Datakontroll før du kjører avslutningsrutinen
Når en ph.d.-kandidat er ferdig og skal ha utskrevet vitnemål, er det særlig viktig å kontrollere:
- Utdanningsplanen: at opplæringsdelen er riktig registrert
- Innlevering samlebilde: at innlevering, prøveforelesning og disputas har nødvendige data
Utdanningsplankontroll
Ideelt sett skal utdanningsplanen oppdateres løpende gjennom studietiden som ledd i oppfølgingen av ph.d.-kandidatene. Det du må kontrollere at er på plass er:
- at opplæringsdelen inkluderer riktige emner
- at opplæringsdelen er på 30 studiepoeng (ev. 45 ved samfunnsøkonomi)
Dersom du kontrollerer utdanningsplanen i utdanningsplanbildet, så ser en godkjent plan slik ut:
Krav til emnekombinasjon, det som er lagt i planen og det som er bestått, står etter hverandre i bildet. Merk spesielt at krav til plan og plan på overordnet nivå alltid får rødt kryss, siden programmet er på 180 studiepoeng, mens opplæringsdelen kun er på 30 studiepoeng.
Det tydeligste bildet på godkjente planer får du ved å bruke rutinen 651.002 beregning av oppnådd kvalifikasjon - utdanningsplanbasert, som rapport (dvs. ved å ha NEI i oppdater database).
Der er det grønne haker ved alle beståtte emner i GP (godkjent plan) og OK, dersom alle nødvendige emner er bestått.
Kontroll av data i innlevering samlebilde
Godkjente resultater på avhandlingsvurdering, prøveforelesning og disputas er nødvendig for at vitnemål og rapportering skal bli korrekt.
- Avhandlingsvurdering: sjekk at det ligger dato og resultat både i kommisjonsbehandling og i institusjonsbehandling.
- Dersom avhandlingen er omarbeidet etter ph.d.-forskriften § 14.2, skal det være to rader i denne fanen, en for hver vurdering. Dersom avhandlingstittelen endres etter omarbeiding, kan den utgåtte tittelen legges i et merknadsfelt.
- Dersom avhandlingen leveres inn til andre gangs bedømmelse etter ph.d.-forskriften § 16, skal det opprettes helt ny innlevering.
- Prøveforelesning: sjekk at det ligger dato for når forelesningen fant sted og både dato og resultat for kommisjonsvurderingen og institusjonsvurderingen.
- Tittel på forelesningen må legges inn for at den skal komme med på vitnemålet.
- Disputas og kreering: sjekk at det ligger dato for når disputasen fant sted, samt både dato og resultat for kommisjonens og fakultetets vurdering.
- I tillegg er det viktig at du får inn KREERING som resultat av styrets vurdering, samt dato for når kandidaten blir kreert. Hvis dette mangler vil rapportering ikke bli korrekt OG kandidaten blir ikke invitert til kreering.
Når du har kontrollert data og disse er korrekte, i både utdanningsplan og innlevering samlebilde, så kan du kjøre avslutningsrutinen for å overføre data til kvalifikasjon samlebilde.
Avslutningsrutinen
Avslutningsrutinen, FS999.001, kjører du fra bildet 'Innlevering' etter at alle data i utdaningsplanen og i innlevering samlebildes underfaner for avhandlingsvurdering, prøveforelesning, og disputas og kreering er kontrollert.
Du trykker først på knappen FS999.001 Avslutning, for å åpne rutinen. Du kan da se over de forskjellige feltene. Når du er sikker på at data er korrekt registrert, effektuerer du avslutningen av studiet ved å trykke på "Oppdatér".
Når avslutningsrutinen kjøres, skjer følgende:
- Studieretten termineres (blir satt til FULLFØRT)
- Det blir opprettet vurderingsmelding med godkjent resultat på avhandlingsemnet **AVHDR, 150 stp, i vurderingsprotokollen
- Ph.d.-graden blir opprettet i bildet 'Oppnådd kvalifikasjon'
- Alle beståtte emner i utdanningsplanen, både interne og eksterne, overføres til bildet 'Oppnådd kvalifikasjon'.
- NB: Dersom det ligger mindre enn 30 stp (ev. 45) i kandidatens utdanningsplan, blir det generert en vurderingsmelding for emnet **TEODR på manglende studiepoeng. Det er derfor viktig at studiepoengene er korrekt registrert i utdanningsplanen.
Når du har kjørt avslutningsrutinen, er gradfangstarbeidet fullført, og arbeidet mot å protokollføre kvalifikasjonen og skrive ut graden, begynner.
Med mindre du har en kandidat som kommer fra en eldre studieordning, og har få eller ingen registrerte emner i opplæringsdelen, da må du i tillegg opprette og protokollføre emnet **TEODR.
Emnet **TEODR - eldre studieordninger
Kandidater fra eldre studieordninger, med få eller ingen registrerte emner i opplæringsdel, får registrert godkjent opplæringsdel i FS ved at man oppretter emnet **TEODR. Vurderingsmelding i emnet blir opprettet automatisk ved manglende studiepoeng i utdanningsplanen, men det må kontrolleres at det har riktig antall studiepoeng, og protokollføres, før kvalifikasjonen blir klar til protokollføring.
Vurderingsenhet samlebilde
I bildet 'Vurderingsenhet samlebilde', søk opp **TEODR og riktig semester. Tildel kandidtanummer og registrer resultat som vist på bildet nedenfor.
Overfør resultatene til vurderingsprotokollen. Åpne rutinen 573.001 Overføring fra vurderingsmelding til vurderingsprotokoll.
