Tilgang til selvbetjeningsportalen/betalmeg og DFØ-appen
Når kontraktsmottaker har signert kontrakten vil hen få tilgang til selvbetjeningsportalen/betalmeg og DFØ-appen.
Personer på time- eller månedskontrakt får tilgang til selvbetjeningsportalen og appen. Oppdragstakere får tilgang til betalmeg og appen. Der kan de se lønnsslipper, kontrakter, personopplysninger og mer.
Personer på timekontrakt må føre timer under "Mine kontrakter" i portalen eller appen.
Hvis kontraktsmottaker ikke får logget inn vil de ta kontakt med deg. Det kan være flere grunner til problemet.
Problemer som kan oppstå
Kontrakten er ikke signert
Du kan se i "Kontrakter" eller "Rapport" om kontrakten er signert. Send en ny lenke for signering (dfo.no).
Kontrakten er nettopp signert
Personen vil ikke kunne logge inn før dagen etter at kontrakten er signert, siden systemet trenger en natt for å oppdatere tilganger.
Kontrakten har ikke startet enda
Det er ikke mulig å logge inn før kontrakten har startet. Eksempel: Hvis kontrakten starter 1. januar, vil ikke personen kunne logge inn før denne datoen, selv om kontrakten er signerert før.
Kontrakten har nådd sluttdato
Personer på time- og/eller månedskontrakt mister tilgangen når kontrakten har nådd sluttdato. Oppdragstakere har tilgang i to år etter kontraktslutt. Se i "Kontrakter" eller "Rapport" for å se sluttdatoen på kontrakten. Seksjon for lønn kan forlenge tilgangen til timeansatte, men ikke hvis det er mer enn en måned siden kontraktsslutt. For mer informasjon om oppfølging se under Følge opp personer på timekontrakt. Tilganger til månedansatte blir ikke forlenget.
Det er feil med brukeren
Hvis personen ikke kommer inn selv med aktiv kontrakt, kan du be om å få tilsendt bilde av feilmeldingen. Send feilmeldingen videre til toa-hjelp@admin.uio.no med navn på ansatt og gjerne ansattnummer. Seksjon for lønn vil se om det er noe feil med brukeren og ta kontakt med DFØ ved behov.
Utenlandsk person uten norsk personnummer
Hvis personen ikke har norsk personnummer kan det bli feil med opprettelsen av FEIDE-brukeren på UiO.
Send e-post til it-hjelp@uio.no og sett den ansatte i kopi. Hvis personen har bilder av feilmeldingen må disse også sendes videre.
Følge opp personer på timekontrakt
Påminnelse om timeføring
UiO sender e-post en gang i måneden til alle som har en aktiv timekontrakt med en påminnelse om at de må føre timer.
Hvis en timeansatt tar kontakt med deg for å spørre hvordan de kan føre timer, kan du sende følgende veiledninger:
Kontrakten har nådd sluttdato
Timeansatte mister tilgangene når de ikke har en aktiv kontrakt. Du skal ikke opprette ny kontrakt for å forlenge tilgangen, da personen vil få mulighet til å føre timer i ny og gammel kontrakt.
Send e-post til toa-hjelp@admin.uio.no med navn og ansattnummer og be om tilgangsforlengelse. Dagen etter at Seksjon for lønn har forlenget tilgangen vil den timeansatte kunne logge inn. Siden det kun er tilgangen som forlenges må timer føres under "utgåtte kontrakter". Hvis personen får ny kontrakt vil hen automatisk få tilgang til systemet igjen og kan føre timer på gamle kontrakter.
Hvis det er mer enn en måned siden kontrakten gikk ut, må du sende inn timelister på papir.
Du skal fylle ut utbetalingsbilag for timekontrakt som har feilet og timelister. Dette skal sendes i internposten.
Får ikke til å føre timelister
Dersom personen ikke får til å føre timer, kan du fylle ut skjemaet utbetalingsbilag for timekontrakt som har feilet og timelister. Dette skal sendes i internposten.
Rutiner for toa-kontrakter
- Endre lønnstrinn/årslønn, avslutte kontrakt m.m.: Rutine for endring av toa-kontrakt
- Endre adresse, D-nummer: Rutine for endring av personinformasjon
- Endre delprosjekt i kontrakt, førte timer eller utbetaling av oppdrag: Rutine for endring i kontering og ompostering
- Rutine for sletting av kontrakt
- Rutine for endring av bankkonto
- Personen skal slutte på UiO og ønsker å få utbetalt feriepengene sine: Rutine for fratredelse og sluttoppgjør
Se hvordan du laster opp endringer i ePhorte (video)
Feriepenger
Personer på time- og månedskontrakt tjener opp feriepenger når de jobber på UiO.
Oppdragstakere får ikke feriepenger.
Feriepenger blir utbetalt i juni året etter at den ansatte har jobbet. Les mer om utbetaling av feriepenger.
Dersom en person slutter på UiO og ønsker å få utbetalt feriepengene sine, må det sendes inn skjema for sluttoppgjør.
Merk at personen må skatte av feriepengene sine hvis de utbetales samme år som de er opptjent.
Egenmeldt sykefravær for personer på time- eller månedskontrakt
Personer på time- eller månedskontrakt tildeles ikke automatisk kvote for egenmelding. Dersom en ansatt blir syk og ønsker å dokumentere fraværet med egenmelding, må nærmeste leder med oppfølgingsansvar vurdere om den ansatte har opptjent rett til å benytte egenmelding.
Rett til egenmelding
Er retten til å benytte egenmelding opptjent, må leder sende en henvendelse til ova-sl-fravaer@admin.uio.no og be om at det opprettes kvote for egenmelding. Gruppe for fravær og Nav-refusjoner (GRUF) oppretter kvote på bakgrunn av henvendelsen.
Den ansatte vil ha mulighet for å registrere egenmelding i selvbetjeningsportalen dagen etter at GRUF har behandlet saken og gitt tilbakemelding til leder. For at det skal utbetales lønn for dager med egenmelding må timelister sendes inn på papir.
Sykemelding
Dersom retten til å benytte egenmelding ikke er opptjent, må leder be den ansatte dokumentere fraværet med sykmelding.