Medlemmer:
- Ingar Pettersen, Prosjektdirektør og leder av plangruppa
- Jan Gunnar Bjålie, Instituttleder, Institutt for medisinske basalfag
Ellen Johanne Caesar, Underdirektør, Økonomi- og planavdelingen– meldt forfallMorten Dæhlen, Instituttleder, Institutt for informatikk– møtte ikke- Gudleik Grimstad, fakultetsdirektør, Det samfunnsvitenskapelige fakultet
- Adelheid Huuse, Representant for tjenestemannsorganisasjonene
- Lars Oftedal, IT-direktør
- Odd Erik Pedersen, IT-seksjonen ved Det juridiske fakultet
Torkil Vederhus, student– møtte ikke
Sak 1: Referat fra forrige møte
Sak 2: Sekretariat for plangruppa
Assisterende IT-direktør Bjørn Ness, USIT overtar som sekretær for plangruppa.
Plangruppa tar samtidig i bruk det nye nettstedet for administrasjon av møter, saksdokumenter etc i plangruppas arbeid.
Sak 3: Etablering av systemeierskap for administrativ IT
Til møtet var følgende saksdokumenter:
- Forslag til sammensetning og mandat for strategisk koordineringsgruppe
- Forslag til mandat for rådgivings- og sekretariatsfunksjon
IP orienterte om forslag til sammensetning av strategisk koordineringsgruppe:
- Prosjektdirektør Ingar Pettersen, leder
- Fakultetsdirektør Benedicte Rustad, Det juridiske fakultet
- Fakultetsdirektør Jarle Nygard, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
- Assisterende økonomidirektør Ellen Johanne Caesar, Økonomi- og planavdelingen
- Assisterende organisasjons- og personaldirektør Johannes Falk Paulsen, Organisasjons- og personalavdelingen
- Studiedirektør Monica Bakken, Studieavdelingen
- IT-direktør Lars Oftedal, USIT
Sammensetningen av gruppa vil bli vedtatt på møte 17. april 2012 i ULG – Universitetsdirektørens ledergruppe. Forslaget til mandat vil bli behandlet på første møte i koordineringsgruppa før det endelig vedtas.
Plangruppa hadde ingen innvendinger mot noen av de to mandatforslagene og oppsummerte dem som godt utgangspunkt for organiseringen av både strategisk koordineringsgruppe og rådgivings- og sekretariatsfunksjonen.
Sak 4: Veikart for administrativ IT
Til møtet var følgende dokument sendt ut:
- Utkast til statusrapport til universitetsstyrets møte 23. april 2012
IP orienterte om at denne statusrapporten er innarbeidet i hans orientering som er sendt universitetsstyret.
På møtet ble beskrivelsen av innholdet i veikartet kommentert:
- I veikartet for den enkelte system må leveransene komme tydelig fram
- Det må være en kopling fra veikartet for det enkelte system til grunnlagsmateriale for tiltak som innarbeides i veikartet, – behovsvurderinger, kost/nytte-vurderinger, gevinstrealisering, interessentanalyse etc
Plangruppe ba om at plan for arbeid med veikartene blir lagt fram på neste møte
Sak 5: Eventuelt
LO orienterte om at spørreundersøkelsen om administrativ IT er sendt ut med svarfrist 30. april 2012.
Sak 6: Neste møte
Neste møte i plangruppa er mandag 7. mai 2012 kl 14:00. Tema på dette møtet er forslag til høringsnotat om organisering og standardisering, jf referat fra plangruppemøtet 27. mars 2012.