Du som nærmeste leder har ansvar for mottaket og oppfølgingen av den nyansatte, og for å planlegge onboardingen. Ansvaret innebærer å identifisere en fadder og andre kollegaer som kan bistå deg med onboardingen.
Begynn planleggingen tidlig
Det er lurt å begynne planleggingen tidlig. Gjerne allerede så snart den nyansatte har signert ansettelseskontrakten.
1. Gjør deg kjent med UiOs rutiner for onboarding
2. Bruk NHMs sjekkliste
Bruk NHMs sjekkliste for å være sikker på at du husker på alt. Opprett en mappe som bare du har tilgang til hvor du lagrer sjekklisten, og etter hvert de andre onboarding-dokumentene.
- Last ned NHMs sjekkliste for leder (adgangsbegrenset)
3. Identifiser fadder og kollegaer som kan hjelpe deg
Onboardingen av den nyansatte er ditt ansvar, men du bør involvere og få hjelp av andre. Identifiser hvilke kollegaer som kan bistå deg i planleggingen og gjennomføringen av onboardingen, og hvem som egner seg som fadder for den nyansatte.
4. Lag et introduksjonsprogram
Lag et program for onboardingen. Se tilpassede veiledninger for onboarding i de ulike seksjonene, av nye ledere og nyansatte fra utlandet lenger ned.
Det ferdige programmet sender du til den nyansatte sammen med annen relevant informasjon et par uker for tiltredelse.
Mal
Du kan benytte NHMs mal og tilpasse den som du ønsker. Første side er en overordnet plan for den nyansattes første år. Andre side er et program for de to første ukene på jobb. Det er fint for den nyansatte å ha et godt, lett og luftig program den første tiden. Programmet bør være fleksibelt og bør kunne tilpasses den nyansattes behov etter hvert.
- Last ned NHMs mal for introduksjonsprogram (adgangsbegrenset)
Veiledninger for onboarding i de ulike seksjonene, av nye ledere og nyansatte fra utlandet
Administrasjonen
Nyansatte i administrasjonen følges opp individuelt med hensyn til relevant opplæring og aktuelle kurs knyttet til stillingens ansvarsområde.
Nyttig informasjon og aktuelle UiO-kurs for ansatte i administrasjonen:
- Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ)
- DFØ sitt nettkurs i økonomiregelverk
- UiO-kurs i
Seksjon for botanisk hage
Nyansatte i seksjon for botanisk hage følges opp individuelt med hensyn til relevant dokumentert og sertifisert opplæring.
Sesongmedarbeidere skal lese følgende sjekkliste og følge de instrukser den gir. Sjekklisten underskrives ved oppstart av ansettelsesforholdet.
Sjekklisten er også relevant for øvrige nyansatte i seksjonen.
- Sjekkliste for sesongarbeidere (adgangsbegrenset)
Seksjon for forskning og samlinger
Planlegging og gjennomføring av onboarding i SFS skjer i samarbeid mellom forskergruppeleder og prosjektleder. For onboarding av ph.d.-stipendiater må planleggingen og gjennomføringen også gjøres i samarbeid med stipendiatens hovedveileder.
Nyansatte stipendiater og postdoktorer med pliktarbeid må inngå en pliktarbeidsavtale med NHM senest to måneder etter tilsetting. Sammensetning av pliktarbeidet skal være variert og innenfor museets arbeidsområder. Det kan være relevant å legge møter med seksjonene pliktarbeidet skal utføres i inn i introduksjonsprogrammet.
Introduksjon av nye ph.d.-stipendiater er også regulert av MN-fakultetet og ph.d.-utvalget ved NHM sine rutiner. Nye ph.d.-kandidater skal ha et velkomstmøte med ph.d.-utvalget og gjennomføre en oppstartssamtale med veileder (induction conversation).
Det er også viktig å sikre at nye ph.d.-kandidater får et introduksjon med økonomi-avdelingen kort tid etter tiltredelse.
Seksjon for konservering og forskningsteknikk
Som nyansatt ved SKF er det viktig å kjenne til de grunnleggende regler for laboratorier og samlingsdrift. Derfor skal alle nyansatte ta:
- Kurs i gass-sikkerhet
- Kurs i kjemikaliesikkerhet
- Grunnleggende laboratoriesikkerhet
- Førstehjelpskurs
Opplæring i samlingsdrift vil bli gitt ved den enkelte samlingen av kvalifisert personell.
Ut fra arbeidsoppgavene kan enkelte kurs også være påkrevd:
- Brukerkurs i strålevern for arbeid med åpne radioaktive kilder
- Kompetansebevis tilknyttet arbeidsprosesser, eks varmearbeider, arbeid i høyden, småelektrisk verktøy
- Førerbevis; bil, lift, truck etc.
Seksjon for utadrettet virksomhet
Planlegging og gjennomføring av onboarding av nyansatte i faggruppene skjer i samarbeid mellom seksjonsleder og gruppelederne.
UTAD har egne sjekklister for opplæring av butikkansatte, museumsverter og klimaverter.
- Sjekkliste for opplæring av butikkansatte (adgangsbegrenset)
- Sjekkliste for opplæring av museumsvert (adgangsbegrenset)
- Sjekkliste for opplæring av klimavert (adgangsbegrenset)
Aktuelle UiO-kurs for ansatte i UTAD
Nyansatte fra utlandet
Nye utenlandske medarbeidere kan være lite kjent med norsk arbeidsliv, sosiale normer og praktiske ting som må ordnes. Møtet med det norske systemet og byråkratiet kan oppleves som vanskelig, spesielt i forbindelse med ankomst. Behovet for informasjon og gjennomtenkt tilrettelegging både før de kommer og i tiden etter at de har begynt i stillingen, vil være større enn for norske nyansatte.
Dersom du venter en nyansatt fra utlandet, se NHMs nettside med informasjon om mottak fra utlandet.
Onboarding av nye ledere
Planlegging av onboarding av nye ledere gjøres i samarbeid med HR-avdelingen. Onboardingen tilpasses den enkelte leder.
Nye ledere skal få god innføring i museets virksomhet, overordnede policyer, strategier og handlingsplaner, og i hvordan det er å være leder på museet.
Følgende introduksjonsmøter skal inngå i onboardingen:
Hva |
Hvem |
|
Introduksjon til NHM - museets virksomhet, rolle og organisasjonsstruktur. |
Museumsdirektør, ev. nærmeste leder |
|
Introduksjon til seksjonenes virksomhet og samtale om mulige samarbeidspunkter |
Bilaterale møter med seksjonsledere |
| Introduksjon til personalpolitikk, personaloppfølging og rekruttering og ansettelsesprosesser på museet | HR-sjef |
| Innføring i museets økonomi, budsjett, innkjøpsregler og -system. | Økonomisjef |
| Introduksjon til museets arbeid med HMSB | HMSB-koordinator |
| Introduksjon til museets arbeid med likestilling, inkludering og mangfold |
Rådgiver likestilling, inkludering og mangfold |
UiO-kurs for ledere
UiO tilbyr regelmessig kurs for ledere. Her finner du oversikt over lederkurs.
HMS-kurs
Ledere ved UiO som har personalansvar skal ta modul 5 og 6 i HMS-grunnkurset.
Ledere oppfordres også til å gjennomføre UiO sitt e-læringskurs om HMS.
Mentor
For nye ledere kan det vurderes en mentor som vedkommende kan sparre med den første tiden.
Nyansattsamtaler
Leder skal gjennomføre til sammen 5 nyansattsamtaler med den nyansatte i løpet av det første året.
Samtalene er nyttige både for den nyansatte og for deg som leder. De gir en god mulighet til å bli kjent, og til å avklare forventninger og spørsmål knyttet til rollen underveis. Samtalene vil bidra til å gi dere en felles forståelse av rollen, og den nyansattes oppgaver. Det vil gjøre at den nyansatte raskere kan bli en ressurs og gi et godt grunnlag for videre samarbeid.
Bruk malen for nyansattsamtaler som rettesnor. På siste side i dokumentet kan du notere deg oppfølgingspunkter til neste gang. Lagre notatet i mappen sammen med de andre onboarding-dokumentene.
Avrunding og evaluering av onboardingen
Det er naturlig å evaluere onboardingen i den siste nyansattsamtalen. Snakk med den nyansatte om hvordan onboardingen har fungert. På den måten kan museet få nyttige innspill til forbedringer. Videreformidle gjerne innspill til avdeling for personal og HR dersom det er relevant.
Nyansattsamtalene avløses av medarbeidersamtaler.