Sak 1: Åpning
Oppmøte:
- Ingar Pettersen, Prosjektdirektør og leder av plangruppa
- Jan Gunnar Bjålie, Instituttleder, Institutt for medisinske basalfag
Ellen Johanne Caesar, Assisterende økonomidirektør, – meldt forfall- Morten Dæhlen, Instituttleder, Institutt for informatikk
Gudleik Grimstad, Fakultetsdirektør, Det samfunnsvitenskapelige fakultet, – meldt forfall- Jon Nornes, Representant for tjenestemannsorganisasjonene (møtte i stedet for Adelheid Huuse som har gått inn i IHR-sekretariatet)
- Lars Oftedal, IT-direktør
- Odd Erik Pedersen, IT-seksjonen ved Det juridiske fakultet
Torkel Vederhus, Studentparlamentet, – møtte ikke- Adelheid Huuse, IHR-sekretariatet
- Bjørn Ness, USIT, referent
Referat fra forrige møte:
Det er ikke kommet kommentar til utkastet til referat fra møte i plangruppa 4. juni 2012 ved kommentarfristens utløp. Referatet godkjent.
Sak 2: Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet
Høringsfristen på IHR-notatene som ble sendt enhetene før sommerferien, gikk ut 28. september 2012. Til møtet var høringssvarene til “Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet” fra IHR-plangruppe for administrativ IT lagt tilgjengelig for IT-ledernettverket. På møtet ble IHR-sekretariatetets utkast til styredokument m/vedtaksforslag delt ut.
IP redegjorde for bakgrunn, behandling av høringsuttalelsene og arbeidet med styredokumentet:
- Seks innstillinger fra fire ulike IHR-plangrupper har vært på høring:
- Fordeling av roller og ansvar i UiOs administrasjon – alternative muligheter for organisering
- Organisering og standardisering av UiOs IT-virksomhet
- Standardisering og systemstøtte for å oppnå kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagslønn
- Tre høringer på studieområdet:
- Lokalopptak
- Studentmobilitet, inn- og utreisende studenter
- Innpassing og godkjenning
- Generelt om høringene:
- Roller og ansvar er den saken flest er interessert i, tett fulgt av organisering og standardisering av IT-virksomheten
- Gjennomgående stor oppslutning om hovedlinjene på alle områdene
- Spesifikt om organisering og standardisering av IT-virksomheten:
- Stor enighet om hovedlinjene, kun ett fakultet skiller seg ut
- Styredokumentets forslag til vedtak inneholder sju punkter:
- Organisering og standardisering av UiOs IT-virksomhet skal følge innstillingen fra IHR-plangruppe for administrativ IT med unntak noen spesielle saker som må utredes nærmere
- To modeller for organisering av IT på fakultetene, samt at alle fakulteter skal ha ett formalisert kontaktpunkt inn mot USIT
- Modell for prioritering og styring av IT-tiltak som ikke faller inn under kategorien administrativ IT
- Strategi for universitetets IT-virksomhet, arkitektur og integrasjonsrammeverk og tjenestekatalog innen 31. desember 2012
- Organisering av IT-støtte til forskning og undervisning
- Bedre kommunikasjon og samhandling mellom USIT og resten av universitetet
- Tidsplan for implementering og rapportering til universitetsstyret
På møtet kom det mange innspill og kommentarer fra plangruppa til utkastet til styredokument. Spesielt var plangruppa opptatt av forhold knyttet organisering av IT-støtte for forskning og undervisning og hvordan IT-virksomheten kan legges opp for å støtte og fremme virksomheten på disse områdene, samt mekanismer for prioritering og styring av tiltak på området.
Oppsummert så var plangruppa godt fornøyd med høringssvarene og den oppslutningen om hovedlinjene i innstillingen som disse representerer.
Sak 3: Avrunding av plangruppas arbeid
IHR-plangruppe for administrativ IT ble opprettet på møtet i universitetsstyret 21. juni 2012 og fikk sitt mandat av universitetsdirektøren 5. oktober 2012. IP oppsummerte plangruppas arbeid:
- Arbeidet med innstillingen om “Administrative IT-systemer” og vedtaket at denne i universitetsstyret 27. januar 2012 har lagt grunnlaget for bedre styring og prioritering på dette området, blant annet gjennom etableringen av “Strategisk koordineringsgruppe for administrativ IT”
- Oppfølgingen av “IHR-relaterte IT-saker” (‘quick wins’) ble avsluttet med en rapport om dette på møtet i universitetsstyret 19. juni 2012
- SUAIT – spørreundersøkelsen om administrativ IT ble gjennomført våren 2012 og følges opp av Strategisk koordineringsgruppe
- Plangruppa overtok rollen som styringsgruppe for “Lokal-sentral IT”-prosjektet og førte dette fram til innstillingen om “Organisering og standardisering av UiOs IT-virksomhet” som altså er til behandling på møtet i universitetsstyret 23. oktober 2012
Plangruppa oppsummerte at den har levert i henhold til mandatet.
Oppfølging:
Plangruppa anbefaler at universitetsdirektøren nedlegger plangruppa og overlater videre oppfølging til linja.