Digitalt signerte vitnemål og DS - prosess for pilot

Informasjon til studenter

Nettsider

Nettsider om vitnemål vil bli oppdatert i midten av mai 2021[ble oppdatert i midten av juni]. Da må vi på forhånd vite hva som er riktig informasjon. Det er derfor noen spørsmål lenger ned på denne siden.

Hyggelig brev i stedet for UiOs vitnemålsomslag

Vi legger opp til at fakultetene kan velge å skrive et kort hyggelig brev fra FS til digital postkasse til de som bare får digitalt signerte vitnemål og DS. Brevet erstatter det pene vitnemålsomslaget mange benytter nå.

Det hadde vært fint om vi bare trengte én brevmal i FS, så kom gjerne med innspill og behov til dette forslaget til brevtekst:  

Kjære [etternavn, fornavn]

Gratulerer med oppnådd grad/fullført studieprogram ved Universitetet i Oslo!

Du finner vitnemålet ditt [og Diploma Supplement] som digitalt signert pdf i dokumentarkivet i Studentweb, og du kan dele dem med andre via Vitnemålsportalen, se https://www.vitnemalsportalen.no/

Vær oppmerksom på at vitnemål og Diploma Supplement bare lages i ett eksemplar.- Dersom du vil ha dokumentene oversatt til andre språk, må du henvende deg til et oversetterfirma.

Lykke til videre og velkommen tilbake som søker til videre studier ved UiO.

Hilsen
[fakultet, Universitetet i Oslo]

Lena foreslo å ikke inkludere infoen under, men tilbakemedlinger ønsket å ha med infoen, og slik ble det:

• Karrieresenteret ved UiO tilbyr nyttige kurs og tjenester for å lette overgangen fra studium til arbeidsliv: www.karrieresenteret.uio.no [Denne setningen inngår ikke etter at Karrieresenteret ble lagt ned og tjenestene ble flyttet til Avdeling for studieadministrasjon]
• UiO ønsker å holde kontakt med tidligere kandidater. Dersom du ønsker å ha kontakt med UiO og studievennene dine, anbefaler vi deg å bli med i UiO alumnus: www.uio.no/studier/alumni/

Spørsmål til fakultetene: Bør det i dette brevet inngå info om hvordan studenter som absolutt behøver det kan bestille papirvitnemål i tillegg? Etter setningen "Vær oppmerksom på at vitnemål og Diploma Supplement bare lages i ett eksemplar"?

Frist: 1. juni 2021

S-nummer, D-nummer og fødselsnummer

Per i dag er Studentweb og Vitnemålsportalen slik at tidligere studenter må logge inn med ID-porten for å kunne dokumentere utdanningen sin fra UiO. For å få nødvendig elektronisk ID (e-ID) for innlogging med ID-porten, må de først ha norsk fødselsnummer eller D-nummer.

• Personer som har fått et norsk fødselsnummeret for eksempel i forbindelse med studietiden i Norge, vil det aldri miste det.
• Personer beholder D-nummeret i mange år, dersom de har blitt ID-kontrollert. Se mer på Skatteeattens nettside om D-nummer under "Dette betyr tallene i D-nummeret ditt" om hvordan D-nummeret er bygget opp.
• Et S-nummer kjenner du igjen ved at det er på formen dd[m+5]myy 1xxxxx, eksemplevis 046185 13010. Personnummerdelen er vanligvis mellom 10000 og 14000.

Det er lurt om fakultetene oppmuntrer studenter med

• S-nummer om å skaffe seg D-nummer eller fødselsnummer.
• D-nummer og fødselsnummer om å 
  • skaffe seg e-ID som for eksempel MinID, slik at de kan dra nytte av Vitnemålsportalen flere år etter at de har reist fra Norge.
  • bestille pinkodebrev fra Skatteetaten, se hvordan under MinID.

Da vil antagelig det bli færre behov for vitnemål på papir til tidligere internasjonale studenter. 

Unit vurderer i disse dager om QR-kode på de nye digitalt signerte vitnemålene kan avhjelpe deling av dokumentasjonen for de tidligere internasjonale studentene. 

FS-koordinatorene på fakultetene kan se litt statistikk over studenter med S-nr. i RT#4299045 i fshjelp. 

Bestille vitnemål og DS på papir via nettskjema

Noen studenter kan trenge vitnemål og DS på papir, selv om fakultetet i utgangspunktet kun lager digitalt signerte dokumenter. Det kan gjelde studenter som ikke får fødselsnummer eller D-nummer, og det kan gjelde studenter som skal søke videre utdanning i land som ikke har digitalisert opptaket. For disse unntakene lager studieavdelingen et nettskjema som rutes til hvert fakultet.

Digitalt signerte vitnemål og DS, fakultetsoversikt

Meld inn endringer, rettelser og/eller hva dere har besluttet å pilotere, til fshjelp, slik at studieavdelingen kan oppdatere sentrale nettsider for studenter og nettskjema.

Frist: 1. mai 2021

Tilbakemeldinger fra fakultetene og andre

Hyggelig brev

UV (RT#4346522)

Jeg tenker det ikke bør inngå info om hvordan studenter som absolutt behøver det kan bestille papirvitnemål i tillegg i brevet fordi normalen skal være digitalt vitnemål. Hvis denne infoen står i brevet, kan det medføre at flere studenter som ikke har en "gyldig grunn" velger å bestille papirvitnemål fordi de blir informert om at dette er en mulighet. Hvis det informeres om nettskjema for å bestille papirvitnemål på nettsiden, tror jeg dette er tilstrekkelig.

SADM (RT#4346285)
Teksten kan godt være tydeligere på at de kun får digitalt vitnemål, og at ikke noe papirvitnemål vil bli laget. Det kan godt stå hvor de skal henvende seg hvis de trenger papir.

MN (RT#4347074)
Slik vi ser det bør det ikke informeres om dette i brevet. Vi tror dette vil føre til at flere ber om/ønsker å få vitnemål på papir. Som dere vet ønsker MN ikke å sende ut papirvitnemål i tillegg til de som er i pilot.

HF (RT#4400262)

Mener at info om Karrieresenteret og UiO alumnus bør inngå.

Mener det ikke bør inngå info om papirvitnemål i dette gratulasjonsskrivet, ettersom dette kun skal gjøres helt unntaksvis. Det bør heller informeres tydelig på UiOs nettsider om vitnemål at man unntaksvis kan bestille papirvitnemål. På denne nettsiden bør det fremgå tydelig hvilke unntak som gjelder. Vi tenker likevel at det kan være hensiktsmessig med en lenke til nettsiden dere skal lage om vitnemål i dette gratulasjonsskrivet, slik at ferdige kandidater kan finne informasjon om blant annet dette med papirvitnemål. Denne siden bør for øvrig kanskje ha en egen FAQ-seksjon.

Nettsider om vitnemål

SADM (RT#4346285)

Viktig med akkurat passelig mye og god info, "kort og utfyllende"

• om at digitale vitnemål kan nås via Vitnemålsportalen. Unit planlegger å gjøre deling mulig sommeren 2021. 
• med anbefalinger om hvordan resultateier (studenten) kan oppbevare vitnemålet, om det f.eks. er lurt å laste ned på disk i tillegg til å logge på Vitnepålsportalen. Unit oppdaterer nok sine Vitnemålsportalnettsider så snart de har oppdatert Vitnemålsportalen med digitalt signerte vitnemål og DS-er. Da kan UiO se på hva vi bør ha på våre sider og hva vi kan lenke til hos Unit.
• om vitnemålet og DS kan skrives ut på papier. Nederst på digitalt signerte dokumenter fra FS på UiO, og på de andre FS-institusjonenene står det: "Dokumentet er elektronisk signert av Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forsking. Dokumentet er kun gyldig i sin opprinnelige elektroniske form med tilhørende elektronisk signatur. Tidspunkt for signering xx.xx.xxx xx:xx" . Avveie hvor mye UiO skal skrive på våre egne nettsider. Unit beskriver digital signatur.
• rettet mot mottaker av digitale vitnemål, knyttet til både lenkedeling fra Vitnemålsportalen og det å få oversendt en digitalt signert pdf eller at utskrevet versjon av et digitalt signert vitnemål ikke er verifisert. SADM oppdaterer nettsiden Bekrefte vitnemål og Vitnemåslportalen.
• hva mottaker trenger av programvare for å kunne lese den digitale signaturen eller at informasjon om dette kan finnes på en mer fremtredende plass, jf. Unit beskriver digital signatur.

Bestille vitnemål og DS på papir via nettskjema

MN (RT#4347074)

Vil det stå i nettskjema/på nettside hvilke "kriterier" som må være oppfylt for å kunne få papirvitnemål? Eksempelvis at du ikke har D-nummer eller fødselsnummer eller at du skal søke til en institusjon som ikke godtar digitale vitnemål? Dette er nok viktig for å kunne gi avslag på de som ikke har grunnlag for å be om en fysisk kopi.

Generelt

MN (RT#307249)
Mange gode innspill i RT#307249, deriblant:

• Vi ikke kan vente til resten av samfunnet er ferdig digitalisert før vi tar i bruk de digitale vitnemålene.
• Utstede digitale vitnemål og ha en "papirtjeneste" ved behov, med god informasjon om hvordan det digitale vitnemålet kan brukes som reduserer papirbehovet så mye som mulig." 
• Hvor stor grad vi skal hensynta behov for papirvitnemål i etterkant (ved behov): uansett  hva slags service-nivå man legger seg på bør det samkjøres på tvers av hele UiO. 

Ny logo og design våren 2021

UiO er i ferd med å få ny logo og design. Spørsmål til fakultetene 27. april: "Hva tror dere om foreløpig å beholde gammelt design på papirvitnemål, og dermed ha ulikt design på papirvitnemål og digitalt signerte vitnemål sommeren 2021".

MF

Hvis/når det blir aktuelt å endre profil på vitnemål/DS som går til utskrift og "analog signering", er det viktig for oss at det blir gitt tilstrekkelig varsel og mulighet å kontrollere at utskriftene blir riktige og ser bra ut. Særlig da med tanke på fontene, og at de fungerer i utskrift, avsnittene blir korrekte og lignende. Dette for å forhindre at utskrifter av større samlinger vitnemål blir hengende på grunn av feil som dukker opp som følge av en profilendring i vitnemålsmalen.
Svar: Den nye logoen er enklere og den nye fonten er en standard Windowsfont, så det bør medføre færre problemer enn med gammel design. Studieavdelingen vil sjekke nøye og be fakultenene gjøre noen tester i begynnelsen av juni 2021.

SV

Vår tilbakemelding  er vi bør ha likt design på digitalt- og papirvitnemål. Vi er redd to ulike design kan skape tvil om hvorvidt vitnemålet er ekte.

UV

UV mener at begge vitnemålsformene bør å samme utforming. Vi synes det er uheldig at UiO opererer med to forskjellige vitnemålsutforminger i for studenter oppnådd en grad det samme semesteret.

HF

Vi tenker det kanskje er en fordel om digitale og papirvitnemål har likt design, men det er kanskje noen utfordringer med det?

Du skriver at UiO etterhvert også går bort fra fonten Questor på vitnemålenes side 1 og 2, og går over til Arial. Vil dere da sørge for at våre vitnemålstekster får endret font, eller må vi gjøre det?
Svar: Studieavdelingen sørger for å oppdatere til ny font i begynnelsen av juni 2021.

Digitalt signererte vitnemål og DS er tatt opp våren 2021

• Eksamensnettverket 3. mars
• Studieledernettverket 5. mars
• FS-nettverket 8. mars
• FFF-nettverket 18. mars (Forum for forskerutdanning)

FS Nyhetsbrev 5 i 2021: Vitnemål: mal og digital

Nyhetsbrev 5 i 2021: Vitnemål: mal og digital med info til fakultetene ble publisert 18. juni 2021 og inkluderer lenke til universitetsdirektørens godkjenning.

Oktober 2021. Hvordan går piloten?

Spørsmål til fakultetene 11.10.2021

Hvordan går piloten for digitalt signerte vitnemål?

Får dere som kun lager digitale vitnemål mange ønsker om papirvitnemål i tillegg?

Planlegger dere å utvide programmene som får digitale vitnemål i pilotperioden i 2021?

Har dere andre erfaringene så langt i piloten, som dere vil dele?

Svar helst før 27. oktober til fshjelp eller til Lena

Svar fra JF 11. oktober
Det har gått veldig greit med de få som vi har hatt. Ingen har bedt om papirversjon i tillegg. 
Enkelte som skal få papir, har bedt om digialt vitnemål i tillegg i forkant.

Svar fra UV 11. oktober:

På UV har alle studenter som har fullført norskspråklige studieprogram denne våren fått utstedt digitale vitnemål, mens studenter som har fullført engelskspråklige studieprogram har fått utstedt papirvitnemål. Kjører nok samme plan fremover, siden de fleste utenlandske studenter ikke kommer inn i Studentweb når Feide ikke fungerer lenger. Alle studenter som oppnådde grad i 2020 og har utsatt vitnemål for å forbedre emner i graden har fått utstedt papirvitnemål som resten av kullet 2020. De som har fått digitalt vitnemål, men som har behov for papir også, har kunnet bestille dette via nettskjema. Vi har bedt studentene oppgi en kort begrunnelse for behovet. Har ikke et eksakt antall på hvor mange som har bestilt vitnemål på papir, men vil tippe 30-40 stk. Til sammenligning har vi fått en henvendelse fra en student som har fullført et engelskspråklig program som ønsket digitalt vitnemål, hun ble henvist til Vitnemålsportalen.

Begrunnelser studenter oppgir når de bestiller papirvitnemål:

• - Søknad om sletting av studiegjeld. Lærere med fordypning i realfag/fremmedspråk og lærere bosatt i Finnmark og Nord-Troms:
• Lærere med utdanning i realfag eller språk
  Reduksjon av gjeld for deg i Finnmark og Nord-Troms
  Lånekassen ønsker kopi av papirvitnemål for disse søknadene. Flere av studentene våre oppgir at de har vært i kontakt med Lånekassen og sier de har fått digitalt vitnemål, men Lånekassen godtar visst ikke det digitale formatet, ennå.
  Kommentar fra SADM: Vi har spurt Unit 11. oktober (i deres RT#463647):

  Vi lurer på om Unit har vært i dialog med Lånekassen om at mange FS-institusjoner har tatt i bruk digitale vitnemål? Vi erfarer at Lånekassen krever papirvitnemål ved søknad om sletting av studiegjeld for lærere med fordypning i realfag/fremmedspråk og lærere bosatt i Finnmark og Nord-Troms: https://lanekassen.no/nb-NO/gjeld-og-betaling/larere-med-utdanning-i-realfag-eller-sprak/  og https://lanekassen.no/nb-NO/gjeld-og-betaling/finnmark-eller-nord-troms/

  Flere av studentene fra UV-fakultetet vårt oppgir at de har vært i kontakt med Lånekassen og sier de har fått digitalt vitnemål fra UiO, men at Lånekassen ikke godtar det digitale formatet, ennå. Nå ble det jo slik for noen år siden at det er DBH som vidererapporterer oppnådde grader til Lånekassen, så da er kanskje spørsmålet om Lånekassen ikke får opplysninger fra DBH om fullført studieprogram i tide, eller ikke får tilstrekkelig med opplysninger om studieretning og fagsammensetning? Derav krav om at studenten legger vitnemålet ved søknaden om sletting av studiegjeld?
  SADM oppdaterer her når vi frå svar fra Unit.

• Jobb/arbeidsgiver ønsker å se papirvitnemål.
• Jobb/videre studier i utlandet.
• Personlig bruk

Vi har utstedt papirvitnemål til de som har bestilt dette, spesielt mtp. at dette er en pilot. Fremover ser vi for oss at det kan bli vanskelig å "avvise" forespørsler om papirvitnemål pga. manglende hjemmelsgrunnlag, men tror at over tid vil flere og flere bli vant til det nye formatet.

Alt i alt virker det som om de fleste studentene hos oss er fornøyd med det digitale formatet.

Svar fra MN 25.10.2021

Pilotering av digitale vitnemål går bra.

Vi møtte noen utfordringer under første produksjonsrunde, knyttet til godkjente sertifikater på ansattes datamaskiner, men Units veiledning hjalp. Ev. kombinert med å åpne vitnemålet, sjekke om man får opp en boks som heter Trusted certificates updates? Hvis ja, hake av In the future install automatically, trykke OK. Får man stadig opp Reading untagged document, hak av på Always use the setting ... og trykk OK. Da ser det ut til å funke neste gang man åpner vitnemålet. (Referanse RT#4547087)

I tillegg har vi gjort en vurdering av MNs mastergradskarakterbeskrivelser. Etter en helhetsvurdering er disse nå skrotet og vi bruker kun de vanlige karakterbeskrivelsene som ligger som en del av vitnemålet.

Ja, vi vil utvide programmene som får digitale vitnemål fra H21. Nye pilotprogram er studieprogrammene ved institutt for teoretisk astrofysikk og institutt for informatikk (med noen få unntak på IFI):

Institutt for teoretisk astrofysikk: MNB-FAS, AST, MNM2-AST og MNM2-CS, CSAST Institutt for informatikk: MNB-EIT, MNB-INFD, MNB-INL, MNB-INP, MNB-INR, MNB-INS, MNM2-CS CSBINF og MNM2-CS CSIMBC, MNM2-DS, MNM2-DIGHS, MNM2-EIT, MNM2-INFD, MNM2-INL, MNM2-INI, MNM2-INP, MNM2-INR, MNM2-INS og MN1-ITARK.

Hva er tankene deres rundt vitnemål til PHD-kandidater? Tenker dere at "planen er at i 2022 får alle digitale vitnemål" også skal gjelde PHD-vitnemål?

Svar fra SADM:
Ph.d. er også omfattet av vår ambisjon om helst digitalt i 2022, og flere fakulteter har vært med på testing. De som jobber med ph.d. har imidlertid mange utenlandske kandidater og frykter nok en større etterspørsel etter papirvitnemål enn bachelor/master. Vi tror flere vurderer (ev. ønsker) dobbeltkjøring inntil påloggingsløsningene for internasjonale kandidater er på plass.

Svar fra HF 27.10.2021

Vi har tekniske problemer, blant annet at det ser ut til at ikke den digitale signaturen har kommet helt på plass på endel vitnemål og DS.

For øvrig har vi ikke fått mange "krav" om vitnemål på papir, men så har vi bare fulldigitalisert frie grader. Vi vurderer å pilotere videre, ved å kutte ut papirvarianten på de program vi allerede har pilotert.

Vi har stadig diskusjoner rundt dette med vitnemål og klagefrist, særlig på mastergrader. Hvis student A får et digitalt vitnemål sensommeren 2021, klager på masteroppgavekarakteren, og må få nytt vitnemål i oktober (ish). Hva skjer da med det gamle digitale vitnemålet? Vil det, når vi skriver ut nytt, og har hake på å slette det gamle, forsvinne? Mener å huske at det er blitt sagt at alle "versjoner" av et digitalt vitnemål skal bevares på et vis?

Svar fra SADM

Kan dere produsere vitnemålene som mangler selve den digitale signaturen på nytt og se om det går bedre nå? Hvis ikke vil SADM feilmelde til Unit.

Vitnemål og klagefrist. Nederst på FS-veiledningen Kvalifikasjon er det et avsnitt "Hva om noen studenter skulle klage på et eksamensresultat?" med SADMs anbefalinger og vurderinger. Dersom dere skriver ut et nytt vitnemål med hake på å slette det gamle, vil det gamle per i dag forsvinne. Det er mulig Unit finner en løsning som gjør at alle versjoner lagres, men at kun én utgave er synlig og delbar.