Arbeidsflyt for MN Studieplaner

UiO innfører fra 19. oktober 2022 en ny arbeidsflyt for håndtering av søknader om studieplaner på mastergradsnivå. Veiledningen gjelder alle institutter på Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet.

Beskrivelse av arbeidsflyten

Den nye arbeidsflyten er slik:

  1. Studentene søker om godkjenning av avtale i Nettskjema.
  2. Søknadene flyttes fra Nettskjema til RT vha. RPA ("robot")
  3. Roboten sender automatisk e-post til oppgitte veileder(e), med lenke til godkjenningsskjema for disse. Når veiledere godkjenner eller ønsker ytterligere informasjon, vil disse besvarelsene automatisk og fortløpende bli lagt inn i RT-saken av roboten. Studentenes nettskjemasvar samt relevante vedlegg vil bli vedlagt i e-posten veileder(e) mottar. 
  4. Sakene behandles av saksbehandler i RT (vurderes, justeres, innvilges eller avslås). Saksbehandler setter status til "Søknad behandlet og klar til arkivering" når søknad innvilges. Dersom søknaden skal avslås eller forkastes, settes status til "Søknad forkastes og skal slettes". Studenten bes da eventuelt å fylle ut ny søknad. 
  5. Søknader med status "Søknad behandlet og klar til arkivering" vil automatisk bli arkivert i ePhorte av robot. Da legges avtalen og alle vedlegg som en inngående journalpost i studentens studentmappe. Korrespondansen, dvs. innholdet i RT-saken arkiveres også, da som en utgående journalpost.
  6. Det finnes et endringsskjema som studentene kan fylle ut når de skal gjøre endringer. Dette er mindre omfattende enn det vanlige søknadsskjemaet og gjør at man enkelt kan justere på for eksempel prosjektbeskrivelse, kort eller lang oppgave, legge til eller fjerne veiledere osv. Metoden for behandling av disse er helt lik som for hovedsøknadsskjemaet - man setter korrekt status i saken når man er ferdig, da blir søknaden med vedlegg automatisk arkivert i ePhorte i studentens mappe.
  7. Når en søknad er satt til "søknad behandlet og klar til arkivering" vil robot automatisk sende en epost til student med bekreftelse på at studieplan har blitt vurdert og godkjent.

Oversikt felter/etiketter i RT

  • NettskjemaID

    • Fylles automatisk ut av roboten. Fungerer som referanse til den konkrete besvarelsen i kryptert nettskjema. Må ikke endres!

  • Institutt

    • Fylles automatisk ut av roboten, basert på studentens besvarelse.
    • Verdier:
      • "Department of Biosciences"
      • "Department of Pharmacy"
      • "Department of Physics"
      • "Department of Informatics"
      • "Department of Chemistry"
      • "Department of Mathematics"
      • "Department of Technology Systems"
      • "Institute of Theoretical Astrophysics"
    • Det går fint an å endre verdien her, dersom studenten har valgt feil.
    • Verdien styrer også forhåndsdefinerte saksoversikter per instituttnivå.

  • Status

    • Settes automatisk, når sak opprettes, til:
      • "Søknad under behandling"
    • Deretter kan saksbehandler innvilge eller avslå:
      • "Søknad ferdig behandlet og klar for arkivering"
      • "Søknad forkastes og skal slettes"

  • Studentnummer

    • Fylles automatisk ut av roboten. Benyttes blant annet til å finne korrekt studentmappe i ePhorte. Må derfor ikke endres!

  • Felt for veilederepost

    • Dersom en eller flere av veiledernes epostadresser, som studenten selv har oppgitt i nettskjemaet, er feil (ikke gyldige, f.eks. pga skrivefeil) kan saksbehandler korrigere adressene her. Man vil automatisk få beskjed i RT-saken dersom en eller flere av adressene er ugyldige og hvilke dette gjelder. Hvis epost skrevet av student er en gyldig adresse, men ikke korrekt må studiekonsulent enten forkaste innsendt skjema og be student sende inn på nytt eller sende studentens nettskjemasvar (PDF i RT) + studentenes vedlegg til riktig veilederadresse. Påse at man også sender ved lenken til veilederskjemaet som ble generert til aktuell veileder. Du finner lenken i RT-saken. 

  • Lenke til veilederskjema

    • Dette er lenken som sendes til veilederne. Dersom besvarelse fra en eller flere av veilederne lar vente på seg, kan man kontakte veilederen direkte og oppgi denne lenken. Lenken inneholder en verdi som gjør at besvarelsen kobles til riktig RT-sak.

Tilgang og oppsett i RT

Sjekk at du har tilgang til fakultetets RT-kø for studieplaner: mn-studieplaner-rpa. Gjør deg kjent med de forhåndsdefinerte søkene for din enhet (dashboards) og mulighetene for å lage snarveier og tilpasse hjemmesiden i RT. Les mer her.

Ta søknad i RT

Saksbehandler tar saker i RT via dashboardet for sin enhet eller via hjemmesiden i RT. Les hvordan du tar en sak.

Hva om et eller flere vedlegg ikke er blitt korrekt lastet opp i RT?

Det er mulig at ett eller flere av vedleggene ikke blir lastet opp som det skal i RT. Dette skyldes at vedleggsgrensen i RT er lavere (10 Mb) enn i Nettskjema (30 Mb).

Løsning: Det er svært viktig å vite at alle vedlegg uansett vil bli arkivert i saken i ePhorte. Problemet her er kun at man ikke får lest/åpnet vedlegget i RT-saken. Grunnen til dette er at vi alltid henter ut alle vedlegg fra den opprinnelige nettskjemabesvarelsen og der vil uansett studenten få feilmelding om vedlegget er for stort. For å kunne se/åpne vedlegget ber man bare studenten (ved hjelp av å svare i RT-saken) prøve å sende vedlegget på nytt. Eventuelt dersom studenten ikke får til å begrense størrelsen, kan studenten sende på e-post til saksbehandler direkte.

Hva om saken er feilsendt (studenten har valgt feil institutt og/eller studieprogram)?

Det er ikke veldig sannsynlig, men kan skje at studenten velger feil institutt og dermed også feil studieprogram i søknaden sin. Da havner søknaden hos feil gruppe saksbehandlere i RT.

Løsning: Det finnes et nedtrekksfelt i RT-køen som heter "Institutt". Der kan man sette korrekt institutt. Da vil saken automatisk havne hos riktig gruppe saksbehandlere og kan behandles videre. Dersom studieprogrammet er feil, så kan saksbehandler legge inn en kommentar i RT-saken og der oppgi hva som er korrekt. Da vil dette bli arkivert i saken og studenten slipper å sende inn hele søknaden på nytt.

Hva om søknad er sendt inn av en ikke-UiO-bruker?

Det er mulig å logge inn i Nettskjema med konto fra annen utdanningsinstitusjon (FEIDE tillater dette). Så man kan se for seg at en student ved UiO, benytter en konto fra en annen institusjon hvor vedkommende også er student, eller har studert tidligere.

Løsning: Roboten vil legge inn en feilmelding i opprettet RT-sak. Det vil da bli oppfordret til at man setter saken med status "Søknad forkastes og skal slettes". På denne måten unngår man at roboten ikke feiler når den skal arkivere fordi den ikke finner korrekt studentmappe.

Hva om studentnummer er feil?

Det er mulig at Cerebrum-oppslag feiler enten på grunn av en feilregistrering i FS på studenten eller at det er logget inn med feil bruker (at studenten har flere kontoer eksempelvis)

Løsning: Roboten vil legge inn en feilmelding i opprettet RT-sak. Det vil da bli oppfordret til at man setter saken med status "Søknad forkastes og skal slettes". På denne måten unngår man at roboten ikke feiler når den skal arkivere fordi den ikke finner korrekt studentmappe.

Hva om det er feil i oppgitte epost-adresser til veiledere?

Det er mulig at studenten har skrevet feil i en eller flere av de oppgitte veilederepostadressene i nettskjemaet.

Løsning: Roboten gjør en sjekk av de oppgitte veilederepostadressene, for å se at disse er på et gyldig format. Dersom én eller flere av disse ikke er gyldig (f.eks. pga dårlig staving etc.) så vil roboten legge inn en feilmelding om dette, samt hvilke(n) adresser som må korrigeres. Da kan studiekonsulent legge inn korrekt(e) epostadresse(r) i korresponderende felter i RT-saken. Roboten vil fortsette å "utsette" (defer) saken til feltet er satt til gyldig format.

Hva om én eller flere veiledere ikke svarer på skjema?

Det er mulig at en eller flere av samtykkene til veilederne som er oppgitt ikke kommer inn i RT-saken, enten fordi veileder ikke har sett eposten, den er blitt filtrert ut, eller at eposten av ulike årsaker (for eksempel tekniske årsaker) ikke er kommet frem.

Løsning: Alle veilederepostadressene, samt navn på veiledere og institusjon de tilhører dersom de ikke tilhører UiO, er oppgitt i selve RT-saken. Det vil da være opp til studiekonsulenten å kontakte veiledere som ikke svarer. Lenken som skal benyttes til skjema, vil også ligge tilgjengelig i RT-saken, slik at studiekonsulent kan sende denne eller oppgi denne manuelt til veileder som enda ikke har svart.

Hva om jeg må videresende avtale til andre personer (f.eks. programråd)?

Det er mulig å bruke forward-funksjon i RT til å videresende innsendt masteravtale til personer som skal se på avtale og evt. godkjenne noe. For å gjøre dette holder du over "actions" i høyre del av RT når du er inne i aktuell sak og klikker på "forward". Du kan da velge en eller flere mottakere og skrive inn en melding mottaker(e) får. Meldingen blir registrert som en del av korrespondansen i den aktuelle RT-saken. Dette blir også eventuelt svar fra mottak(e). Påse at du ikke videresender senstiv informassjon fra RT-saken. 

 

Kan jeg merge saker inn i RT-køen?

Det er mulig å merge saker i RT-kø, men det bør i størst mulig grad unngås i RT-køer med RPA-prosesser. Hvis noe først er merget kan det ikke endres på og det er fort gjort at det dukker opp problemer. To RPA-saker, eksempelvis et masteravtaleskjema og et endringsskjema, må IKKE merges sammen. Dette vil lage krøll med arkivering og vedlegg.

 

Vurdere søknad

Klikk deg inn på saken for å se informasjonen studenten har fylt inn i Nettskjema og vedleggene studenten har lastet opp. 

NB! Når du klikker på vedleggsfilene, må du være oppmerksom på om filen åpner seg på skjermen eller om den blir lastet ned til din egen datamaskin. Noen filtyper kan bli lastet ned automatisk, for eksempel Word-filer. I slike tilfeller må du slette filen så snart som mulig.

 

Innvilge søknad

Når alle veiledere har samtykket og søknaden skal innvilges endrer du status til "Søknad ferdig behandlet og klar til arkivering". Når saken arkiveres vil RPA sende ut en epost til student med bekreftelse på at planen er godkjent. 

 

Avslå søknad

Status settes til "Søknad forkastes og skal slettes". Saken blir slettet og studiekonsulent må be student sende inn en ny søknad. 

 

Arkivering og sletting

Når status i RT blir satt til "søknad ferdig behandlet og klar til arkivering" vil robot fortløpende arkivere søknad og den påfølgende korrespondansen i ePhorte:

  • Roboten finner studentmappe ved enheten for den aktuelle studenten.
  • Roboten oppretter en inngående journalpost for søknaden og arkiverer både avtalen og vedleggene. Den som eier RT-saken blir saksbehandler i ePhorte.
  • Roboten oppretter en utgående journalpost for den påfølgende korrespondansen (i RT-saken) og arkiverer den samlet. Den som eier RT-saken blir saksbehandler i ePhorte.
  • Roboten sender en autogenerert beskjed til student om at søknad er prosessert og godkjent. Denne beskjeden sendes kun hvis sak har fått status "søknad ferdig behandlet og klar til arkivering".

Hvis status blir satt til "søknad forkastes og skal slettes" vil sletterutinene under følges, men søknad blir ikke arkivert i ePhorte.

Når søknaden og den påfølgende korrespondansen er arkivert i ePhorte, slettes de automatisk fra Nettskjema og RT:

  • RT-saker endrer status til "deleted" samtidig med arkivering. ikke sett status "søknad forkastes og skal slettes" med mindre du er helt sikker på at den ikke skal sees på eller gjenåpnes igjen. Saken kan ikke søkes i RT når den har fått status "deleted".
  • RT-saker med status "deleted" slettes av RTs sletterutine etter 30 dager.
  • Besvarelser i Nettskjema slettes etter 90 dager.

Kontaktpunkter

https://www.mn.uio.no/english/studies/master/index.html 

 

Publisert 3. okt. 2022 14:51 - Sist endret 24. jan. 2024 14:51
Del på e-post