Pilotering

• Forberedelse
  • Identifisere behov, sette mål, organisere og planlegge
• Nåsituasjon
  • Samle informasjon, kartlegge og analysere
• Ønsket situasjon
  • Design av ny tjeneste eller arbeidsprosess
• Pilotering
  • Teste ut, måle og evaluere ny løsning
• Drift og videreutvikling
  • Drift og videre arbeid med forbedring av prosess/tjeneste

Formål

Sikre god planlegging, gjennomføring  og evaluering.

Piloteringsfasen

Hensikten med å pilotere er å prøve ut forbedret prosess eller ny tjeneste i en begrenset skala. Ved å pilotere kan man teste at ting fungerer som de skal, og får mulighet til å avdekke og rette opp eventuelle feil eller svakheter. Piloteringsfasen starter med at det lages et godt grunnlag for pilotering og evaluering. Det skal beskrives hva som skal piloteres, hva som må utarbeides i forkant av pilot, forventede effekter, hvem som skal involveres og hvordan piloten skal evalueres/måles. Planlegging av piloten er en gruppeprosess som må involvere prosesseier, linjeledere og ansatte involvert i selve piloteringen. Prosessleder lager forslag til plan og leder workshop hvor de involverte rollene sammen blir enige om hovedpunktene, tidsplan og ansvar i piloteringsplanen.

Prosessleder har overordnet ansvar for planlegging, gjennomføring og evaluering av piloten, mens de ansatte som er involvert har ansvar for utførelse av oppgaver og evaluering og justering underveis og i etterkant.

Sentrale spørsmål i forberedelse av pilotering

• Mål: Hva er hovedmål og delmål for piloten? Hva ønsker dere å lære?
• Omfang: Hvor stor del av prosessen/tjenesten skal piloteres? Hvilke kontaktpunkter, arbeidsprosesser og rutiner skal inngå i piloten? Skal omfanget økes etter hvert?
• Tid: Hvor lenge skal piloten vare?
• Deltakere: Hvilke brukere og ansatte skal delta i piloten? Hvordan skal deltakerne rekrutteres?
• Informasjon: Hvilken informasjon skal gis til deltakerne?  
• Opplæring: Hva kreves av opplæring før piloten settes i gang?
• Feilhåndtering: Hvordan skal feil som oppstår under piloten håndteres?
• Måling: Hvordan kan dere måle effekter/gevinster allerede under piloten?
• Observasjon: Hvordan skal dere observere hvordan brukere og ansatte opplever og benytter tjenesten?
• Dokumentasjon: Hvordan skal dere dokumentere funn underveis på en strukturert måte?

Etter pilotering og evaluering ferdigstilles piloteringsdokumentet med beskrivelse av de viktigste resultatene samt forslag til plan for implementering. Rapporten fremlegges prosesseier for vurdering av om ny arbeidsprosess kan implementeres eller om det er behov for justeringer eller videre pilotering. 

I rapporten må det klart komme frem hvilke fordeler ny prosess/tjeneste vil gi i organisasjonen slik at effektene/gevinsten ved ny prosess blir konkretisert og kan følges opp. 

Leveranser og verktøy

• Plan for pilotering og implementering (word)
• Sluttrapport (word)
• Arbeidsprosess og rutinebeskrivelse (word)
• Regi for WS 5 for Pilotering og evaluering (ppt)

Sjekkliste for pilotering

• Er prosesseier, linjeledere og deltagere i pilot involvert og har deltatt i workshop for å planlegge pilotering?
• Er plan for pilotering, inkludert kommunikasjon, kriterier for testing av ny arbeidsprosess og evaluering utarbeidet og godkjent av prosesseier?
• Har deltagere i pilot fått tilstrekkelig informasjon, opplæring og støtte til å gjennomføre pilot?
• Er evaluering av pilot gjennomført med pilotdeltagere, prosesseier og linjeledere?
• Er plan for implementering utviklet og godkjent av prosesseier og involverte linjeledere?
• Er roller og ansvar for implementering utarbeidet og godkjent?
• Er det identifisert og utviklet tiltak for å møte nye kompetansebehov?
• Er sluttrapport levert?