Fellesløsninger betyr at to eller flere fakulteter, museer eller Universitetsbiblioteket deler administrative funksjoner. Det kan også bety samarbeid om administrative prosesser mellom fakultetsnivået og sentralt nivå der dette er mest hensiktsmessig.
Gevinster
Vi skal velge ut fellesløsninger med et tydelig gevinstpotensial for fakulteter, museer og Universitetsbiblioteket:
- Effektivisere administrative arbeidsprosesser
- Svare ut økt behov for spesialisering av funksjoner
- Bidra til mer robuste administrative tjenester
Enhetene skal være førende i arbeidet med å identifisere og prioritere egnede områder, i tillegg til å definere og sette mål for prosjektene som etableres etter konseptfasen.
Konseptfase
Fase 1: Definisjon, prinsipper og kriterier
Tidsperiode: august til oktober 2018
Hovedleveranse: Utarbeide prinsipper for fellesløsninger og kriterier for prioritering av forslag.
Fase 2: Gjennomgang av administrative områder
Tidsperiode: september til desember 2018
Hovedleveranse:
- Utrede områdene forskerstøtte, HR/personal, innkjøp og kommunikasjon. Studieadministrasjon var også et prioritert område, men ble satt på vent i påvente av pågående kartleggingsarbeid i prosjektet UiO:Saksbehandling og arkiv.
- Innhente forslag til fellesløsninger fra relevante administrative nettverk. Forslagene vurderes opp mot kriteriene og prioriteres.
- Beslutte hvilke forslag som går videre til fase 3.
Fase 3: Analysere, vurdere og prioritere forslag
Tidsperiode: januar til april 2019
Hovedleveranse: Analysere de prioriterte forslagene og forberede et beslutningsgrunnlag med gevinstberegning, usikkerhetsanalyse og overordnet tidsplan. På bakgrunn av dette vedtas etablering av konkrete fellesløsningsprosjekter.
Bakgrunn
Universitetsstyret ba i juni 2017 om en prosess for effektivisering av administrative prosesser ved det enkelte fakultet og mellom fakultetene.
Gjennom flere seminarer høsten 2017 og vinteren 2018 jobbet direktørnettverket frem forslag til mål og prosess for administrativ forbedring. Forslaget fra direktørnettverket og pågående digitaliseringsprosesser lå til grunn for universitetsstyrets vedtak i mars 2018 om å etablere Program for administrativ forbedring og digitalisering med fellesløsninger som et av prosjektene.
Mandat for konseptfasen (pdf)