. Vurder om index-filen kan bli liggende på uio.no og publiseres sammen med de andre filene. Hvis du velger dette alternativet, vil emnebeskrivelsen oppdateres med evt. ny informasjon fra EpN/FS når filene publiseres - for eksempel endring i læringsutbytte. Det vil være tydelig for studentene at emnet ikke gis kommende semester så lenge du
   • oppdaterer informasjonen om undervisningssemester, så emnet ikke vises i emneoversikten for kommende semester (endre "Undervisning" under Fakta om emnet i Vortex eller i FS)
   • sørger for at emnet ikke har semesterside for kommende semester
2. Hvis informasjonen i index-filen som vil bli publisert er feil, og ikke kan vises på uio.no selv om det fremgår tydelig at emnet ikke skal gis kommende semester, kan du enten endre informasjonen i FS for at emnebeskrivelsen skal bli riktig og i tillegg oppdatere informasjon om undervisningsemester/fjerne semestersiden (se over), eller du kan fjerne index-filen helt. Å fjerne index-filen helt krever en del manuell jobb i FS og Vortex for FS-koordinator og studiewebredaktør. Slik gjør du det - avhengig av tidspunkt og status på index-filen i Vortex:
   • Før index-filen er tilgjengelig for alle (heter fremdeles "index-<semester>"):
     • Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS. Slett index-<semester>-filen/e i Vortex.
   • Etter at index-filen tilgjengelig for alle (har byttet navn til index):
     • Dette var første gang emnet skulle gå:
       • Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS.
       • Emnet finnes ikke lenger, og både index-filer og emnemappe i Vortex bør slettes
     • Emnet har gått tidligere, og det finnes minst en annen fil med type FS-emnebeskrivelse i emnemappa:
       • Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS.
       • Finn nyeste tidlegere index-side i Vortex
       • Sett år og semester på emnemappa til samme semester som nyeste tidligere index-side
       • Sjekk om det er en eller to sider for nyeste tidligere semester
       • Bytt navn på nyeste tidligere side/sider til index.html / index-eng.html
       • Publiser det som nå er index.html / index-eng.html

     • Emnet har gått tidligere, men det finnes ingen andre filer med type FS-emnebeskrivelse i emnemappa:

       • Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS.
       • Fjern år/semester-egenskapane til emnemappa i Vortex
       • Finn nyeste tidlegere index-side
       • Finn om det er en eller to sider for nyeste tidligere semester
       • Bytt navn på til nyeste tidligere side/sider til index.html / index-eng.html
       • Publiser det som nå er index.html / index-eng.html

Emnebeskrivelsen har ikke blitt publisert (tilgjengelig for studentene)

De nye filene blir først opprettet i emnemappen i Vortex med navn index-<semester>, for eksempel index-v24. Filene er bare synlig for ansatte, ikke studenter. Enhetene korrekturleser disse filene. Emnebeskrivelsene for kommende semester blir synlige for studentene ved at følgende skjer automatisk:

• filer med navn "index" bytter navn til "index-<tidligeresemester>" og avpubliseres
• filer med navn "index-<kommendesemester>" bytter navn til "index". Adgangsbegrensningen fjernes, og filen er nå den gjeldende versjonen av emnebeskrivelsen på uio.no.

Dette skjer automatisk et par dager før publiseringen av semestersidene - se årshjul for studieinformasjon på nett for nøyaktige datoer.

Har denne datoen passert, men filen du har korrekturlest er fremdeles adgangsbegrenset og navnet index-<semester>? Ta kontakt med din fakultetskoordinator.

Hvor kommer informasjonen i emnebeskrivelsen fra?

Informasjonen i EpN-emnebeskrivelsene hentes for det meste fra Emne samlebilde i FS. Her finner du en mer detaljert oversikt over alle feltene i emnebeskrivelsen og nøyaktig hvor de henter informasjon fra.

Semestersidene

Før emnene blir synlige for alle, er det også viktig å sjekke semestersidene.

Slik kvalitetssikrer du semestersidene.