Årshjul for utvekslingsarbeidet ved UV
Årshjulet viser hvem de ulike studieadministrative oppgavene ved UV-fakultetet angår. Det er satt opp egne frister eller tidsspenn for UV i forbindelse med lokale arbeidsprosesser, og de fleste er knyttet til UiOs felles frister. Viktige frister for studenter og utvekslingsinstitusjoner er tatt med for å vise hvilke datoer vi arbeider frem mot.
|
Dato/periode |
Hva |
Angår |
|---|---|---|
|
2. januar |
Frist for å søke om Erasmus+stipend for praksis etter endt grad dersom praksisperioden påbegynnes kommende høstsemester.
|
Utreisende studenter |
| Januar |
Velkomstuken: mottak og oppfølging av innreisende utvekslingsstudenter i vårsemesteret. Velkomstmøte på UV. |
Fakultetskoordinator, evt studiedekan, UV studieinfo Faddergrupper |
| Januar | Velkomstuken: fortsettelse av emnepåmeldinger for innreisende | UV-studieinfo, institutt |
| Fortsetter fra november- 15. februar |
Promotering og info utreise for søkerkull 15/2, jamfør plan i UV-INT-nettverket.
|
Instituttene følger opp egne programstud med infmøter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
| Januar - 15.februar | Veiledning og oppfølging av studenter/søkere til utveksling det påfølgende semester | Institutt |
|
Januar-februar |
Emneavklaring for potensielle UT-utvekslingsstudenter neste høst |
Institutt |
| Januar - uke 3 | Infomøter på UV | Instituttene følger opp egne programstud med infmøter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
| Siste uke i jan/febr | Infomøter på de andre fakultetene, hovedsakelig relevant for lektorpr. | Andre fakultet |
| 15. februar | Søknadsfrist for utveksling i høstsemesteret | Studenter, utreisende |
| Februar | Kvalitetssikre FS-registreringer i anledning DBH-rapportering av inn- og utreisende utvekslingsstudenter for forrige høstsemester, | Fakultetskoordinator, institutt |
| Medio februar | Sjekke at emnetilbud på engelsk for neste semester er oppdatert på emneoversikten på nett | ISP, IPED og CEMO |
| Medio februar for påfølgende semester. Ellers løpende. | Alle UV-emner som skal tilbys innreisende må knyttes til UVUTV ( for BA-nivå) eller UVUTVMAS ( for MA-nivå), som studieprogram i emne samlebilde. Se instruks for hvordan oppdatere UTV-emnekombinasjoner dersom studenter skal kunne velge emner i utdanningsplanen | Institutt |
| Siste halvdel av februar |
Behandle utvekslingsopptaket for utreisende studenter i høstsemesteret Berkeleysøkere behandles av ISP Opptaket ferdigstilles senest innen ca én uke etter søknadsfristen, og studentene får kun noen dagers svarfrist. Se studentenes dokumentarkiv i FS for tilbud på e-post. |
Avtaleeiere |
| Februar - medio mars | Kontakt med avtalepartnere om nominasjon/opptak av utreisende studenter |
Avtaleeiere |
| Februar- mars | Oppdatere UVs treårsplan over emnetilbud for innreisende utvekslingsstudenter. Fakultetskoordinator presenterer planen i STUV hvert semester (april/oktober) | Fakultetskoordinator, IPED, ISP, CEMO |
| Februar-mai |
Saksbehandling av endelig godkjenning/innpass for utvekslingsstudenter i forrige høstsemester |
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
| Februar-mai | Faglig vurdering av oversendte søknader om endelig godkjenning/innpass for utveksling i høstsemesteret. | Institutt |
| Medio mars |
Fakultetskoordinator, med relevante instituttrepresentanter
|
|
| Medio mars | Evaluering av promo/info-opplegg for søkerkull-15/2. Planlegge promo/infoopplegg for neste søkerkull-5/9: infomøter i april-mai (dag og tid, struktur og innhold) + tentativ plan for høstsemesteret. | Fakultetskoordinator og institutt |
| Mars - juni | Eventuell kontakt med avtalepartnere for oppdatering av innhold i avtalen | Fakultetskoordinator. Berkeleyavtalen administres av ISP, Obirin-avtalen administeres av IPED |
| 1. april | Søknadsfrist om forhåndsgodkjenning for studenter som skal utenfor EU/EØS i høstsemesteret | Studenter, utreisende |
| 15. april | Søknadsfrist om forhåndsgodkjenning for studenter som skal på utveksling i Europa | Studenter, utreisende |
| 15. april |
Anbefalt nomineringsfrist av innreisende studenter (også praksis) for utvekslingspartnere. Absolutt nomineringsfrist for partnere og søknadsfrist for nominerte studenter er 1. mai på UiOs onlineskjema. |
Utvekslingsinstitusjoner |
| Medio april |
STUV-møte: Semestervis oppdatering av utveksling på UV: Status for utveksling, emnetilbud på engelsk og avtaleportefølje |
Nettverket diskuterer dette + evt pkt til diskusjon i forkant |
| april- juni |
Behandle søknader om forhåndsgodkjenning
|
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
| april-juni | Faglig vurdering av oversendte søknader om forhåndsgodkjenning der det er aktuelt | UVs institutter, andre aktuelle fakultet og institutt |
| April - juni |
Info og oppfølging av semesterets innreisende studenter om signering av dokumenter, transcript etc. |
Fakultetskoordinator, UV-studieinfo |
| april-mai |
Infomøte(r) osv for aktuelle søkerkull til 15. september-fristen. Se arbeidsdokumenter på TEAMS |
Fakultetskoordinator og institutt |
| 1.mai |
Søknadsfrist om opptak til UiO i høstsemesteret for innreisende utvekslingsstudenter |
Nominerte innreisende studenter, også nominerte praksisstudenter |
|
Start siste uke i april/første uke i mai
Medio mai: UV-frist
30. mai - UiO-frist
|
Emneavklaring for innreisende studenter i kommende vårsemester, knyttet til emneopptaket 1. runde
Emneavklaringsperiode
Frist for emneavklaring for alle fakulteter |
UV fakultetskoordinator, i samarbeid med UV- instituttene
Institutter
Fakultetskoordinatorer på alle fakulteter |
| Mai?: Følger de sentrale frister UiO dato |
Kvalitetssikring av studieprogramsider - studier i utlandet Arbeidsstue ved behov for samkjøring av profil og oppdatering av innhold |
Institutt, i samarbeid med fakultetskoordinator |
| Juni Følger de sentrale frister UiO dato | Kvalitetssikring av UVs fakultetssider om utveksling | Fakultetskoordinator, ved behov i samarbeid med institutt og studiewebredaktør |
| 1. mai | Nye avtaledokument og kvalitetssikringsskjema for avtaler som skal være søkbare til 15. september samme år sendes til fakultetskoordinator | Institutt |
| 1. mai - 15. mai | Fakultetskoordinator, eventuelt i samarbeid med institutt | |
| Slutten av mai | Frist for å kvalitetssikre søknadsalternativ i Søknadsweb i forbindelse med søknadsfrist 15. september | Fakultetskoordinator |
| Mai - september |
Emneendringer etter vedtak om forhåndsgodkjenning - utreisende i høstsemesteret. |
Institutt |
| 1. juni - 15. september | Søknadsweb åpner for søknad om utveksling i vårsemesteret i påfølgende år | Studenter, utreisende |
|
1. juni
|
Frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler for kommende søknadsrunde: Kvalitetssikring av nettsider |
Avtaleeier. Nettsidene oppdateres hovedsakelig av fakultetskoordinator. Berkeley-avtalen oppdateres av ISP |
| Begynnelsen av juni |
Studentweb åpner for emnepåmelding/søknad 1. runde for innreisende studenter i høstsemesteret |
Alle studenter |
| Medio juni - fram til torsdag i mottaksuken høstsemesteret | Alle studenter, UV-studieinfo, institutt | |
| Juni medio | Avtaledag | Fakultetskoordinator |
| Juni medio | Oppdatert interninstruks om utveksling til UV studieinfo | Fakultetskoordinator, i samarbeid med UV studieinfo og institutt |
| Juni medio |
Ha klart promo/infoopplegg for aug-okt periode for søkerkull 15/9. |
Fakultetskoordinator, institutt
|
| Juni medio | Eventuell promotering av utveksling i forbindelse med søknad 15/9: info ut til aktuelle søkerkull på studieprogram | Instituttene følger opp egne programstud med infomøter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
| Juli | ||
| August |
Saksbehandling av endelig godkjenning/innpass for utvekslingsstudenter i forrige vårsemester |
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
| 1. august |
Frist for å søke om Erasmus+stipend for praksis etter endt grad dersom praksisperioden påbegynnes kommende vårsemester. NB! Søknadsfrist UiO er 15. august! |
Utreisende studenter |
| August-oktober | Faglig vurdering av oversendte søknader om endelig godkjenning/innpass for utveksling i vårsemesteret. Gjelder kun søknader der studenters endelige emnepakke ikke er klarert tidligere. | Institutt |
| August |
Velkomstuken: mottak og oppfølging av innreisende utvekslingsstudenter i vårsemesteret. Velkomstmøte på UV. |
Fakultetskoordinator, evt studiedekan, eksamenskontoret, UV studieinfo og faddere |
| August | Velkomstuken: fortsettelse av emnepåmeldinger for innreisende | UV-studieinfo, institutt |
| Fortsetter fra april og fram til 15.august |
Promotering og info om utreise for søkerkull 15/9, jamfør plan lagt i utvekslingsnettverket. |
Instituttene følger opp egne programstud med infomøter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
|
August-september |
Emneavklaring for potensielle utvekslingsstudenter neste vårsemester |
Institutt |
| August - 15.september |
Promotering av utveksling i forbindelse med søknad om utreise 15/9.
|
Institutt |
| August - 15.september | Veiledning og oppfølging av potensielle utreisende studenter |
Institutt. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
| August, 3. eller 4 uke | Infomøter på UV |
Institutt. Fakultetskoordinator bistår ved behov |
| Månedsskiftet aug/sept |
Promotering & infomøter på de andre fakultetene. Relevant særlig for lektorprogr. |
Andre fakultet |
| 15. september | Søknadsfrist utveksling i vårsemesteret | Studenter, utreisende |
| Medio september | Sjekke at nettoversikten over UV-emner på engelsk samsvarer med oppsatt emnetilbudet for vårsemesteret (treårsplanen? | IPED og ISP |
| september for påfølgende semester. Ellers løpende. | Alle UV-emner som skal tilbys innreisende må knyttes til UVUTV ( for BA-nivå) eller UVUTVMAS ( for MA-nivå), som studieprogram i emne samlebilde. Se instruks for hvordan oppdatere UTV-emnekombinasjoner dersom studenter skal kunne velge emner i utdanningsplanen | IPED og ISP |
| Medio september | Sikre at engelskspråklige BA-emner på UV ikke har undervisningskollisjon i påfølgende vårsemester | ISP og IPED |
| Siste halvdel av september |
Behandle utvekslingsopptaket for utreisende studenter i høstsemesteret Berkeleysøkere vurderes av ISP, som gir tilbakemelding om utfallet på epost til fakultetskoordinator, som oppdaterer FS. Opptaket ferdigstilles innen ca én uke etter søknadsfristen, og studentene får kun noen dagers svarfrist. Se studentenes dokumentarkiv i FS for tilbud på e-post. |
Fakultetskoordinator. I samarbeid med aktuelle institutt der det er relevant. |
| September - medio oktober | Kontakt med avtalepartnere om nominasjon/opptak av utreisende studenter |
Fakultetskoordinator Berkeleyavtalen eies, driftes og administreres av ISP |
| September -oktober | Semestervis gjennomgang av treårsplanen i STUV for emneporteføljen for innreisende studenter. | Fakultetskoordinator, institutt |
| 1. oktober |
Anbefalt nomineringsfrist av innreisende studenter (også praksis) for utvekslingspartnere. Absolutt nomineringsfrist for partnere og søknadsfrist for nominerte studenter er 15. oktober på UiOs onlineskjema. |
Parterinstitusjoner |
| Oktober | STUV-møte | Fak.koordinator, nettverket diskuterer evt innspill til punkter vi ønsker å ta opp i STUV |
| Oktober | Kvalitetssikre FS-registreringer i anledning DBH-rapportering av inn- og utreisende utvekslingsstudenter for forrige vårsemester. | Fakultetskoordinator, institutt |
| Oktober - desember | Eventuell kontakt med avtalepartnere for oppdatering av innhold i avtalen | Fakultetskoordinator. Berkeleyavtalen administreres av ISP, |
| Medio oktober |
Fakultetskoordinator, med relevante instituttrepresentanter |
|
| 15. oktober ca | Søknadsfrist om forhåndsgodkjenning for studenter som skal utenfor EU/EØS i høstsemesteret | Studenter, utreisende |
| 15. oktober -november |
Behandle søknader om forhåndsgodkjenning
|
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
| 15. oktober-desember | Faglig vurdering av oversendte søknader om forhåndsgodkjenning der det er aktuelt | Instituttene |
| 15. oktober |
Søknadsfrist om opptak til UiO for innreisende utvekslingsstudenter
|
Nominerte innreisende studenter, også nominerte praksisstudenter |
| Medio oktober - medio november |
Gjennomgang av UVs avtaleportefølje. Revidering av anbefalte utvekslingsavtaler på lektorprogrammet, og ISP og IPEDs studieprogrammer. Frist 15. november |
Fakultetskoordiantor og internasjonale koordinatorer |
| Medio oktober | Planlegge promo/infoopplegg for neste søkerkull-15/2. vt infomøter i november + tentativ plan for vårsemesteret. | Instituttene følger opp egne programstud med infmøter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
| 1. november ca | Søknadsfrist om forhåndsgodkjenning for studenter i vårsemesteret som skal på utveksling i Europa | Studenter, utreisende |
|
Start siste uke i oktober/første uke i november
Medio november: UV-frist
30. november - UiO-frist
|
Emneavklaring for innreisende studenter i kommende vårsemester, knyttet til emneopptaket 1. runde
Emneavklaringsperiode
Frist for emneavklaring for alle fakulteter |
UV fakultetskoordinator, i samarbeid med UV- instituttene
Institutter
Fakultetskoordinatorer på alle fakulteter |
| 1. november | Nye avtaledokument og kvalitetssikringsskjema for nytegnete utvekslingsavtaler som skal være søkbare til 15. februar samme år sendes til fakultetskoordinator | Institutt |
| 1. november - 15. november |
Forlenget og nye utvekslingsavtaler registreres i FS, og nye avtalesider opprettes og publiseres |
Fakultetskoordinator, eventuelt i samarbeid med institutt |
|
2. november |
Frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler for kommende søknadsrunde: Kvalitetssikring av nettsider |
Avtaleeier. Nettsidene oppdateres hovedsakelig av fakultetskoordinator. Berkeley-avtalen oppdateres av ISP, Oberlin av IPED |
| november | Frist for å kvalitetssikre søknadsalternativ i Søknadsweb i forbindelse med søknadsfrist 15. februar | Fakultetskoordinator |
| november |
Frist for kvalitetssikring av studieprogramsider - studier i utlandet |
|
| November - desember | Eventuelle infomøte(r) for aktuelle søkerkull 15/2 til utveksling neste høstsemester. |
Institutt Planlegging/diskusjon i nettverksmøte UV-INT. |
| November-desember |
Info og oppfølging av semesterets innreisende i høstsemesteret studenter om signering av dokumenter, transcript etc. |
Fakultetskoordinator, UV-studieinfo |
| 1. desember | Søknadsweb åpner for søknad om utveksling i høstsemesteret i påfølgende år | Studenter, utreisende |
| Begynnelsen av desember |
Studentweb åpner for emnepåmelding/søknad 1. runde for innreisende studenter i vårsemesteret |
Alle studenter |
| Medio desember - fram til torsdag i mottaksuken vårsemesteret | Alle studenter | |
| Desember | Avtaledag | Fakultetskoordinator |
| Desember medio | Oppdatert interninstruks om utveksling til UV studieinfo | Fakultetskoordinator, i samarbeid med UV studieinfo og institutt |
| Desember medio |
Ha klart promo/infoopplegg for jan-mars periode for søkerkull 15/2.
Oppfølgning i UV-INT-nettverk |
Instituttene har ansvar for planlegging og gjennomføring av infomøter & veiledning av egne programstudenter
Fakultetskoordinator følger opp i UV-INT-nettverk
|
| Desember, medio | Promotering av utveksling: i forbindelse med søknad 15/2 - info ut til aktuelle søkerkull 15/2 på studieprogram | Instituttene |