Agenda:
1. V-sak: Godkjenning av referat fra forrige møte
Forslag til vedtak: Referatet godkjennes
2. O-sak: Status og oppsummering av brukertesten
3. O-sak: Arbeidsgruppe 4 - Status og videre arbeid
4. O-sak: Detaljerte lønnstransaksjoner - anonymisering forskningsobjekter
5. O-sak: Plan for videre arbeid - Forskningsadministrativt støttesystem
6. D-sak: Møteplan V-2013
7. Eventuelt
Tilstede:
Ellen Johanne Caesar, Ingar Pettersen, Trude Abelsen, Vebjørn Bakken, Johnny Frivoll, Camilla Kuhlman, Jan Thorsen (referent)
Referat:
Ingar Pettersen ledet møtet.
1. V-sak: Godkjenning av referat fra forrige møte
Vedtak: Referatet fra plangruppemøtet den 17. januar godkjennes.
2. O-sak: Brukertesten – status
Ellen Johanne Caesar fra ØPA hadde en oppdatering av status på brukertestingen. I tiden fremover må arbeidet fokuseres rundt:
- Forankringsprosessene
- Direktørnettverk, instituttledere
- Veien videre
- Man går videre med de tekniske endringene som er gjort i regnskapsprinsippet
- Pilotene
- Alle må teknisk konvertere sine prosjekter, 1 fakultet av gangen
- Det gjøres en vurdering av hvilke prosjekter som bør konverteres i samarbeid med enhetene.
- Hvert prosjekt aktiveres etter ny struktur for seg
- De prosjektene som ikke konverteres er vurdert, dvs de andre har ikke behov for den regnskapsmessige endringen
- Alle nye prosjekter fra høsten 2013 etter nytt regnskapsprinsipp, pilotene tidligere
- Omfanget av konverteringsjobben må estimeres
- Utprøving av minimumsstandard for økonomistyring av prosjektene gjøres i pilotene
- Fakultetene eier implementeringen, ØPA er premissgiver, rådgiver og ressurspersoner inn i prosessen.
- Koble arbeidet mot funnene i Arbeidsgruppe 4
- Det må gjennomføres en del policyavklaringer
- Detaljerte lønnstransaksjoner på personnivå må inngå i rapportene
Fra diskusjonen:
Forankringsprosessen på MN bør inkludere kontorsjefene fordi det er mange nye instituttledere.
«P-plassen» må ajourføres til neste møte slik at den kan behandles videre.
Ingar Pettersen takket for en fin presentasjon. Plangruppen tar statusrapporten til etterretning.
Videre presiserte Ingar at det må gjøres en gjennomgang av «p-plassen» slik at man kan prioritere listen. ØPA forbereder en O-sak til UiOs styre som inneholder forslag til løsning, fremdriftsplan og en argumentasjon på hvorfor en vanlig høringsrunde ikke er egnet i denne saken. Man bør heller legge opp til å få tilbakespill ved å gjennomføre dialogmøter med berørte enheter.
3. O-sak: Detaljert lønnsinformasjon - status
Johnny Frivoll orienterte kort om arbeidet med å få overført detaljtransaksjoner fra SAP til DV.
Arbeidet er forsinket pga problemstillinger knyttet til anonymisering av forskningsobjekter.
Rapportene kan presenteres fra februar uten den etterspurte drill-down funksjonaliteten.
Plangruppen anbefaler at man venter med produksjonssetting til detaljtransaksjonene er på plass og henstiller OPA til å ferdigstille arbeidet raskest mulig. Dette har høy prioritet.
4. O-sak: Arbeidsgruppe 4 - status
Jan Thorsen gikk gjennom hovedpunktene fra Arbeidsgruppe 4 som krever oppfølging i det videre arbeidet.
- Forskningsadministrativt støttesystem
- Nedsette en arbeidsgruppe 5
- Hva er ambisjonsnivået, hva krever det av fagsystemene våre, hva mangler vi?
- Nedsette en arbeidsgruppe 5
- Utarbeide sjekklister
- Enkel sjekkliste for små prosjekter
- Mer utfyllende for store prosjekter
- Hente info fra brukertesten samt fra FA
- Kontraktsmaler
- Større utvalg, også innen oppdragsforskning
- Bidragsmaler fra donorer mangler
- Roller og ansvar
- Minimum av felles retningslinjer og rutiner
- Policyavklaringer
- Håndtering av risiko
- Porteføljeforvaltning
- Definere begrepet
- Koordinert opplæring i økonomi og forskningsadministrasjon
- Prosjektoppretting
- Før kontrakten foreligger
Fra diskusjonen:
Rapporten fra Arbeidsgruppe 4 er veldig godt mottatt. Det er behov for oppfølging av de forslagene til forbedringen som arbeidsgruppen har kommet frem til.
Ingar oppsummerte diskusjonen med at ØPA må jobbe videre med å detaljere sjekklister, roller og ansvar, og koordinert opplæring. FA må jobbe videre med kontraktsmaler. IHR-sekretariatet jobber videre med forskningsadminstrativt støttesystem og bidrar inn på forespørsel.
5. Eventuelt
- Ingen saker under eventuelt
Neste møte er 14.02.2013
Oslo, 13.02.2013 Jan Thorsen, referent