Generelt om håndtering av varslingssaker

• Generelt om håndtering av varslingssaker
  • Alle varsler skal håndteres i tråd med UiOs varslingsrutiner.
• Innledende undersøkelser
  • Bekreftelse på mottatt varsel, kartlegging og innkalling til møter
• Gjennomføre møter
  • Møter både med varsler og den det varsles mot
• Avslutning og videre oppfølging
  • Hvordan avslutte sak og konkludere, og følge opp videre med tiltak

• Alle henvendelser skal tas på alvor og håndteres i tråd med UiOs varslingsrutiner.
• Varslingssaker skal følge forvaltningslovens regler om saksbehandling, det vil blant annet si at reglene om kontradiksjon, utredningsplikt og veiledningsplikt kommer til anvendelse.
• Alle saker skal behandles fortrolig. Det innebærer at identiteten til varsler og den/de det er varslet om ikke skal gjørs kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre behandling av saken.
• Reglene for taushetsplikt gjelder ved håndtering av varslingssaker. Alle saker skal behandles konfidensielt.
• Arbeidstakere som varsler om kritikkverdig forhold skal vernes mot gjengjeldelse, og varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser.
• Anonyme varsler skal undersøkes/behandles. Anonyme kilder kan være like mye verdt som åpne kilder.
• Dersom en ansatt varsler på sin nærmeste leder om forhold som omhandler mobbing, diskriminering, trusler, vold, overgrep eller andre former for trakassering, skal leder på nivået over overta personalansvaret for den ansatte mens varslingssaken behandles. Den ansatte skal få beskjed om hvem som har overtatt personalansvaret midlertidig.  
• Oppfølging av varslingssaker kan ikke delegeres til en leder under nivå 3.

Til deg som skal følge opp saken

• Vurder behovet for umiddelbare tiltak. 
• Vurder egen habilitet. Ta kontakt med Avdeling for organisasjon og personal dersom du har behov for hjelp til å vurdere dette. 
• Utarbeid en tidsplan som beskriver prosessen og tidsaspektet i oppfølgingen av saken.
• Bevar nøytralitet – ikke konkluder på forhånd eller underveis – vær objektiv.
• Arbeidsgiver har omsorgsplikt for begge parter og skal påse at arbeidsmiljøet er forsvarlig. Kontakt Bedriftshelsetjenesten ved behov.
• Taushetsplikten er viktig i håndteringen av varslingssaker. Vurder derfor nøye hvor mye informasjon som bør gis til andre ansatte underveis og i etterkant av saken, for å opprettholde et godt arbeidsmiljø. Drøft dette eventuelt med de saken gjelder.
• Dokumenter all aktivitet i saken.

Mediehåndtering

• Vær bevisst på at media kan ha stor interesse for saken.
• Husk at du har taushetsplikt og ikke kan uttale deg om personalsaker i media.
• Avklar med fakultetet, og eventuelt UiO sentralt om hvem som uttaler seg til presse og hvilken informasjon som kan gis ut.
• Innsynsbegjæringer fra media eller andre håndteres etter offentlighetsloven.