Formål og prosess
Formålet med introduksjonsprogrammet er at alle nyansatte skal få en god organisasjonsforståelse og oppleve tilhørighet til Institutt for klinisk medisin.
Programmet består av ulike aktiviteter og tiltak fordelt på generell og overordnet informasjon fra instituttledelse og administrasjon, samt lokale klinikkvise aktiviteter i de ulike fagmiljøene.
Se prosesskjema i større pdf-format
God start på hverdagen
Instituttledelsen er opptatt av å gi nyansatte en god start, og ønsker at programmet skal bidra til å gjøre arbeidshverdagen enklere for den ansatte.
Gjennom introduksjonsprogrammet ønsker vi å gi en god innføring i instituttets organisasjon, verdier og handlingsplaner, samtidig som vi gir praktisk og nyttig informasjon om arbeidsverktøy, hjelpemidler og støttefunksjoner.
Vi vil også fokusere på samarbeidet med universitetssykehusene og de utfordringene som ligger i å jobbe i grenseflaten mellom to store og kompliserte organisasjoner.
I god tid før oppstart vil alle nyansatte få tilsendt en velkomstpakke med praktisk og nyttig informasjon om UiO, fakultet og institutt, fagmiljøet man skal jobbe i, oppstartsaktiviteter, nøkkelpersoner og kontaktinformasjon.
Velkomstmøtet
Et annet sentralt element i introduksjonsprogrammet er instituttleders velkomstmøte.
Alle nyansatte inviteres til velkomstmøte for å møte instituttledelsen og administrative nøkkelpersoner, og får samtidig en gjennomgang av instituttets virksomhet, mål og ambisjoner for undervisning og forskning.
Velkomstmøtene arrangeres 2-3 ganger per semester.
Lokalt ansvar
Imidlertid er det fortsatt slik at den viktigste introduksjonen foregår i fagmiljøene, og ansvaret ligger hos nærmeste leder.
For å sette klinikkene bedre i stand til å motta nyansatte på en god måte har vi også utviklet enkelte nye verktøy for ledere og administrativt personell på klinikknivå.
God introduksjon bidrar til å gi den nyansatte nødvendig organisasjonsforståelse, en positiv innstilling, kunnskap om arbeidsoppgaver, arbeidsmetodikk, systemer, rutiner og støttefunksjoner, introduksjon til fagmiljøet, faglig veiledning, en bedre læringssituasjon og en enklere arbeidshverdag ved instituttet.
Instituttet har en komplisert organisasjonsstruktur og er mangefasettert. Introduksjon for nye medarbeidere må ta høyde for lokale og individuelle tilpasninger avhengig av stillingskategori, lokasjon og fagmiljø.
Introduksjonsplan
God introduksjon bidrar til å gi den nyansatte nødvendig organisasjonsforståelse, en positiv innstilling, kunnskap om arbeidsoppgaver, arbeidsmetodikk, systemer, rutiner og støttefunksjoner, introduksjon til fagmiljøet, faglig veiledning, en bedre læringssituasjon og en enklere arbeidshverdag ved instituttet.
Forhåndsplanlegging og et strukturert opplegg er av stor betydning for en vellykket introduksjon.
Ansvaret for introduksjon av nyansatte ligger alltid hos nærmeste leder. Støttepersoner for leder er klinikkens administrative UiO-stab og personalrådgiver. Ved Klinmed finnes det imidlertid et strukturert program med ulike introduksjonsaktiviteter fordelt på generell og overordnet introduksjon fra instituttledelse og sekretariat, samt lokale klinikkvise aktiviteter i de ulike fagmiljøene.
Introduksjonsplanen er ment som et hjelpemiddel for planlegging og gjennomføring av introduksjon for nyansatte. Planen er generell, og det kan være nødvendig med lokale og individuelle tilpasninger avhengig av stillingskategori, lokasjon, miljø og lignende.
Forberedelser / før tiltredelse
|
Tid |
Aktivitet |
Ansvarlig |
Merknader |
|---|---|---|---|
|
Etter signert kontrakt |
Oversende velkomstpakke |
Personalseksjonen |
Velkomstfolder inneholder:
|
|
Ved avklart startdato
|
Registrering av den nyansatte i SAP |
Personalseksjonen |
Personalrådgiver følger opp registrering vs Seksjon for lønn slik at brukerkonto, epost og nødvendige tilganger kan opprettes og være aktive fra dag 1. |
| Sørge for registrering i alle andre nødvendige administrative systemer, se oversikt | Nærmeste leder | Dette sikrer at den nyansatte er klar til innsats fra dag 1. | |
|
Utpeke kontaktperson/fadder |
Nærmeste leder |
Kontaktpersonen tilhører fagmiljøet og har et særskilt ansvar for at den nyansatte finner seg til rette. Kontaktpersonen er behjelpelig med informasjon om arbeidsmessige, sosiale, tekniske og administrative forhold |
|
|
Møte mellom nyansatt, nærmeste leder og kontaktperson/fadder
|
Nærmeste leder |
Avtale og forberede introduksjonsfasen |
|
|
Før tiltredelse
|
Avklare hvem som skal ha ansvar for hva i introduksjonsfasen, og utarbeide introduksjonsplan
|
Nærmeste leder i samarbeid med adm.koordinator/UiO-stab for klinikken |
|
|
Arbeidsplan for de første månedene
|
Nærmeste leder |
For vitenskapelige: Planlegge arbeidsbelastningen de første 2-3 mnd slik at det avsettes tid til å forberede undervisning og forskning. For admin og tekniske: Planlegge introduksjon, veiledning og opplæring slik at arbeidsgivers forpliktelser iht prøvetidsreglene blir overholdt |
|
|
Informere øvrige ansatte
|
Nærmeste leder eller adm. koordinator |
Samtlige ansatte i klinikken/enheten bør være orientert om når en ny kollega tiltrer og hvor vedkommende skal jobbe |
|
|
Tilrettelegge arbeidsplassen |
Lokal administrasjon/UiO-stab for klinikken
|
Sørge for kontorplass/lab-plass, telefon, PC, nett-tilganger, øvrig nødvendig utstyr |
Tiltredelsesdagen
|
Aktivitet |
Ansvarlig |
Merknader |
|---|---|---|
|
Ta imot den nyansatte |
Leder / kontaktperson |
Være tilstede og tilgjengelig |
|
Bekrefte tiltredelse |
Leder/adm. koord. |
Tiltredelse bekreftes til Personalrådgiver som videresender til Seksjon for lønn slik at brukerkonto kan aktiveres |
|
Gjennomgang av introduksjonsplanen |
Leder / kontaktperson |
|
|
Praktisk informasjon. Lokal introduksjon til fagmiljø og oppgaver |
Lokal UiO stab Leder / kontaktperson |
Nødvendig praktisk informasjon om lokaler, fasiliteter, støttefunksjoner, adgangskort/nøkler, ID-kort (sykehus og UiO), parkering etc. Gjennomgang av stillingsbeskrivelse, oppgaver og myndighetsforhold |
|
Påmelding til instituttets velkomstmøte for nyansatte |
Leder / kontaktperson |
Velkomstmøtet er obligatorisk for nyansatte og arrangeres 2 ganger pr semester (januar, mai, september, november) |
De første ukene
|
Aktivitet |
Ansvarlig |
Merknader |
|---|---|---|
|
Daglig sosial oppfølging |
Kontaktperson/fadder |
Kontaktperson/fadder bør ha daglig personlig kontakt med den nyansatte de første par ukene |
|
Avklare opplæringsbehov (internt og eksternt) |
Nærmeste leder |
|
|
Klinikkvise introduksjonsaktiviteter
|
Nærmeste leder |
Aktivitetene vil variere avhengig av stillingskategori, klinikk og fagmiljø: se introduksjonsplaner i høyremargen. |
|
Gjennomføre regelmessige faglige tilbakemeldings- og oppfølgingssamtaler |
Nærmeste leder, veileder eller prosjektleder |
Nærmeste leder bør holde seg løpende oppdatert om utviklingen i arbeidet. I tillegg til daglig oppfølging bør det avtales tidspunkter for mer systematiske samtaler hvor utviklingsarbeidet dokumenteres. Dette er viktig også i forhold til prøvetidsbestemmelsene i statsansatteloven. |
|
Velkomstmøte ved Institutt for klinisk medisin
|
Instituttet arrangerer |
Velkomstmøtet er obligatorisk for nyansatte. Møte med instituttleder, administrasjonssjef og nøkkelpersoner i instituttadministrasjonen. Fokus på instituttets strategi, verdier, organisasjon, forskning, undervisning, samarbeidet med universitetssykehusene, presentasjon av fagavdelinger og støttefunksjoner, samt nødvendig administrativ informasjon. |
|
Påmelding til universitetets introduksjonskurs for nyansatte |
UiO arrangerer |
Personalavdelingen ved UiO sender innkalling til kurs for nyansatte. Kurset holdes en gang pr semester med orientering om UiOs organisering, styringsstruktur og personalpolitikk. På kurset deltar bl.a. rektor, universitetsdirektør, personaldirektør og fagavdelingene |
De første 6 månedene
|
Aktivitet |
Ansvarlig |
Merknader |
|---|---|---|
|
Grundig oppfølgingssamtale med den nyansatte etter ca 2 mnd og etter ca 4 mnd |
Nærmeste leder |
Evaluering av utviklingen så langt. Bør være så reell og presis som mulig med tilbakemelding fra begge parter. Avtal tidspunkt for oppfølgingssamtaler i begynnelsen av ansettelsesforholdet, og sett av god tid til samtalen. |