Informasjon til partnerinstitusjoner
Partnerinstitusjonen deres vil finne nyttig og viktig informasjon i Europakommisjonens Quick Guide for Participating Higher Education Institutions in Partner Countries .
Participant Identification Code (PIC)
Alle institusjoner som deltar i Erasmus-prosjekter må ha en Participant Identification Code (PIC). Dersom partnerinstitusjonen deres ikke har en kode allerede, må de søke om PIC her.
Inter-Institutional Agreement (IIA)
Alt Erasmus-samarbeid mellom en institusjon i et programland og en institusjon i et partnerland må forankres i en Erasmus-avtale. Gjennom avtalen bekrefter partnerinstitusjonen at de er enig i prinsippene i Erasmus Charter for Higher Education (ECHE), som skal sikre kvaliteten i samarbeidet.
Avtalen bør utformes i samarbeid med partneruniversitetet. Vi anbefaler at fakultetets internasjonaliseringskoordinator involveres i arbeidet. Følg gjerne UiOs rutiner for avtaleinngåelse i Erasmus+. Dersom fagmiljøet allerede har en bilateral utvekslingsavtale med partneruniversitetet, anbefaler vi at Erasmus-avtalen baseres på denne.
Avtalen må være i tråd med rutiner og prosesser for Erasmus-programmet, og innenfor eksisterende rammer. Eksempelvis bør innreisende og utreisende studenter nomineres og søke på samme måte som ordinære utvekslingsstudenter (se rutinene under).
Inngåtte avtaler i Erasmus+ global mobilitet registreres i FS med utvekslingsprogram ERAGLOBAL.
Stipendsatser
En oversikt over stipendsatser for studenter og ansatte som reiser gjennom Erasmus+ global mobilitet finner du her. Stipender kalkuleres ut ifra Europakommisjonens faste satser, basert på varighet og destinasjon.
Administrasjonsmidler
Vi har anledning for å dekke kostnader inntil 350 Euro per deltaker. Dette kan for eksempel være kostnader knyttet til visumsøknad og deler av kostnader knyttet til forsikring. Utbetaling av denne støtten vil sammenfalle ved utbetaling av det tildelte stipendbeløp til den enkelte deltaker.
Rutiner for utreisende studenter
Utreisende studenter søker utveksling på vanlig måte, innen UiOs frister 15.september/15.februar, og nomineres til partneruniversitetet i tråd med deres retningslinjer for innreisende studenter. Generell informasjon om rutiner for utreisende utvekslingsstudenter finner du her.
Før de reiser må studentene signere en stipendavtale og en læringsavtale (Learning Agreement). Seksjon for studiekvalitet tar seg av stipendavtalen. Læringsavtalen beskriver hvilke kurs studenten skal ta på utveksling, og hvilke UiO-kurs de erstatter. Den utarbeides av fagmiljøet i samarbeid med studenten og signeres av dere, studenten og partneruniversitetet. Ferdig signert læringsavtale arkiveres i ePhorte. Les mer om UiOs felles rutiner for Learning Agreement her.
Stipendet utbetales til studentens bankkonto i to omganger: 70 % overføres ved begynnelsen av oppholdet. 30 % utbetales når studenten kommer hjem, etter at han/hun har levert en bekreftelse på datoer fra vertsinstitusjonen og en elektronisk rapport.
Rutiner for utreisende ansatte
Fagmiljøet og partneruniversitetet blir enig om hvem som skal reise og hva programmet skal være. Husk å planlegge oppholdet i god tid i forveien for å ha tilstrekkelig med tid til eventuelle visumprosesser.
Minstelengde for oppholdet er fem dager. Stipendsatsene er noe høyere, ellers er kriteriene og rutinene like som for ansattmobilitet i Europa. For undervisningsmobilitet er kravet at man må undervise i minst åtte timer per uke.
Ansattmobilitet gjennom Erasmus+ Global må avtales med ansvarlig for mobiltetsprosjektet ved instituttet. Ta kontakt med internasjonal koordinator ved din enhet for mer informasjon, eller kontakt erasmus-uio@admin.uio.no
Rutiner for innreisende studenter
Innreisende studenter søker til sin hjemmeinstitusjon i tråd med deres retningslinjer, og nomineres til UiO på samme måte som ordinære innreisende utvekslingsstudenter innen fristene 1.november/1.mai. UiOs rutiner for nominasjon, opptak og mottak av innreisende utvekslingsstudenter beskrives her.
Så lenge studentene nomineres på riktig måte, innen gitte frister, og følger instruksjonene i søknadsprosessen, vil de behandles som ordinære innreisende utvekslingsstudenter. Det inkluderer tilgang til studentbolig gjennom SiO.
Før avreise må studentene signere en stipendavtale og en læringsavtale (Learning Agreement). Seksjon for studiekvalitet tar seg av stipendavtalen og har kontakt direkte med studenten(e) om den. Læringsavtalen beskriver hvilke kurs studenten skal ta på utveksling, og hvilke UiO-kurs de erstatter. Vi anbefaler å bruke UiOs mal for Learning Agreement (doc). Den kan dere sende til partneruniversitetet, som fyller den ut i samarbeid med studenten (i samråd med dere). Deretter signeres den av alle tre parter, før dere arkiverer den endelige versjonen i ePhorte.
Avtaleeier må melde ifra til Seksjon for studiekvalitet på erasmus-uio@admin.uio.no om hvilke studenter som er nominert, hvor lenge de skal oppholde seg ved UiO og om de har spesielle behov, så tidlig som mulig og før nominasjonsfristen.
Stipendbeløpet regnes ut basert på hvor lenge studenten skal være ved UiO, og utbetales først når studenten kommer til Oslo. Det betyr at studenten selv må legge ut for reise og eventuelle andre utgifter som oppstår under forberedelsene. Studenter som er i Norge i kun ett semester får ikke norsk bankkonto. Vi oppretter og overfører penger til SiO depositumskonto. Det kan være lurt å informere studentene om at dette er en prosess som kan ta litt tid, selv om vi er klar over at studentene ofte er i en økonomisk vanskelig situasjon. Studenter som har fått studentbolig gjennom SiO har mulighet for å få overført stipendbeløpet til sin depositumskonto, og SiO har mulighet for å utstede cashcard for disse studentene.
Rutiner for innreisende ansatte
I samarbeid med partnerinstitusjonen bestemmer dere hvem dere vil motta på ansattmobilitet for opplæring eller undervisning, og utarbeider en mobilitetsavtale basert på en av disse malene:
- Mobilitetsavtale for innreisende ansatte på opplæring (doc)
- Mobilitetsavtale for innreisende ansatte på undervisning (doc)
Kriteriene for oppholdet er de samme som for utreisende ansatte. Enheten må fylle ut nettskjema med informasjon om den ansatte og vi utarbeider en stipendavtale. Ofte endres datoer, så ikke fyll ut nettskjema før dere er sikre på når den ansatte kommer til Oslo. Fyll ut skjema i god tid før oppholdet. Enheten legger ut stipend for den innreisende ansatte og vi refunderer beløpet når den ansatte har ankommet.
Mottak av innreisende ansatte er instituttet og fagmiljøets ansvar. Husk å planlegge oppholdet i god tid i forveien for å ha tilstrekkelig med tid til eventuelle visumprosesser.
Dere kan bestille reise for ansatte gjennom BH-portalen og trekke fra reisen fra det totale stipendbeløpet.
Administrasjon av stipendutbetaling - rutine fra Seksjon for lønn for bestilling av stipendutbetaling.
Behov for tilrettelegging
Alle skal ha mulighet til å reise på utveksling. Dersom dere mottar eller sender ut ansatte eller studenter med spesielle tilretteleggingsbehov, kan vi søke ekstra midler hvis det er ekstrautgifter i forbindelse med utenlandsoppholdet. Dette må meldes inn til Seksjon for studiekvalitet så tidlig som mulig. Det er viktig at dere informerer eventuelle deltakere om muligheten.