Realiseringsfasen

• Konsept
  • Ide, behov, mål
• Planlegge
  • Styringsgrunnlag
• Gjennomføre
  • Gjennomførings-
    faser
• Avslutte
  • Overlevering, evaluering
• Realisere
  • Gevinster

Formål

Realiseringsfasen skal realisere gevinster og vurdere oppnåelse av effektmål.

Innledning

Realiseringsfasen innledes ved at prosjektet har blitt formelt avsluttet, alle avtalte produkter er levert, og linjeledelsen og driftsorganisasjonen har overtatt ansvaret for videre forvaltning (BP5). Denne fasen handler om å jobbe praktisk med hvordan organisasjonen skal hente ut gevinstene (effektene) som er beskrevet i gevinstplanen.

Realisering av gevinster

Det er viktig å ha fokus på gevinster i alle fasene av et prosjekt. Noen ganger kan gevinster realiseres i løpet av prosjektperioden, men ofte kan de ikke tas ut før prosjektet er avsluttet og nye løsninger har vært i drift en periode. Planlegging av gevinstrealiseringen skal påbegynnes allerede i konsept- og planleggingsfasen av et prosjekt (BP1), og arbeidet med gevinstrealisering er en stor oppgave som vanligvis krever dedikert oppmerksomhet og oppfølging over tid for å lykkes. Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har laget en egen veileder for gevinstrealisering (dfo.no) som er samkjørt med Digdirs prosjektveiviser.

Typiske aktiviteter i realiseringsfasen kan være:

• opplæring av ansatte i bruk av nye verktøy (utover opplæring allerede utført i prosjektet)
• etablere og følge opp endrede arbeidsprosesser - øve på nye roller, samarbeidsrelasjoner, rutiner og verktøy.
• løpende forbedringer basert på erfaringer med praktisk bruk

Gevinstansvarlig(e) i linjen skal sikre at de planlagte tiltakene for gevinstrealisering blir gjennomført, og skal også følge opp hvorvidt gevinstene faktisk blir realisert.

Realiseringsfasen avsluttes med en evaluering av gevinstoppnåelsen i tråd med gevinstplanen, og ved behov, beslutning om ytterlige tiltak (BP6).

Dersom det viser seg at det til tross for nye eller forsterkede tiltak ikke er mulig å realisere forventede gevinster, bør det gjennomføres en evalueringsprosess knyttet til valg av konsept og forventede gevinster (i konseptfasen) sammenlignet med faktisk gevinstoppnåelse. Dette kan gi nyttig innsikt og læring med tanke på framtidige prosjekter. Direktoratet for økonomistyring (DFØ) forvalter en egen evalueringsportal (evalueringsportalen.no) som samler og tilgjengeliggjør denne typen evalueringer utført på oppdrag fra departementer og andre statlige virksomheter.

Aktuelle maler og verktøy

• Gevinstplan (word)

Sjekkliste for beslutningspunkt 6

• Er planlagte målinger og tiltak gjennomført?
• Er forventede gevinster oppnådd eller er det behov for ytterligere tiltak? I så fall, er det utarbeidet en ny tiltaksplan med frister og tydelig ansvarsdeling
• Er resultatet av organisasjonens endringsprosess evaluert og erfaringer kartlagt og dokumentert?