Konseptfasen

Mandat for konseptfasen og prosjektbeskrivelsen

Mandatet for konseptfasen skal kort beskrive prosjektets hvorfor, hva, hvordan og når, og si noe om hva som skal gjøres i konseptfasen for å utrede det foreslåtte prosjektet nærmere. Mandatet skal gi en overordnet, men likevel grundig nok besvarelse på disse spørsmålene til at beslutningstakere i linjen kan godkjenne oppstart av en konseptfase. Ofte foreligger det i inngangen til en konseptfase allerede en ganske konkret idé til en løsning som kan virke som en opplagt måte å dekke behovet på – eller det man tror er behovet. Men er det så sikkert at dette er virksomhetens reelle behov? Kanskje ligger problemet egentlig et litt annet sted eller omfatter flere ting? Ofte må behovsbildet justeres eller kompletteres gjennom utredninger i konseptfasen.

I løpet av konseptfasen utvikles en mere utdypende og detaljert prosjektbeskrivelse. Hvor mye som skal beskrives i et mandat for konseptfasen og i en prosjektbeskrivelse tilpasses prosjektets omfang og omgivelser. I mindre prosjekter kan man vurdere å slå mandat for konseptfasen sammen med prosjektbeskrivelsen og velge en enklere versjon.

Overgang fra konseptfasen til planleggingsfasen

Overgangen fra konseptfasen til en planleggingsfase skjer i beslutningspunkt 2, når linjeledelsen og utpekt prosjekteier godkjenner prosjektbeskrivelsen, nøkkelroller og -ressurser i prosjektorganiseringen og plan for neste fase. Prosjektleder, prosjekteier, gevinstansvarlig, sentrale deltagere i prosjektgruppen og eventuell styringsgruppe skal være på plass før igangsetting av planleggingsfasen. Det er linjeledelsens ansvar å påse at dette er tilfellet. De blå feltene i prosjektveilederen (se figuren over) viser hvilke beslutningspunkter og faser virksomhetsledelsen/linjeledelsen har ansvar for, mens de grønne feltene viser prosjektorganisasjonens ansvar. Beslutningspunkt 2 markerer overgangen fra linjestyring til prosjektstyring.

Maler og verktøy

• Mandat for konseptfasen (BP1) (word)
• Prosjektbeskrivelse (BP2) (word)
• Sjekkliste for gevinstrealisering (pdf)

Sjekkliste beslutningspunkt 1

• Er det en tydelig definert problemstilling som synliggjør behovet for nærmere utredning?
• Er det tydeliggjort hvordan eller av hvem som skal finansiere konseptfasen?
• Er det mest riktig å gjennomføre tiltaket som et prosjekt eller som en linjeoppgave?
• Er tiltaket i henhold til virksomhetsstrategien?
• Er det behov for mer informasjon før det kan fattes en beslutning?
• Er det tydeliggjort hvilke, om noen, politiske føringer som gjelder for og må tas hensyn til i utredningen?
• Er det vurdert hvordan og i hvilken grad et eventuelt prosjekt vil påvirke organisasjonen?
• Er det gjort en vurdering om hvorvidt deler av prosjektets leveranser utløser medbestemmelse eller medvirkning i henhold til Hovedavtalen og UiOs Tilpasningsavtale?

Sjekkliste beslutningspunkt 2

• Foreligger det en prosjektbeskrivelse i henhold til gjeldende mal?
• Er prosjektet realistisk og gjennomførbart?
• Er det vurdert om det skal etableres en styringsgruppe (prosjektstyre)?
• Er prosjekteier utpekt og rollebeskrivelse for prosjekteier etablert?
• Er gevinstansvarlig utpekt og rollebeskrivelse etablert? Se gjerne veileder i gevinstrealisering fra Direktoratet for økonomistyring (pdf) (gfo.no).
• Støtter prosjektforslaget opp under virksomhetens mål og strategier?
• Er det gjort en tilstrekkelig vurdering av ulike alternative investeringer for å sikre at prosjektforslaget representerer et riktig valg å gå videre med, inklusive kvantitative og kvalitative gevinstanalyser og sammenligninger av kost/nytte for hvert alternativ?
• Er prosjektleder og øvrige sentrale prosjektdeltakere (nøkkelressurser) utpekt?
• Er rollebeskrivelse for prosjektleder etablert?
• Foreligger det en plan for aktiviteter i planleggingsfasen?
• Tror vi organisasjonen vil være i stand til å gjennomføre denne endringen på en god måte?
• Er det utarbeidet en strategi for endringsledelse?