Hvilke personvernrettigheter har den som personopplysningene gjelder?
Når UiO behandler vurderinger eller opplysninger om bestemte enkeltpersoner, for eksempel ansatte, studenter, gjesteforskere, gjester eller respondenter/informanter i forskningsprosjekter, har disse personene visse personvernrettigheter.
Rettighetene følger av personvernforordningen og personopplysningsloven. Følgende rettigheter er de viktigste:
- retten til informasjon: Når UiO innhenter opplysninger direkte fra den registrerte, har han/hun blant annet rett på å få vite kontaktopplysningene til behandlingsansvarlig og personvernombudet, formålet og det rettslige grunnlaget for behandlingen, eventuelle mottakere av opplysningene, tidsrommet personopplysningene vil bli lagret, samt de øvrige rettigheter personen har etter personvernlovgivningen. UiO har en tilsvarende informasjonsplikt når det innhentes opplysninger om enkeltpersoner fra andre enn vedkommende selv
- retten til innsyn: Den registrerte har rett til å be om å få innsyn i personopplysninger som UiO behandler om han/henne. Den enkelte kan også be UiO om informasjon om hva som er gjort for å sikre at opplysninger som gjelder han/henne blir behandlet på en sikker måte
- retten til å kreve retting: Den som opplysningene gjelder har rett til å be UiO om å korrigere uriktige, ufullstendige eller utdaterte opplysninger om seg selv
- retten til å kreve sletting: Den registrerte har på visse vilkår rett til å få personopplysninger om seg selv slettet av UiO. Dette kan for eksempel skje dersom den registrerte trekker tilbake samtykket til ligger til grunn for behandlingen, personopplysningene er blitt behandlet ulovlig eller personopplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for
- retten til begrenset behandling: Den registrerte har på visse vilkår rett til å kreve at UiOs behandling av personopplysninger om seg begrenses. Dette kan for eksempel skje dersom behandlingen er ulovlig og den registrerte motsetter seg sletting
Dersom UiO behandler personopplysninger med grunnlag i samtykke fra den som opplysningene gjelder, for eksempel respondenter eller informanter i forskningsprosjekter, har den enkelte rett til å når som helst trekke sitt samtykke tilbake. UiO må da slette eller anonymisere alle opplysninger som vedkommende har gitt samtykke til at UiO kan behandle om han/henne.
Den som opplysningene gjelder kan kreve erstatning fra UiO dersom han/hun har lidd økonomisk eller ikke-økonomisk overlast som følge av alvorlige personvernkrenkelser ved behandling av personopplysninger.
I tillegg har allmenheten («alle og enhver») rett til å få generell informasjon om hvordan UiO behandler personopplysninger i forskning, undervisning, administrasjon og formidling. Det skal blant annet informeres om hvilke typer personopplysninger UiO behandler og hva opplysningene brukes til.
UiO informerer studenter om dette i sin personvernerklæring.
Hvem kan ansatte, studenter, gjesteforskere og gjester henvende seg til for å ivareta sine personvernrettigheter?
Det er eierne av UiOs elektroniske tjenester og systemer som forvalter personvernrettighetene til ansatte, studenter, gjesteforskere eller gjester ved UiO.
Den enkelte skal ta kontakt med utøver av behandlingsansvaret ved UiO dersom han/hun ønsker å gjøre sine rettigheter gjeldene i relasjon til et bestemt system eller tjeneste. Dette kan gjøres ved å sende e-post til følgende adresse: behandlingsansvarlig@uio.no.
Dersom den enkelte ikke får den hjelpen som han/hun trenger fra utøver av behandlingsansvaret, kan vedkommende henvende seg til personvernombudet ved UiO. Dette gjøres ved å sende e-post til følgende adresse: personvernombudet@uio.no.
Hvem kan deltakere i forskningsprosjekter – respondenter eller informanter – henvende seg til for å ivareta sine personvernrettigheter?
Det er lederne av forskningsprosjekter ved UiO som forvalter personvernrettighetene til respondenter eller informanter i forskningsprosjekter.
Personer som deltar som respondenter eller informanter i forskningsprosjekter som gjennomføres ved UiO, må ta kontakt med lederen av det aktuelle forskningsprosjektet dersom han/hun ønsker å gjøre sine rettigheter gjeldende, for eksempel hvis de vil trekke tilbake sitt samtykke til å delta i prosjektet.
Dersom respondenter eller informanter i forskningsprosjekter ikke får den hjelpen de trenger fra prosjektleder, kan de henvende seg til utøver av behandlingsansvaret ved UiO. Dette gjøres ved å sende e-post til følgende adresse: behandlingsansvarlig@uio.no.