| Når | Oppgaver |
|---|---|
| Løpende | Behandle søknader om 4. gangsforsøk på eksamen |
| Behandle søknader om godskriving av norsk utdanning | |
| Januar | |
| Avholde utsatt skoleeksamen og konteeksamener for høstsemesteret i begynnelsen av januar (uka før semesterstart) | |
| Tidlig januar | Legg ut påminning på programsidene om fristen 1. februar |
| Oppgi tider for mulig veiledning til studiekonsulentene, for registreringer i TP-eksamen for kommende høstsemester. | |
| Klargjøre for enkeltemnepåmelding (ber instituttene melde fra om aktuelle emner og legge inn nødvendige data for å få emnene på lista, fakultetet klargjør i god tid før påmelding starter) | |
| Gradfangst for bachelorvitnemål kjøres (etter at fristen for reservasjon er gått ut 5. januar). Utsted også tidligere reserverte vitnemål | |
| Utstedelse av vitnemål | |
| Sjekk at alle vurderingsmeldinger for høstsemesteret er ferdigbehandlet (purr på instituttene der det er mangler) og at alle kvalifikasjoner er registrert i FS. Alt skal være inne før 1. februar. (Endelig rapportering fra STA kjøres til DBH senere, får e-post i forkant) | |
| Avtal tid for arbeidsstue med rydding i utdanningsplaner (slutten av februar/begynnelsen av mars) | |
| Slutten av januar | Oppmeldingsrutine (511.001) kjøres for alle PED2XXX-emner, varsl IPED når det er gjort. |
| Slette undervisnings - og vurderingsmeldinger for ikke-møtt første undervisningsdag (FS 515.003) der det er aktuelt (instituttene gir beskjed) | |
| Februar | |
| 1. februar |
- Frist for betaling av semesteravgift og semesterregistrering - Frist for å søke tilrettelagt eksamen - Instituttenes frist for å ha sendt over sensurprotokoller. Sjekk protokollene og følg opp instituttene ved behov. |
| Februar | Behandle søknader om tilrettelegging, og registrer permanente tilpasninger for vårens eksamener. |
| Ca en uke ut i februar |
Slette ugyldige eksamensmeldinger grunnet manglende semesterregistrering/betaling, send ut e-post via FS til studentene det gjelder. NB! Ikke slett meldinger til studenter med manglende betaling som tar UTLED4111B og UTLED4226B, som eksternfinansieres.) Varsle studiekonsulenter og UV-info om at dette er gjort (UV-info bør få et anonymt eksempel av eposten som er sendt ut til orientering) |
| Etter fristen 1. februar |
Behandle søknader om etterregistrering (Vi avventer behandling til vi har sletta meldinger rundt 7. februar) |
| Tidlig februar | Forhåndsvarsel - inndragning av studieretter (5.-15. februar) |
| Evt gjenstående vitnemålsarbeid for høstsemesteret | |
| Februar/mars |
Inndragning av studieretter (mellom 20. februar og 15. mars)
|
| Mars | |
|
Videre planlegging av vårens skoleeksamener - Bestille enerom i Silurveien i TP. (Obs! Viktig med god koordinering mellom eksamensplanlegging og tilrettelegging) - Bestille evt ekstra rom som trengs utover Silurveien |
|
| 15. mars | Sjekk at saksbehandler for revisjon/oppretting av emner har ferdigregistert alle emner i FS for høstsemesteret slik at vurderingsenheter kan opprettes. Ved endringer/opprettinger etter at rutinen er kjørt, må saksbehandler varsle eksamenskontoret. |
| Mars/april | Kjøre rutine (508.004) for oppretting av vurderingsenheter for neste semester. Send pdf-fil fra FS til studiekonsulentene: studiekonsulent@uv.uio.no og PhD-konsulentene på: forskerutdanning@uv.uio.no. Be dem si ifra til eksamen@uv.uio.no hvis det er feil/mangler, innen en passende frist. |
| Mars/april | Arrangere arbeidsstue med instituttene for gjennomgang og rydding av utdanningsplaner med tanke på gradfangst. Send epost til studentene som ligger an til å oppnå grad, med informasjon om frist for å gjøre endringer i utdanningsplanen, reservasjon samt når vitnemål sendes ut + Vitnemålsportalen. Husk også å sende epost til masterstudentene og PPU. |
| Mars/april |
Gjennomgå nettsider og maler - nettsider rettet mot ansatte - nettsider rettet mot studenter - maler på fellesområdet |
| April | |
|
Planlegging av datoer for skoleeksamener for høstsemesteret be instituttene registrere hvilke uker som er mulige,etc. i TP. Hold veiledningsmøter etter behov med studiekonsulenter. Kvalitetssjekk innen frist. |
|
| April/mai | Fortløpende slette meldinger grunnet manglende oblig etter beskjed fra instituttene, varsle studenten med e-post via FS. Obs! Ved evt gjenoppretting av vurderingsmelding (f.eks pga feil angående oblig), husk å sjekk utskrevet FS-liste for evt tilrettelegginger, da disse slettes sammen med meldinga i FS |
| Mai | |
| Mai/juni |
Eksamensavvikling: Følge opp rutiner for Silurveien: https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/eksamen/silurveien/ - Kandidatnummerere skoleeksamener etter at trekkfrist er gått ut (og obliger registrert), senest 1 uke før eksamensdato - Sende evt ordbøker etc til Silurveien. - Sjekke at alt er i orden med hensyn til tilrettelegging - Legge inn eksamensdetaljer i TP - sjekke prøvene i Inspera |
| Mai |
- Sjekk at de tildelte eksamensdatoene i TP fungerer (samsvarer med instituttenes mulige uker) - Legg inn trekkfrister for skoleeksamener for høstsemesteret (kan bruke rutine 508.004) når eksamensdatoer er klare. Minn instituttene på at de må legge inn eksamensdatoer (og trekkfrister) for emner der det ikke er gjort. - Oppgi tider for mulig veiledning til studiekonsulentene, for registreringer i TP-eksamen for kommende semester. |
| Juni | |
| Fortsatt eksamensavvikling (se mai) | |
|
Forberedelser til utsatt eksamen - Behandle søknader om utsatt eksamen og melde opp studenter i FS - Meld fra til instituttet med en gang vi vet at det skal være utsatt eksamen i et emne - Bestille eksamener i TP - Behandle evt. søknader om tilrettelegging på utsatt eksamen - Husk konte i emner i spesialpedagogikk (egen rutine) |
|
| Frist hastevitnemål: 10. juni | |
| Frist reservasjon av vitnemål: 25. juni | |
|
Gradfangst kort tid etter sensurregistrering og reservasjonsfrist (ikke skriv ut vitnemål, men kjør gradfangst slik at de som arbeider med masteropptak kan se fullførte grader). Instituttene gir beskjed til Eksamenskontoret når sensur er registrert. |
|
| Juni og juli | |
| Utstedelse av vitnemål. Dato settes til etter at klagefristen for eksamen er gått ut, slik at man kan vente med å sende ut til de som klager, i tilfelle endret karakter. | |
| August | |
| Løpende | Behandle søknader om 4. gangs forsøk på eksamen |
| Behandle søknader om godkjenning av norsk utdanning | |
| Avtale tidspunkt for arbeidsstue for å rydde i utdanningsplaner (oktober) | |
| Uka før semesterstart | Avholde utsatt skoleeksamen og konteeksamener for vårsemesteret |
| Fortsette med utstedelse av vitnemål | |
| Sjekk at alle vurderingsmeldinger for vårsemesteret er ferdigbehandlet (purr på instituttene der det er mangler) og at alle kvalifikasjoner er registrert i FS. Alt skal være inne før 1. september. (Endelig rapportering fra STA kjøres til DBH senere, får e-post i forkant) | |
| Legge ut påminning på programsidene om fristen 1. september | |
| Medio august | Klargjøre for enkeltemnepåmelding (ber instituttene melde fra om aktuelle emner og legge inn nødvendige data for å få emnene på lista, fakultetet klargjør i god tid før opptaket åpner) |
| Slutten av august | Oppmeldingsrutine (511.001) kjøres for alle PED2XXX-emner, varsl IPED når det er gjort. |
| Slette undervisnings - og vurderingsmeldinger for ikke-møtt første undervisningsdag (FS 515.003) der det er aktuelt (instituttene gir beskjed) | |
| September | |
| 1. september |
- Frist for betaling av semesteravgift og semesterregistrering - Frist for å søke tilrettelagt eksamen
|
| Etter fristen 1. september | Behandle søknader om registrering etter fristen |
| Sende ut e-post til studiekonsulentene med informasjon om hvilken dato eksamensmeldinger vil bli slettet gr. manglende semesterregistrering/betaling | |
| September | Behandle søknader om tilrettelegging og registrer permanente tilpasninger for høstens eksamener. |
| Tidlig september | Forhåndsvarsel - inndragning av studieretter (5.-15. september) |
| 2. uke av september | Slette ugyldige eksamensmeldinger grunnet manglende betaling, send ut e-post via FS til studentene det gjelder. (NB! Sørg for at studenter som har fått innvilget etterregistrering ikke får sine meldinger slettet) |
| 15. september | Sjekk at saksbehandler for revisjon/oppretting av emner har ferdigregistert alle emner i FS for vårsemesteret slik at vurderingsenheter kan opprettes. Ved endringer/opprettelser av emner etter at rutinen er kjørt, må saksbehandler varsle eksamenskontoret. |
| Sept/okt | Arrangere arbeidsstue med instituttene for gjennomgang og rydding av utdanningsplaner med tanke på gradfangst. Send epost til studentene som ligger an til å oppnå grad, med informasjon om frist for å gjøre endringer i utdanningsplanen, reservasjon samt når vitnemål sendes ut + vitnemålsportalen (og at de ikke trenger å sende inn vitnemålet dersom de har søkt ved UiO etc). Husk også å sende epost til masterstudentene. |
| Sept/okt | Kjøre rutine (508.001) for oppretting av vurderingsenheter for neste semester. Send pdf-fil fra FS til studiekonsulentene: studiekonsulent@uv.uio.no og PhD-konsulentene på: forskerutdanning@uv.uio.no. Be dem si ifra til eksamen@uv.uio.no hvis det er feil/mangler, innen en passende frist. |
| Sept/okt | Sende ut epost til instituttene med påminning om å registrere eksamenstilpasninger: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/enheter/uv/eksamen/tilrettelegging/index.html |
| Sept/okt |
Videre planlegging av høstens skoleeksamener - Bestille rom i Silurveien for enekandidater via TP. (Obs! Viktig med god koordinering mellom eksamensplanlegging og tilrettelegging) - Bestille evt ekstra rom som trengs utover Silurveien |
| Sept/okt |
Inndragning av studieretter (mellom 20. september og 15. oktober) Fakultetet inndrar for bachelor, instituttene inndrar for studier med lokalopptak samt for lektorprogrammene |
| Oktober | |
| 1. oktober | Instituttenes frist for å levere sensurprotokoller. Sjekk protokollene og følg opp med instituttene ved behov. |
| Planlegging av datoer for skoleeksamener for vårsemesteret. Be instituttene registrere hvilke uker som er mulige,etc. i TP. Hold veiledningsmøter etter behov med studiekonsulenter. Kvalitetssjekk TP innen frist. | |
|
Gjennomgå nettsider og maler - nettsider rettet mot ansatte - nettsider rettet mot studenter - maler på fellesområdet |
|
| 10. oktober | Endelig rapportering fra UiO til DBH (for vårsemesteret) |
| Okt/nov/des | Sende epost til studiekonsulentene med påminning om rutiner for avvikling av skoleeksamen (frist for obliger, hvordan finne ut hvilke rom som benyttes etc.) |
| Okt/nov/des | Fortløpende slette meldinger grunnet manglende oblig, varsle studenten med e-post via FS. Obs! Ved evt gjenoppretting av vurderingsmelding (f.eks pga feil angående oblig), husk å sjekk utskrevet FS-liste for evt tilrettelegginger, da disse slettes sammen med meldinga i FS |
| November | |
| Nov/des |
Eksamensavvikling: Følge opp rutiner for Silurveien: https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/eksamen/silurveien/ - Kandidatnummerere skoleeksamener etter at trekkfrist er gått ut (og obliger registrert), senest 1 uke før eksamensdato - Sende evt ordbøker etc til Silurveien - Sjekke at alt er i orden med hensyn til tilrettelegging - Fylle ut eksamensdetaljer i TP - sjekke prøvene i Inspera |
| November |
- Sjekk at de tildelte eksamensdatoene i TP fungerer (samsvarer med instituttenes mulige uker) - Legg inn trekkfrister for skoleeksamener for vårsemesteret (kan bruke rutine 508.004) når eksamensdatoer er klare. Minne instituttene på at de må legge inn eksamensdatoer (og trekkfrister) for emner der det ikke er gjort. - Oppgi tider for mulig veiledning til studiekonsulentene, for registreringer i TP-eksamen for kommende semester. |
| Desember | |
|
Forberedelser til utsatt eksamen - Behandle søknader om gyldig fravær/utsatt eksamen. - Meld fra til instituttet med en gang vi vet at det skal være utsatt eksamen i et emne - Bestille eksamener i TP og melde opp studenter i FS. |