Agenda
- V-sak: Godkjenning av referat fra forrige møte
- D-sak: Oppsummering etter intervjuer med prosjektledere, økonomikonsulenter og instituttledere (krever innlogging)
D-sak: Belysning av regnskapsprinsipper, økonomimodell og rapporteringsstruktur, rapport fra ØPA - D-sak: Videre plan for arbeidet med økonomistyring av den eksternfinansierte virksomheten
Saksdokument: Sammendrag av intervju og forslag til tiltak fra ØPA - Eventuelt
Til stede:
Plangruppen, og IHR-sekretariatet.
Forfall: Hanne Haavind og Trude Abelsen
Referat:
1. Godkjenning av referat fra forrige møte
Referatet ble godkjent
2. Oppsummering etter intervjuer med prosjektledere, økonomikonsulenter og instituttledere
Arne presenterte en oppsummering av intervjuene så langt. Det gjenstår tre referanseintervjuer, på HF, SV og TF. Det er behov for stor oppmerksomhet mot problemene hva gjelder øknomistyring.
- Økonomistyring er hovedutfordringen
- Totalkostnadsføring skaper forvirring
- Overheadhåndtering skaper uklarheter
- For komplekse rapporter
- Identifikasjon av lønnsposteringer
- Refusjoner håndteres ikke korrekt
- Mangelfull detaljering av lønnsposteringene i rapportene
- Stort omfang av feilposteringer knyttet til lønn
- Skiller ikke basis og prosjektøkonomi
- Krevende prosess for å legge inn prosjekter i økonomisystemet (NFR og EU fungerer)
- Rapportene stemmer ikke med virkeligheten
- Utstrakt bruk av skyggeregnskaper skaper avstemmingsproblemer
Forskningsadministrasjon
- Uklar rolledeling mellom FA og fakultetene
- FA tilbyr lite bistand med unntak av EU-kontoret
- Hva skal de tilby
- Hva kan de tilby
- Malverk er mangelfullt, og ikke tilpasset oppdragsprosjekter
- Innledende faser er kritiske – feil som begås her følger med hele veien
Intervjuobjektene foreslår forbedringer:
- Etablering av en nettside per prosjekt
- Kontrakter
- Rapporter
- Budsjett
- Økonomirapporter
- Og mye mer
- En nettside med generisk informasjon om prosjektgjennomføring
- Sjekklister
- Maler
- Eksemplarisk praksis
Fra diskusjonen:
Representativititet – er det tilstrekkelig med disse intervjuene for å kunne konkludere med hva som er hovedutfordringene?
2. Belysning av regnskapsprinsipper, økonomimodell og rapporteringsstruktur
Marianne gav en oversikt over de viktigste problemene knyttet til økonomistyringen av den eksternfinansierte virksomheten og ØPAs forslag til endringer.
Fra diskusjonen:
Er prioriteringen riktig? Notatet kom såpass seint at planguppens medlemmer ikke har fått tid til å diskutere dette internt hos sine. Diskusjonen tas derfor i plangruppen pånytt om 14 dager, dvs. den 3. mai. Som en forberedelse til den diskusjonen må den enkelte møtedeltaker forankre sine synspunkter på sitt eget fakultet/institutt.
Leiesteder trenger avklaring, blant annet risikohåndtering og standardiserte leiesatser. Egenandeler må synliggjøres
Avklaring av nasjonale prinsipper for leiestedshåndtering kan komme før sommeren. Arbeid i regi av UHR.
Diskusjon om kostnadsnivået for leiesteder
- trenger materiale for hvordan leiestedskostnadene skal beregnes
- nasjonal styring, slik at vi ikke utkonkurrere hverandre
Bedre rapporter
- rapportene må tilpasses den målgruppen de har
- pdf rapporter som distribueres via epost vs. interaktive rapporter – behovene er forskjellige for de forskjellige målgruppene
Prioritering
- Gjøre endringer i økonomisystemet først
- Lage rapportene etterpå
- Pilotering på en til to enheter
- Opplæring, dimensjonering
Leiesteder håndteres etter at rapportene er fikset
Ny diskusjon om prioritering 3. mai.
På lengere sikt:
Styret sier at eksternfinansiert virksomhet skal vokse, til 40-50 % av bruttomsetningen ved UiO.
Regnskapsføring av den eksternfinansierte virksomheten må vurderes basert på regnskapsprinsippet.
Dette dreier seg også om verktøy.
- Rapportverktøy
- portal for prosjekter (sharepoint pilot)
- Økonomi – prosjektmodul kan være aktuell som en utvidelse av OF.
Styring ut over økonomistyring må behandles. CRIStin lager føringer gjennom prosjektmodulen som utvikles der, og dette skjer nå. Vi handle raskt om vi skal kunne få innflytelse på denne prosessen.
Vi trenger å få tegnet opp det totale systemlandskapet knyttet til den eksternfinansierte virksomheten på en bedre måte. Det er nasjonale føringer på flere av de kritiske systemene, som BOT og CRIStin.
3. Videre plan for arbeidet med økonomistyring av den eksternfinansierte virksomheten
Marianne gav en oversikt over de viktigste problemene knyttet til økonomistyringen av den eksternfinansierte virksomheten og ØPAs forslag til endringer. Lysarkene fins her.
Fra diskusjonen:
Leiesteder
Bruk av leiesteder i en eller annen form er nødvendig på grunn av overgangen hos Forskningsrådet fra investeringstilskudd til leiebelastning for tyngre vitenskapelig utstyr. Den organisasjonsmessige plasseringen må vurderes. Fakultetsnivået kan være aktuelt.
Det er vanskelig å gjennomføre en enhetlig leieberegning. Det vil være problemer med lav utnyttelse av enkelte leieobjekter, vi har i en del tilfeller et ganske tynt erfaringsgrunnlag og kan derfor komme til å feilkalkulere enhetskostnadene. Teknisk driftspersonell må være med i leieberegningen. Det kan være aktuelt å innføre leiesteder fra 1.1.2013, men ikke tidligere. Vi mister nå inntekter i en del forskningsprosjekter fordi vi ikke har ordningen på plass.
Om rapportutformingen
Riksantikvaren pålegger KHM en annen type rapportering enn hva resten av UiO bruker. Det ble reist spørsmål om det nye rapportregimet vil håndtere dette uten omfattende bearbeiding av informasjonen fra standardrapportene. ØPA tar dette med i det videre arbeidet.
4. Eventuelt
Det var ingen saker under eventuelt.