Dokumentasjon
Dokumentasjon av fravær
Fraværet må dokumenteres med legeerklæring. Dette gjelder ikke i arbeidsgiverperioden når arbeidstakeren har rett til å nytte egenmelding.
Dersom arbeidstakeren ikke dokumenterer sykefraværet sitt tilfredsstillende, har arbeidsgiver rett til å stanse lønnen under sykdom, jfr. Statens personalhåndbok, fellesbestemmelsene § 18 nr. 5. Arbeidstakeren må varsles om evt. bortfall av lønn på forhånd.
Egenmelding
- Arbeidstaker må ha arbeidet ved Universitetet i Oslo i 2 måneder før rett til å bruke egenmelding. Går man direkte over fra stilling innenfor statlig sektor kan man se bort fra tomånedersperioden.
- Egenmelding kan brukes i 24 kalenderdager i løpet av en 12 måneders periode. Det er ikke begrensning på antall ganger retten kan benyttes.
- Arbeidstaker kan bruke egenmelding i opptil 8 kalenderdager sammenhengende. Fravær fredag og mandag telles som 4 egenmeldingsdager.
- Egenmelding kan bare brukes i arbeidsgiverperioden.
- Dersom arbeidstaker har vært syk i en hel arbeidsgiverperiode kan egenmelding ikke benyttes før etter 16 kalenderdager regnet fra gjenopptakelse av arbeidet.
- Egenmelding kan ikke kombineres med gradert sykmelding.
- Kan være at egenmelding kan knyttes til arbeidsgiverperioden i henhold til refusjon.
Med egenmelding menes at arbeidstaker melder fra til nærmeste leder om arbeidsuførhet på grunn av sykdom, uten å legge fram legeerklæring.
Sykmelding
For at den ansatte skal ha rett til lønn under sykefravær utover egenmeldingsperioden, må sykmelding leveres. Sykmeldingen kan ikke tilbakedateres av legen. Det kan gjøres unntak dersom arbeidstakeren var forhindret i oppsøke lege og det er godtgjort at arbeidsuførheten oppsto på et tidligere tidspunkt.
- Den sykmeldte må sende/levere sykmeldingsattest del C og D til enheten så snart som mulig etter at vedkommende har fått sykmeldingen.
- Arbeidstakere med flere arbeidsgivere skal sørge for at samtlige arbeidsgivere mottar originale sykmeldinger.
- Den sykmeldte må fylle ut punktene 8.1 -8.16 på sykmeldingen, egenerklæring.
- Enheten sender del D av sykmeldingen til Gruppe for fravær og NAV-refusjoner så snart som mulig.
- Legeattest er ikke gyldig dokumentasjon for refusjonskrav.
- Enheten må selv følge opp at det ved lengre sykefravær kommer sykmeldinger og påse at de er underskrevet av den syke. De må se at egenerklæringen er fylt ut, derunder ferietiden. Når arbeidstakeren friskmeldes har enheten ansvaret for å varsle Seksjon for lønn og Gruppe for fravær og NAV-refusjoner.
Som arbeidsgiver har UiO rett til refusjon fra NAV for forskuttert lønn under sykdom. Sykmeldingen er grunnlag for å kreve refusjon av sykepenger. Av samme grunn godtas ikke legeattest som dokumentasjon for sykefravær.
Forutsetning for at enhetene skal få refundert sykepenger er at sykmeldingene er riktig utfylt og sykmeldingens del D «Krav om sykepenger» oversendes Gruppe for fravær og NAV-refusjoner i Seksjon for lønn. NAV har en 3-måneders frist for å motta refusjonskrav. Da postgangen kan være sen, vær tidlig ute.
Svangerskapsrelatert sykefravær
Arbeidsgiver kan bli fritatt for arbeidsgiveransvar i arbeidsgiverperioden når sykefraværet er relatert til svangerskapet.
Blir søknad om dette innvilget, kan avgjørelsen få virkning inntil tre måneder forut for den dag det lokale NAV kontoret mottok søknaden.
- Ved svangerskapsrelatert sykefravær kan egenmeldinger benyttes til refusjonskrav.
- UiO søker refusjon for enkeltstående fraværsdager og sykmeldinger selv for én eller få dager.
- Når vedtak på Fritak grunnet svangerskap fra NAV foreligger, jf. folketrygdloven § 8-20, kan egenmeldinger benyttes til refusjonskrav i arbeidsgiverperioden.
- En arbeidstaker med vedtak har samme antall egenmeldingsdager som andre
- Når arbeidsgiverperioden er brukt opp, kan ikke den ansatte levere egenmelding før å ha vært friskmeldt minst 16 kalenderdager.
Søknad om fritak fra arbeidsgiverperiode grunnet svangerskap - NAV 08-20.20 (nav.no)
Langvarig eller kronisk sykdom
Dersom den ansatte har hyppige fravær på grunn av langvarig eller kronisk sykdom, kan NAV trygd etter søknad dekke arbeidsgivers utgifter til sykepenger i arbeidsgiverperioden.
- Søknad til NAV, kan fremmes av lege, arbeidsgiver eller arbeidstaker.
- Når vedtak på kronisk sykdom fra NAV foreligger, jfr. folketrygdloven § 8-20, kan egenmeldinger benyttes til refusjonskrav
- En arbeidstaker med vedtak har ikke flere egenmeldingsdager enn andre.
- Når arbeidsgiverperioden er brukt opp, kan ikke den ansatte levere egenmelding igjen før å ha vært friskmeldt minst 16 kalenderdager.
Søknad om fritak fra arbeidsgiverperiode grunnet kronisk sykdom - NAV 08-20.05 (nav.no)
Alternativer ved sykefravær
Aktivitet ikke mulig
Punkt 2.8 i kravblankett del D. 100 % sykmeldt. Full refusjon til UiO.
Gradert sykmelding
Punkt 4.1: Aktuelt der den sykmeldte kan utføre deler av sine vanlige arbeidsoppgaver, men med redusert arbeidstid. Refusjon til UiO etter sykmeldingsgrad. Jf. folketrygdloven § 8-13.
Reisetilskudd
Punkt 4.3: Istedenfor sykepenger kan det gis reisetilskudd til dekning av nødvendige og ekstra skyssutgifter til og fra arbeidsstedet. Transportbehovet må være midlertidig. Dager det utbetales reisetilskudd for, skal ikke regnes med i antall brukte sykepengedager, men man har ikke rett til ytelsen lenger enn man ville hatt rett til sykepenger. Reisetilskudd kan ikke ytes dersom sykepengerettighetene er brukt opp. Arbeidstaker legger ut for transport og sender kvitteringene til NAV trygd som refunderer til arbeidstaker direkte. Hvis arbeidstaker ikke har anledning til å forskuttere, kan vedkommende låne drosjekort hos arbeidsgiver. UiO sender regning etter mottak av faktura til NAV trygd. Jf. folketrygdloven § 8-14. Det begynner ikke å løpe en ny arbeidsgiverperiode når en går over fra sykmelding til reisetilskudd eller omvendt.
Behandlingsdager
Punkt 4.4: Innebærer at arbeidstakeren er sykmeldt enkeltdager i løpet av sykmeldingsperioden. Det vil si at arbeidstakeren regnes som 100 prosent arbeidsufør den dagen behandlingen gis. For en arbeidstaker med vanlig fem dagers uke vil en full arbeidsgiverperiode være 12 behandlingsdager. Hvis behandlingen gis med mindre enn 16 dagers mellomrom legges fraværsdagene sammen til en arbeidsgiverperiode. Ved avbrudd i behandlingen på mer enn 16 kalenderdager for eksempel på grunn av ferie, høytidsdager, starter en ny arbeidsgiverperiode. Jf. folketrygdloven § 8-4 tredje ledd bokstav b. Datoene til behandlingsdager må føres på sykmeldingsblanketten.
Inkluderingstilskudd
Inkluderingstilskudd (nav.no) kan ytes for sykmeldte arbeidstakere som mottar sykepenger eller rehabiliteringspenger og har behov for tilrettelegging. Tilskuddet kan ytes ved igangsetting og gjennomføring av tiltak i form av:
- utprøving
- tilrettelegging
- opplæring
- arbeidstrening
Ved UiO, bistår fysioterapeuten ved Enhet for bedriftshelsetjeneste (BHT) til å gjøre en arbeidsplassvurdering. I samarbeid med arbeidstaker utarbeider nærmeste leder en søknad til NAV om inkluderingstilskudd (nav.no). Kopi av søknaden sendes Gruppe for fravær og NAV-refusjoner i Seksjon for lønn for oppfølging av refusjon fra NAV.
Oppholdssted
Utgangspunktet for rett til sykepenger er at arbeidstakeren oppholder seg i Norge
Unntak:
Det er flere situasjoner hvor sykepenger kan ytes selv om personen ikke befinner seg i Norge. Det kan blant annet være i følgende situasjoner:
- For personer med spesielt medlemskap i folketrygden
- Den sykmeldte har søkt og fått godkjent fra NAV om sykepenger i en begrenset periode under opphold i utlandet.
Sykmeldt under utenlandsopphold
Er den ansatte på utenlandsferie eller utenlandstur av kortere varighet, så skal egenerklæring følge med den utenlandske sykmeldingen: Egenerklæring for utenlandske sykmeldinger - NAV 08-09.06 (nav.no).
Midlertidig utenlandsopphold i arbeid for norsk arbeidsgiver. Søk medlemskap under opphold utenfor Norge: Medlemskap utenfor Norge (nav.no). Send inn søknad så tidlig som mulig. Saksbehandlingstid i NAV er ca. 3 mnd. Tilleggsskjema ved midlertidige opphold i følgende land:
- Oversikt over trygdeavtaler (nav.no)
- Mer om trygdeavtalen med USA (nav.no)
- Mer om trygdeavtalen med Canada (nav.no)
For generell informasjon arbeid utenlands: Arbeid og opphold i utenlandet (nav.no)
- Norge har inngått trygdeavtaler med flere land: EØS -land (helsenorge.no) - E101 (word)
- Trygdeavtaler med andre land (nav.no)
- Blir den ansatte sykmeldt av lege i oppholdslandet, skal sykmelding sendes arbeidsgiver. Det skal alltid følge med egenerklæring slik at UiO kan søke refusjon i sykefraværet: Egenerklæring ved utenlandsopphold - NAV 08-09.06 (nav.no)
- Dersom den ansatte ikke er medlem av folketrygden, er det ikke sykepengerett med lønn fra UiO og lønn skal stoppes.
Dersom ansatt med lønn fra UiO ikke er medlem av folketrygden vil ikke trygdeavtalene Norge har med EØS land eller andre trygdeavtaler mellom landene være gjeldende. I disse tilfellene må den ansatte selv ordne med trygdeordninger i det nye bostedslandet eller private forsikringsordninger.
Refusjon til UiO
Hva får UiO refundert fra NAV?
- Sykefravær over 16 kalenderdager er refusjonsberettiget. Sykmeldingsblankett del D ferdig utfylt, se veiledning (pdf), er utgangspunktet for kravet. Egenmelding innen 16 kalenderdager forut for sykmelding slås sammen med sykmeldtperioden.
- Sykepengegrunnlaget kan ikke overstige seks ganger grunnbeløpet i folketrygden. Maksimum refusjon er da tilnærmet lik dagsatsen i ltr. 55. Den som er sykmeldt beholder sin lønn fullt ut og har rett til alle lønnsjusteringer som måtte følge av ansettelsen i løpet av året. UiO får refusjon etter den lønn vedkommende hadde ved sykmeldingstidspunket. Refusjonen følger folketrygdlovens bestemmelser om sykepenger, noe som innebærer snevrere tilbakeføring enn det de reelle lønnsutgiftene utgjør. Anslagsvis får UiO refundert ca. 75 prosent av lønnsutgiftene. Lønnsutgifter utover dette må dekkes av enhetens eget budsjett.
- Sykepengerefusjonen fra folketrygden tar utgangspunkt i en dagsats i 5 dagers uke i maksimum 248 dager som er ca. 1 år.
- For midlertidig ansatte som har en fastsatt sluttdato stoppes refusjonen når arbeidsforholdet opphører. Den sykmeldte vil da få sykepenger direkte fra NAV.
- Når trygden har utbetalt sykepenger i til sammen 248 dager i de siste tre årene, opphører retten til sykepenger. Ny refusjon vil ikke bli gitt før arbeidstakeren har vært helt arbeidsfør i 26 sammenhengende uker.
Bokføring av trygderefusjonskrav og oppgjørsskjema fra NAV
- Sykepenger blir bokført på konto 5802 i påfølgende lønnskjøring etter at fraværet er registrert i SAP-HR. Denne kontoen viser hva du kan forvente av refusjoner, det vil si utestående fordringer hos NAV. Eventuelle korreksjoner blir bokført på samme konto.
- Oppgjørsskjema fra NAV med utbetalinger fra forrige måned, blir lastet inn i SAP-HR rundt den 6. hver måned og bokført i påfølgende lønnskjøring. Eksempel: Utbetalinger fra NAV i august, vil bli lest inn og bokført ca. 6. september.
- Arbeidsgiveravgiftgrunnlaget blir samtidig redusert i denne bokføringen.
- Både bokføring av krav og innbetalinger blir registrert/oppdatert i SAPDFØ og overført automatisk til OA 2 ganger i måneden, ved hver lønnskjøring.
Feriepenger og sykepenger
Det beregnes feriepenger av sykepenger i følgende perioder:
- 48 sykepengedager per kalenderår.
- 60 sykepengedager per kalenderår dersom det er innvilget fritak fra arbeidsgiveransvar
Trygden beregner feriepenger etter en prosentsats på 10.2 %. For de over 60 år, er satsen 12.5 %. Feriepenger refunderes til UiO i siste halvdel av mai måned i det påfølgende året. Kontoen som benyttes i OA er 5850
Arbeidsgiveravgift og sykepenger
- Samtidig med innlesning av oppgjørsskjemaet fra NAV i SAP-HR, dannes det en lønnsart med fradrag for arbeidsgiveravgiften. Arbeidsgiveravgift av trygderefusjoner og arbeidsgiveravgift av feriepenger vil bli trukket fra på neste terminoppgave til kemneren.
- Sats for arbeidsgiveravgift er 14,1 %.
