FS-møte 7. mars 2022

Saker

1. Flere av fakultetene har ønsket en forenkling og modernisering av rutinene for opptak til etter- og videreutdanningstilbud (EVU-tilbud). Eksisterende rutiner og løsninger oppleves som tungvinte, og har store innslag av manuell håndtering. Studieavdelingen har derfor i 2021 gjennomført et prosjekt for å undersøke om etterutdanningsmodulen (EVU) i FS og den tilhørende søknadsapplikasjonen EVUweb kan bidra til å forenkle rutinene. Prosjektets evalueringsrapport (pdf). Som konsekvens av prosjektet har SADM identifisert og 10.01.2022 sendt inn til Sikt endringsønskene 1/2022-5/2022 under.
   Seksjon for digitale tjenester (DIG) vurderer i 2022 om FS er egnet til fakturaproduksjon og oppfølging for EVU-tilbud, og hvordan det i så fall kan organiseres. Jf. fase 2 og 3 i prosjektets evalueringsrapport.
   Referat
   MN og TF: Ang. fakturering av EVU-kurs; viktig at man kan fakturere alle deltakere samtidig som gruppe, og sende til den som skal betale f.eks. arbeidsgiver, og ikke måtte sende faktura til hver enkelt deltaker. 
   Ang. å vente på nytt opptakssystem i endreingsøenske under; synd fordi det er viktig at EVU-tilbud blir enkle å finne og håndtere for deltakere og ansatte slik at UiO får godt rykte som god EVU-institusjon.
2. T.o. Ønske 1/2022 Rutine i etterutdanningsmodulen for å beregne søker som kvalifisert, rangere søkere og tilkjenne ventelistenummer for de som ikke når opp i konkurransen. Sendt Sikt 10.01.2022. Status 21.02.2022: Sikt legger saken i bero inntil det er bestemt hva som skal gjøres i det nye opptakssystemet.
3. T.o. Ønske 2/2022 Etterutdanningskurs samlebilde: Mulighet for html-koding i opptakstekster. Sendt Sikt 10.01.2022. Status 20.01.2022: Avvist inntil videre av Sikt, slik: "Vi unngår helst ekstern html-koding i EVUweb av UU-hensyn. Hvis det er mye tekst, anbefaler vi heller å lenke til ekstern infoside."
4. T.o. Ønske 3/2022 EVU-søkere: Resultatutveksling. Sendt Sikt 10.01.2022. Status 20.01.2022: Avvist. Ønsket er registrert hos Sikt, men kommer ikke til å bli lagt til Sikts arbeidsliste med det første. EVUweb skal på sikt overføres til det nye opptaksteamet i Sikt, som sikkert vil se dette i sammenheng med behovet til øvrige opptakssystemer. Det nye opptaksteamet bør stå for fagvurderingen av ønsket, ettersom det vil kreve betydelig utviklingsressurser. 
5. T.o. Ønske 4/2022 EVUweb: Raskere oppdatering for foretaksregistrator. Sendt Sikt 10.01.2022. Status 28.01.2022: LØST. Sikt svarer: "Vi har sett nærmere på denne. Utviklerne våre får ikke problemet som er nevnt her. Ved å laste inn siden på nytt (trykke på refresh - som RT-saken nevner) så får vi inn oppdaterte data. Vi har testet i 3 forskjellige nettlesere for å se på oppførselen og klarer ikke å gjenskape feilen slik den er nevnt i saken. Vi opplever at appen oppfører seg som den skal. Hvis dere igjen skulle oppleve denne feilen, er det fint om dere sier fra og oppgir case."
6. T.o. Ønske 5/2022 EVUweb: To mindre forbedringsønsker. Sendt Sikt 10.01.2022. Status: Svar fra Sikt 20.01.2022: "Vi legger disse to endringene på arbeidslisten".
7. T.o. Ønske fra BOTT 1/2022: FS-API: DigEks-tjenesten Hente liste av eksamener. Sendt Sikt 07.02.2022.
8. Digitale vitnemål

• Er fakultetene klare for digitale vitnemål som standard fra våren 2022? Er det noen som trenger støtte fra studieavdelingen?
• Alle vitnemål lages i digital utgave.
• Digitale vitnemål er pr. mars 2022 en digitalt signert pdf. Etterhvert vil digitale vitnemål utvikles, moderniseres, ikke lenger være pdf, men på data. Nøyaktig hvordan det blir er ikke klart ennå.
• Studieavdelingen setter medium digitalt som default i FS670.001 fra f.eks. 1. juni 2022. OK? Dette er én felles hake for alle i UiOs FS.
• Ved behov kan fakultetet i tillegg utstede papirvitnemål. Særlig til studenter og ph.d.-kandidater uten norsk fødselsnummer, men også ved andre behov.
• UiO har tidligere latt være å tilby et nettskjema for papirbestilling. Ønsker fakultetene at studieavdelingen fra sommeren 2022 tilbyr et nettskjema for papirbestilling under Vitnemål for fullført studieprogram og Vitnemål for fritt samansett bachelorgrad?
• Status Digitalt signerte vitnemål og DS - prosess for pilot
• Vi setter opp spørsmålene i flere andre av UiOs nettverk i mars - eksamensnettverket, studieledernettverket og Forum for forskerutdanning (FFF) - slik at vi får inn alle nødvendige innspill.
  Referat
  Enighet om
  - å unngå nettskjema for bestilling av papirvitnemål, for å hindre at alle bestiller på papir for sikkerthets skyld.
  - at studenter som ønsker papir kan skrive til infosentrene og oppgi hvilken adresse til de ønsker papirvitnemålet sendt til. Erfarer retur dersom semesteradressen i FS blir brukt uten videre.
  - at studenter som trenger duplikat kan få det digitalt
  - at det trengs mer info om hva et digitalt vitnemål er.
  Uenighet om balansegang rundt om 
  - det skal være faste kriterer for hvem som kan få papirvitnemål, om studenten må dokumentere behovet
  - gamle papirvitnemål kan utstedes digitalt i tillegg for studenter som ber om det. Viktig at det ikke blir lotteri. Drøfte dette i Eksamensnettverket og se på muligheten for felles holdning.
  
  9. Status pilot for bestilling av politiattest via Studentweb for nye studenter våren 2022. 
  Piloten har gått med studieprogrammet Medisin. Det går ikke så bra, da studentene får feilmelding når de prøver å sende bestillingen. Sikt, USIT og politiet prøver å finne ut hva problemet bunner i, finne løsninger og rette opp. Det er uklart om løsningen er rett rundt hjørnet eller vil dra ut i tid. UiO inkluderer ikke flere programmer i piloten før Sikt signaliserer at løsningen etter all sannsynlighet virker.
  Referat
  Når pilot kommer i gang, dersom det blir i sommer, velge ut noen få studieprogrammer, ikke alle samtidig. 
  Noen studenter som bestiller i Studentweb kan tro at de også har levert til UiO. Viktig med god informasjon.
  
  10. Nytt i FS-versjon 8.4 som kom i FSPROD 3. mars. Listen er lang, men det er ikke så mye å si. Ser du noe du vil mer informasjon om, så spør gjerne før møtet eller skriv til fshjelp etter møtet.
  
  11. T.o. FS/Tableau nyhetsbrev i siden forrige møteinnkalling:
  Nyhetsbrev 1 i 2022: Utvider bruken av EVUweb
  
  12. T.o. Status endringsønsker sendt til Sikt fra og med 2020 
  
  13. Møtetider høsten 2022. Bør vi tenke nytt rundt møtene?
  Referat
  FS er et virksomhetskritisk system som snakker med mange andre systemer.
  FS er et svært og komplekst system.
  Fint å ha et møteforum å få info om nye ting og bli minnet om ting.
  Det må føles meningsfylt å komme med innspill til endringsønsker eller ta opp andre saker i møtene.
  EVU-arbeidet viktig. UiO har ikke vært fremoverlent på dette temaet på mange år.
  Hva med tema-møter der SADM kan se på hva fakultetene kan bli bedre på og hvilke systemer som brukes til hva; FS, TP; Mine studier osv.
  Hva skal FS være? Ren drift eller også utvikling ved nye behov?
  Koster lite å møte opp i FS-nettverket et par timer i semesteret. Velbrukt tid og bra med infosakene, selv om noen saker er mer relevante og lærerike for det enkelte fakultet enn andre. Ulik størrelse og innretning på UiOs fakulteter.
  Greit at samme sak tas i ulike nettverk.
  Konklusjon: Vi fortsetter med FS-nyhetsbrev og et par møter i semesteret, enten med diverse saker som før eller som temamøte. Samme tid som før, dvs. høsten 2022: 
  Mandag 10. oktober kl. 14-15.30
  Mandag 5. desember kl. 14-15.30