Prosjektgruppe, styringsgruppe, faggrupper, ressursteam og lokalt innføringsansvarlige

Prosjektgruppa

Prosjektet skal gjennom konkrete aktiviteter lokalt bidra til å sikre det overordnede strategiske målet om at UiO i samarbeid med BOTT (Universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og NTNU) skal forenkle, forbedre og fornye de administrative prosessene for å frigjøre ressurser.

Våren 2021 er det 9 personer fra Avdeling for administrativ støtte som utgjør prosjektgruppen. Prosjektet er organisert som dere kan se her (ppt).

Styringsgruppa

Styringsgruppa har det overordnede ansvaret for prosjektet og skal blant annet sørge for en enhetlig rettledning til prosjektet.

• Deltakere i styringsgruppa:
  • Ellen Johanne Cæsar (leder) (ØVA)
  • Irene Sandlie (AP)
  • Kjetil Kirkebø (USIT)
  • Jo Døhl (MN)
  • Knut Tore Stokke (MED)
  • Trude Jensen (HF)

Faggrupper

Faggruppene er nasjonale grupper med ressurser fra alle de fire universitetene. Faggruppene jobber med å etablere felles praksis, løsninger og tjenester. Alle faggruppene har som mål å finne de beste, fremtidsrettede løsningene for alle fire universitet.  

• Faggruppe og UiOs ressurser inn i faggruppen:
  • Økonomimodell: Tone Rogstadkjærnet (SR, ØVA)/Terje Bakke (SPP, ØVA)
  • Regnskap: Tone Rogstadkjærnet (SR, ØVA)
  • Budsjett og prognose: Marianne Flesland (SPP, ØVA)
  • Prosjektøkonomi: Thomas Kjensli (SR, ØVA)/Terje Bakke (SPP, ØVA)
  • Behov til betaling: Lars Myhrvold (SR, ØVA)
  • Fordring til betaling: Erik Vollen (SR, ØVA)
  • Lønn: Christopher Brown (SL, ØVA) og Kari Oline Bergstrøm (SPP, ØVA)
  • Tilsetting og arbeidskontrakt: Bjørn Egil Haugen (SPP, ØVA) 
  • Integrasjoner: Elisabeth Kolstad (SAF, ØVA)
  • Arkitektur: Raymond Qian (USIT, LOS)
  • Sikkerhet: Espen Grøndahl (USIT, LOS)
  • Felles kommunikasjon: Tori Norheim Sandlie (SI, ØVA)

Ressursteam

Ressursteamene er sammensatt av personer fra enhetene og LOS, og er sparringspartnere for faggrupperepresentatene. Hensikten er at faggrupperepresentantene skal kunne avsjekke den felles standard som utvikles i BOTT, med tanke på om noe er glemt, noe ikke er tenkt på og lignende.

Budsjett/Prosjekt/Økonomimodell:

• Thomas Kjensli (LOS, ØVA)
• Tone Rogstadkjærnet (LOS, ØVA)
• Terje Bakke(LOS, ØVA)
• Dalibor Bosnjak (MN)
• Fredrik Emil Olsbu (SV)
• Gaute Frøisland (MED)
• Jon Christian Ottersen ( LOS, ØVA)
• Frode Bremnes (MN)
• Morten Skare (LOS, ØVA)

Lønnsprosesser:

• Christopher Martin Brown (LOS, ØVA)
• Kari Oline Bergstrøm (LOS, ØVA)
• Bjørn Egil Haugen (LOS, ØVA)
• Mari Theodorsen (LOS, AP)
• Thoril Kristiansen (MED)
• Jon Arne Sneve (LOS, ØVA)
• Kari Stageberg (LOS, ØVA)
• Marianne Norby (LOS, ØVA)

Tilsetting og arbeidskontrakt:

• Bjørn Egil Haugen (LOS, ØVA)
• Tone Elstad (LOS, ISMO)
• Mari Theodorsen (LOS, AP)
• Thoril Kristiansen (MED)
• Caroline Hals (SV)
• Peik Fjeldstad (LOS, ØVA)

Fordring til innbetaling:

• Erik Vollen (LOS, ØVA)
• Tone Rogstadkjærnet (LOS, ØVA)
• Anita Siljuberg (LOS, ØVA)
• Ann Christin Wold (LOS, ØVA)
• Hilde Næss (NHM)
• Kjetil Bråthen (MN)

Regnskap:

• Tone Rogstadkjærnet (LOS, ØVA)
• Line Dolmset (LOS, ØVA)
• Lena Smolyakova (LOS, ØVA)
• Ingeborg Brekke Mathiesen(LOS, ØVA)
• Marthe Berit Mørck (LOS, ØVA)
• Jon Christian Ottersen (LOS, ØVA)
• Reidunn Nielsen (EA)
• Nanett Remen (LOS, ØVA)

Behov til betaling:

• Lars Myhrvold (LOS, ØVA)
• Tone Rogstadkjærnet (LOS, ØVA)
• Tori Norheim Sandlie (LOS, ØVA)
• Grete Olsen Husø (LOS, ØVA)
• Marte Berit Mørck (LOS, ØVA)
• Ingunn Rode Grorud (MED)
• Guro Villanger Lyshaug (JUS)

Arkitektur og integrasjoner:

• Raymond Qian (LOS, USIT)
• Elisabeth Kolstad (LOS, ØVA)
• Anne Cathrine Wiersholm (LOS, ØVA)
• Tone Morken (LOS, ØVA)

Lokalt innføringsansvarlige

De lokalt innføringsansvarlige vil være bindeleddet mellom prosjektet og enheten når det gjelder planlegging og gjennomføring av kommunikasjon, opplæring, og forvaltning av brukerstøtte, nye rutiner og prosesser i forbindelse med overgang til nye løsninger fra 1.5.2021. De vil være del av en utvidet prosjektgruppe for UiO økonomi- og lønnsprosjektet og samarbeide tett med kommunikasjons- og opplæringsansvarlige i prosjektet.

Ansvarsområder for lokal innføringsansvarlig vil være:

• Klargjøre sin enhet for å ta imot nye prosesser, roller, rutiner, rapporter samt bygge opp brukerstøtte tilknyttet økonomi og lønn. Identifisere og tilrettelegge organisatoriske tilpasninger som eventuelt er nødvendige
• Gjennomføre workshops for å engasjere ledere og saksbehandlere i ønskede endringer og gevinster.
• Følge opp KPI’er og rollebasert tilfredshetsmålinger etter produksjonsstart - i prinsippet til løsningene er i stabil drift og brukerne er fornøyd.
• Å identifisere hvilke tilpasninger som er ønskelige for å oppnå langsiktig gevinstrealisering
• Svare på henvendelser fra ansatte i egen enhet som har spørsmål om de nye prosessene
• Henvende seg til prosjektets e-postadresse for spørsmål, bistand, avklaringer m.m.: bott-ol-mottak@uio.no

Oversikt over de lokalt innføringsansvarlige: