Avslutningsfasen

• Konsept
  • Ide, behov, mål
• Planlegge
  • Styringsgrunnlag
• Gjennomføre
  • Gjennomførings-
    faser
• Avslutte
  • Overlevering, evaluering
• Realisere
  • Gevinster

Formål

Avslutningsfasen skal sikre en strukturert og formell avslutning av prosjektet, en god overlevering til linjen og læring til framtidige prosjekter.

Innledning

Avslutningsfasen innledes ved at prosjekteier og styringsgruppen godkjenner samlede leveranser fra gjennomføringsfasen og prosjektleders avslutningsanbefaling (BP4), og beslutter at avslutningsaktivitetene kan igangsettes.

Avslutningsfasen

En god avslutningsfase er viktig for:

• god overlevering av prosjektets produkter
• godt eierskap til disse produktene i linjen og driftsorganisasjon, og til videre gevinstrealisering
• å hente ut læring til framtidige prosjekter
• å kunne re-allokere prosjektressurser

I tillegg til endelig overlevering av prosjektprodukter til linjen, er følgende aktiviteter viktige i avslutningsfasen:

• evaluering av prosjektets måloppnåelse og prosesser, og strukturering av erfaringsdata
• oppdatering av gevinstrealiseringsplaner
• avslutning av kontrakter, arkivering av dokumenter, lukking av prosjektregnskap osv.
• levere sluttrapport fra prosjektet

Avslutningsfasen er et tidspunkt for refleksjon og læring med tanke på framtidige prosjekter.

Fasen avsluttes ved at styringsgruppen godkjenner sluttrapporten og vedtar at prosjektet kan avsluttes og prosjektorganiseringen oppløses (BP5). Dette innebærer også at prosjekteier har fullført sitt oppdrag på vegne av virksomhetsledelsen. Relevante interessenter skal informeres om at prosjektets ressurser nå er fristilt.

Maler og verktøy

• Sluttrapport (word)
• Gevinstplan (word)

Sjekkliste for beslutningspunkt 5

• Er sluttrapport levert?
• Er utestående arbeid tilfredsstillende lukket og eventuelt akseptert overført til linjen?
• Er prosjektets hovedresultat (produkt, kost, tid, kvalitet, ressursbruk) dokumentert?
• Er positive og negative erfaringer dokumentert for erfaringsoverføring?
• Er prosjektdokumentene forsvarlig arkivert i UiO sitt arkivsystem (ePhorte)?
• Er alle prosjektkontrakter avsluttet?
• Er alle relevante interessenter blitt informert om avslutning av prosjektet?
• Er gevinstrealiseringsplanen oppdatert?
• Er eventuell erfaringslogg oppdatert, avsluttet og lagret?
• Er prosjektets måloppnåelse og erfaringer lagt frem for virksomhetsledelsen?
• Fungerer nye arbeidsprosesser og organisering på en god måte?