Tilstede:
- Monica Bakken
- Morten Dæhlen
- Hanna Ekeli
- Lars Oftedal
- Johannes Falk Paulsen
- Maren Magnus Jegersberg
- Jarle Ebeling
Sak 1: Godkjenning av referat
Godkjenning av referat fra møtet 15.2.18.
Sak 2: Status for prosjektet
Prosjektleder gir en status for arbeidet i prosjektgruppen og refererer kort fra diverse møter med interessenter i henhold til kommunikasjonsplanen.
UiO har mottatt informasjonsskriv fra Kunnskapsdepartementet med tittelen Gjennomføring av ny personvernlovgivning (GDPR). Prosjektleder oppsummerer innholdet i skrivet.
Sak 3: Gjennomgang og diskusjon av den pågående systemkartleggingen
Prosjektleder og IT-sikkerhetssjefen ved USIT går gjennom kartleggingen, informerer om foreløpige hovedfunn, midlertidig avgrensning av kartleggingen og oppfølging videre.
Kartleggingen er så langt gjennomført i USIT og påbegynt i andre enheter under LOS. En utfordring i neste fase av arbeidet blir hvordan man får kartlagt løsninger og system benyttet av forskere og forskergrupper ved fakultetene, museene og andre enheter som driver forskning.
Systemkartleggingsgruppen ønsker også innspill til hvordan tilbakemeldingene til systemeierne bør foregå.
Sak 4: Risikoen ved ikke å få anledning til å engasjere og informere rett fora i tide
Prosjektleder legger frem problemstillingen.
Sak 5a: Opplæring av organisasjonen i personvern/GDPR i kjølvannet av prosjektet
Prosjektleder legger opp til en diskusjon om hvordan man både kan begrense opplæring i selve prosjektet, men samtidig forberede og sikre god og nødvendig opplæring etter prosjektets avslutning.
Sak 5b: Endringer i prosjektbeskrivelsen rundt opplæring
Etter innspill fra styringsgruppen på forrige møte er prosjektbeskrivelsen justert under punkt 4. Prosjektets leveranser og avgrensning for å presisere hva prosjektet skal levere rundt opplæring.
Godkjenning av endring av styringsgruppen.
Sak 6: Behovet for å utforme et eget strategidokument
Prosjektgruppen har sett det som nyttig, etter forslag fra JFP, å utarbeide et strategi-/policy-dokument som sier noe overordnet om UiOs behandling av personopplysninger.
Gjennomgang av utkastet.
Sak 7: Enheter underlagt Universitetsstyret
Senter for tverrfaglig kjønnsforskning (STK), Senter for utvikling og miljø (SUM) og Den internasjonale sommerskole (ISS) ved UiO nås ikke gjennom de vanlige kanalene (linja).
Prosjektleder ønsker styringsgruppens innspill på hvordan prosjektet bør forholde seg til disse enhetene.
Sak 8: Neste møte i styringsgruppen
Forslag: Uke 15 eller 16.
Sak 9: Eventuelt