Lederhåndbok

Organisasjon

Ledernivå ved UiO og MN

Ledernivå UiO

Du finner her en oversikt over styringsform og ledelse  samt organisasjonskart for UiO.

Universitetsstyret er det øverste organet ved UiO og skal trekke opp strategien, for UiOs utdannings- og forskningsvirksomhet. Styrets oppgaver er regulert i universitetslovens §9-2. 

Rektor  er øverste leder for den faglige virksomheten ved Universitetet i Oslo (UiO), og leder av Universitetsstyret. Rektor har det overordnede ansvar for ledelse av institusjonens virksomhet og fører tilsyn med denne.

Ledernivå ved Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet 

Fakultetsstyret er fakultetets øverste organ og har ansvar for å fastlegge overordnede mål, prioriteringer og strategier.

Dekanen er fakultetets øverste leder og leder hele fakultetets virksomhet innenfor rammer satt av universitetsstyret og instrukser fra rektor og gjennom vedtak fattet i fakultetsstyret. 

Fakultetsadministrasjonen er delt inn i flere funksjonsområder, og ledes av fakultetsdirektøren.

Her finner du en presentasjon av fakultetets ledelse med tall, fakta og organisasjonskart .

Dine kontaktpunkter ved HR-avdelingen

Institutter:

Farmasøytisk institutt (FAI) Torunn Standal Guttormsen

Fakultetsadministrasjonen Torunn Standal Guttormsen

Fysisk institutt (FI) Elin Thoresen

Institutt for biovitenskap (IBV) Nina Holtan

Institutt for geofag (GEO) Ole Rustad

Institutt for informatikk (IFI) Therese Ringvold

Institutt for teknologisystemer (ITS) Olga Holmlund

Institutt for teoretisk astrofysikk (ITA) Elin Thoresen

Kjemisk institutt (KI) Olga Holmlund

Matematisk institutt (MI) Ole Rustad

Sentere:

CBA - Centre for Biogeochemistry in the Anthropocene –  

Nina Holtan

CCSE - Center for Computing in Science Education - 

Elin Thoresen

CENSSS - Centre for Space Sensors Systems -  

Olga Holmlund

dScience - Torunn Standal Guttormsen

ENT3R - Therese Ringvold

Hylleraas - Olga Holmlund

IN-TED - Elin Thoresen

NFS  -Naturfagssenteret - Nina Holtan

NJORD - Elin Thoresen

NORA - Torunn Standal Guttormsen

Norsk nukleært forskningssenter - Elin Thoresen

PHAB - Ole Rustad

RoCS - Rosseland Centre for Solar Physics - Elin Thoresen

Senter for bioinformatikk - Therese Ringvold

SMN - Olga Holmlund

Likestilling og mangfold: Marthe Amundsen og Anne Husby Mork

Susann Andersen: 

Karriere og kompetanseutvikling for stipendiater, postdoktor og forskere:

-MN sitt karrierestøttetilbud for yngre forskere (phd, postdocs og forskere)

- MN på LinkedIn - redaktøransvar for MN sin Linkedin profil

Kaja Merethe Hellener Mathisen er for tiden vikar ved avdelingen.

Ved krevende personalsaker, rådgivning for ledere mv. ta kontakt med seksjonsleder HR Synnøve Grepperud.

Hvordan finne fram på MN

Her får er en oversikt over hvordan man finner fram på MN.

 

Rekruttering og ansettelser

Forberedelser og jobbanalyse

Å rekruttere nye medarbeidere er en av de viktigste investeringene UiO gjør, noe som gjenspeiles i UiOs rekrutteringspolitikk  og er avgjørende for at fakultetene  skal lykkes med å realisere sine mål og strategier.

En god rekrutteringsprosess sikrer rett person på rett plass og bidrar til at mangfoldet ved fakultetet øker.  Les Likestillings- og diskrimineringsombudets anbefalinger for likestilt rekruttering og FRONT prosjektets anbefalinger for kjønnsnøytrale ansettelsesprosesser.  

I forkant av rekrutteringsprosessen er det er viktig at det gjøres en jobbanalyse og at du gjør deg kjent med regelverk, rutiner og maler for rekruttering og ansettelse ved MN Fakultetet.

Statens arbeidsgiverportal gir en veiledende beskrivelse på hvordan du som leder kan få til en god rekrutteringsprosess fra A til Å.

Kunngjøring av stillinger

Under visse betingelser er det adgang til å ansette uten kunngjøring i inntil ett år.  

Hovedprinsippet er imidlertid at alle ledige stillinger må lyses ut offentlig, som regel 5-6 måneder før ønsket tiltredelsestidspunkt. For stillinger som krever sakkyndig vurdering må du beregne lenger tid (10-12 måneder).

Ved utformeringen av stillingsutlysningen er det viktig at man er bevisst ordvalg og formuleringer. Ved å skrive en inkluderende og attraktiv utlysning, vil du utvide utvalget av kandidater som er interessert i stillingen. Du kan enkelt sjekke om teksten er kjønnsnøytral på Gender Decoder.

For å lyse ut en stilling må kontorsjef/senterkontorsjef sende følgende til den aktuelle HR-rådgiveren:

• utfylt anmodning om kunngjøring
• utkast til kunngjøringstekst

Alle stillinger ved MN blir kunngjort i Jobbnorge, UiOs hjemmeside og nav.no. I tillegg skal alle vitenskapelige stillinger med engelsk tekst kunngjøres på EURAXESS.

HR-rådgiver lyser ut stillingen og gir kontaktperson(er) og komite godkjent av kontorsjef, tilgang til stillingen i Jobbnorge.

Dersom du ønsker stillingen kunngjort andre steder må det fremkomme i anmodningen.

E-postmal for reutlysning ved manglende kvalifiserte søkere til utlyst stilling.

Intervju

Intervju - utvelgelse av kandidater  og gjennomføring:

I arbeidet med rekrutteringssaker må rekrutterende leder og medlemmer av sakkyndig- og innstillingskomiteer vurdere egen habilitet.

Det er viktig å sette av tid til intervjuer, innhenting av referanser og innstillingsarbeid i din og komiteens kalender.

Ved utvelgelse av kandidater til intervju, skal arbeidsgiver innkalle minst en søker med funksjonsnedsettelse, en søker med "hull" i CV og en søker med innvandrerbakgrunn. Det er en forutsetning at søkeren bor i Norge og er kvalifisert for stillingen.

Husk at det skal gjennomføres intervju med alle kandidater som er aktuelle for innstilling til utlyste stillinger. Dette gjelder også interne søkere, selv om disse er godt kjent av komiteen eller rekrutterende leder. Det anbefales å bruke intervjuguide. 

Det skal gjennomføres referanseintervju med minimum 2 referanser (gjelder også for interne søkere). For stillinger med lederansvar anbefales 3-5 referanseintervju. Det må begrunnes dersom man velger å ikke gjennomføre referanseintervju.

Under intervjusituasjonen er det viktig at man er bevisst muligheten for bias. De fleste av oss har en slags ubevisst forutinntatthet i hvordan vi oppfatter mennesker ut ifra kjønn, etnisitet, funksjonsevne, alder, seksuell orientering osv. Se denne filmsnutten for gode tips til utvelgelse av kandidater.

Godkjenning av utenlandsk utdanning 

PhD-gruppen ved MN skal godkjenne utdanning for søkere til PhD-stillinger. Det er egne krav til denne type stillinger, noe som gjør at det må settes av tid for godkjenning av utdannig.

Jobbtilbud

Merk at ved rekruttering til kunngjorte stillinger, kan ikke leder gi jobbtilbud eller sette dato for tiltredelse, før det rette ansettelsesorganet har fattet vedtak i saken. Det er kun fakultetets ansettelsesråd , fakultetets ansettelsesutvalg, instituttets ansettelsesutvalg og i noen tilfeller instituttleder som har ansettelsesmyndighet. 

Lønn skal avklares med kandidaten før tilbudsbrev og arbeidsavtale sendes ut.  Informasjon skal gis enten via epost eller telefon og først etter at vedtak om ansettelse er fattet. Du finner her forslag til tekst (e-post) som kan sendes søker vedrørende tilbud. 

HR-rådgiverne tar seg av alle tilbud og arbeidsavtaler etter at vedtak om ansettelse er fattet. 

Fortrinnsrett til stilling:

Det hender at det kommer inn søknader fra personer som hevder fortrinnsrett til stillingen. I slike tilfeller skal leder ta kontakt med HR-rådgiver for veiledning i den videre saksgangen. Det er egne regler om fortrinnsrett. Se pkt. 1.4.6 i UiOs personalhåndbok.

Habilitet

Både i forbindelse med rekrutteringssaker og daglig personalansvar er det viktig at ledere vurderer sin habilitet. Å være inhabil betyr at du har for nær tilknytning til en sak du skal behandle. Lurer du på om du er inhabil i konkrete sammenhenger, kan du rådføre deg med din HR rådgiver. Dette er utgangspunktet:

Forvaltningsloven stiller krav til alle statsansattes habilitet, og sier at en "offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak" i følgende tilfeller.

Hvis vedkommende:

a) er part i saken 
b) er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; 
c) er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part. 

I vår tid omfatter dette også samboere og relasjoner som steforeldre/stesøsken o.l.

I tillegg sier UiOs etiske retningslinjer at vi skal være spesielt oppmerksomme på såkalte "doble relasjoner" - det vil si ansatte som innehar andre roller enn den profesjonelle i møte med en kollega eller en student. Doble relasjoner kan oppstå som følge av blant annet slektskap, kjærlighetsforhold, vennskap, uvennskap eller økonomiske interesser. Les de etiske retningslinjene i sin helhet.

Medlemmer av sakkyndig komite på alle stillingsnivåer bør så tidlig som mulig vurdere sin habilitet. 

Samme person bør av habilitetshensyn ikke sitte i både innstillings- og tilsettingsorgan (UiOs personalreglement § 4). Det er viktig å gjøre en habilitetsvurdering for å sikre allmennhetens tillit til forvaltningen. Nedenfor er noen av punktene man bør ta stilling til når man skal vurdere sin habilitet:

• Godt jobbkameratskap er ikke en automatisk inhabilitetsgrunn i forvaltningsloven § 6 første ledd. 
• Spørsmålet er om det foreligger «særegne forhold» som er egnet til å svekke tilliten til kollegaens upartiskhet etter forvaltningsloven § 6 annet ledd.
• Skillet mellom gode kolleger og spesielt gode venner – det må dreie seg om virkelig nært vennskap eller klart uvennskap.

Hvis du mener du er inhabil, dvs ikke kan behandle søkerne på en nøytral måte, må du erklære deg som dette og ikke sitte i innstillingskomiteen. 

Mener du at du er habil må du orientere innstillingskomiteen om bindinger (veiledning, felles publikasjoner, nært vennskap e.l.). De andre i komiteen må så avgjøre om du er habil eller ikke. Ved uenighet/tvil bør man ta kontakt med kontorsjef/HR-rådgiver. 

Hvis de finner at du er habil skal uansett bindinger og komiteens avgjørelse omtales i innstillingen. Finner komiteen deg inhabil må du byttes ut. 

Mer om habilitetskravene i forvaltningsloven.

Du kan også laste ned en presentasjon om habilitet hvis du ønsker utfyllende informasjon.

Direkte ansettelser, forlengelser og opprykk

Under visse betingelser er det adgang til å ansette uten kunngjøring i inntil ett år. Rådfør deg med personal i forkant dersom det er aktuelt å benytte seg av dette. Du må være ute i god tid, senest 6 uker før personen må være på plass eller inneværende ansettelseskontrakt går ut. Husk at du som leder aldri kan gi tilbud om ansettelse før saken er formelt behandlet av den rette ansettelsesmyndigheten.

• anmodning om ansettelse uten kunngjøring Husk å begrunne behovet for å ansette midlertidig uten kunngjøring (hvorfor er oppgavene tidsbegrenset).
• CV for den ansatte (legges ved anmodningen).

Fakultetet åpner for at instituttene unntaksvis kan ansette førsteamanuensis uten kunngjøring. Det er hjemlet i reglementet for ansettelser av førsteamanuensis og professor at man kan ansette i førsteamanuensistilling uten forutgående kunngjøring.

Her finner du mer informasjon om fremgangsmåte for ansettelse av førsteamanuensis uten kunngjøring samt regler for ansettelse i stilling som førsteamanuensis.

Rett til fast ansettelse

Når en ansatt har vært sammenhengende ansatt i tre år ved UiO, har vedkommende rett til fast ansettelse jfr. statsansatteloven § 9 (3).

Her må man være spesielt oppmerksom ved direkte overgang/ansettelse fra 3-årig stilling som f.eks. postdoktor til ny midlertidig stilling som f.eks. forsker. Den ansatte vil da automatisk ha krav på fast ansettelse. 

For ytterligere informasjon om faste forskere på ekstern finansiering vises det til Grunnlagsdokument om ansettelser og oppsigelser i forskerstillinger.

Dersom det er snakk om fast ansettelse på ekstern finansiering, vil vedkommende kunne sies opp ved bortfall av finansiering. Det betyr at ved overgang fra midlertidig til fast stilling på ekstern finansiering, må det være minimum finansiering for 12 måneder. Dersom man må gå til oppsigelse, må det være tid til å gjennomføre prosessen. Nærmere informasjon finner du under "Avslutning av arbeidsforhold".

Opprykk til forsker 1183

"Vi gjør oppmerksom på at forsker 1109 som er ansatt i fast stilling på ekstern finansiering - og midlertidig ansatt med finansiering på tre år eller mer utover søknadstidspunktet kan søke om opprykk til forsker 1183. Se regler for opprykk til forsker 1183 etter kompetanse.

NB! Det er ingen begrensning på hvor stor stillingsprosent man må være ansatt i for å kunne søke om opprykk, så deltidsansatte kan også søke om opprykk."

Videre kan fast ansatte amanuenser, universitetslektorer, førsteamanuenser og førstelektorer med minst halv stilling kommer inn under opprykksordningene.

Onboarding - introduksjon av nyansatte

For de fleste nyansatte oppleves skifte av jobb som en stor overgang, og introduksjonsfasen er viktig for å få en rask faglig og sosial integrering. Viktige elementer i introduksjonen er derfor å gi informasjon og skape kontakt.

Det er leder som har hovedansvaret for en god introduksjon. UiOs rutine for onboarding tar for seg hele prosessen fra arbeidsavtalen er underskrevet, oppfølging i prøvetiden og videre de første 12 månedene av ansettelsen.

Selv om leder har ansvar for onboardings-prosessen, kan gjerne medarbeidere og andre ledere involveres i dette arbeidet. 

Forberedelse før ansettelse

For at alt skal være klart for den nyansatte fra første arbeidsdag, er det en rekke praktiske og administrative forhold som må ordnes som arbeidsverktøy og systemer, adgangskort m.v. Her finner du en oversikt over hva som må planlegges før tiltredelse i stillingen.

Mottagelse av nyansatte

Vær bevisst på hvor viktig det er å skape et godt førsteinntrykk. Det er viktig at alle nyansatte føler seg velkommen og godt ivaretatt av ny arbeidsgiver. 

En godt planlagt velkomst første arbeidsdag og videre introduksjon til arbeidsplassen og arbeidsoppgavene, bidrar til en god oppstart for den nyansatte.

Prøvetid

Leders oppfølging i prøvetiden

Nyansatte i staten har seks måneders prøvetid. Å komme godt i gang gjennom god opplæring og oppfølging vil gi både den ansatte og arbeidsgiver bedre muligheter for å kunne oppfylle de gjensidige forventninger.

Prøvetid er regulert i § 15 i Statsansatteloven (lovdata.no).

Alle ansatte ved UiO signerer i sin arbeidsavtale på at de har gjort seg kjent med reglene som gjelder for prøvetid.

Opplæring og tilpasning i prøvetiden

I prøvetiden skal medarbeideren gis nødvendig instruksjon, veiledning og oppfølging. Uten slik oppfølging har ikke leder et forsvarlig grunnlag til å vurdere arbeidstakers tilpasning til arbeidet, dyktighet eller pålitelighet.

I prøvetiden skal både den ansatte og arbeidsgiver, ved nærmeste leder, ha et særskilt fokus på opplæring og tilpasning til arbeidet. Den ansatte skal bli satt inn i rutiner og regler som gjelder på arbeidsplassen, slik at hun/han kan gjøre en god jobb. 

Dersom det viser seg at den ansatte ikke kan tilpasse seg arbeidet eller ikke tilfredsstiller rimelige krav til dyktighet eller pålitelighet, kan det bli aktuelt med oppsigelse. Hvis du som leder erfarer at din nye medarbeider ikke leverer tilfredsstillende, ta kontakt med Seksjon for HR snarest for veiledning og støtte i prosessen.

I en slik fase er dokumentasjon avgjørende. Det er spesielt to forhold det er viktig å være oppmerksom på:

• Den ansatte skal få tilbakemeldinger og mulighet til å tilpasse seg arbeidsgivers forventninger underveis i prøvetiden.
• Det må dokumenteres at den ansatte har hatt denne muligheten, og hvordan vedkommende har respondert på dette. Derfor er det viktig at du skriver et referat fra oppfølgingsmøtene du har gjennomført.

Statussamtaler

For å sikre god oppfølging av den nyansatte skal du som leder gjennomføre to til tre statussamtaler i løpet av de første seks månedene.  Dette for at både arbeidstaker og arbeidsgiver skal  ha nødvendig tid til tilpasning og effekt av opplæringen. 

For å bidra til videreutvikling og trygghet i stillingen er det viktig at onboardingen fortsetter de neste 6-12 måneders ansettelse.

I all veiledning og opplæring må den ansatte få mulighet til å vise at opplæringen er forstått og iverksatt.

• Avtal tidspunkt for oppfølgingsmøtene allerede under oppstartsmøtene
• Send ut invitasjon til oppfølgingsmøte via Outlook minimum en uke før.
• Det anbefales at du skriver et kort referat fra møtet, som du kan referere til ved behov senere.

Kurs og opplæring for nye ledere

Alle ledere ved UiO er pliktig til å ta modul 5 og 6 innen HMS-opplæringen.

Nye ledere anbefales å ta kurs i lederopplæring. Lederkursene har som formål å å gi ledere økt bevissthet, kunnskap og konkrete ferdigheter som er viktige i rollen som leder.

Avtaler og tilganger for nye ledere

Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) er myndighet til å bestemme hvordan budsjetterte midler skal brukes, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding.

Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Ledere skal også godkjenne saker i Unit4, SAP og Selvbetjeningsportalen. Her finner du mer informasjon og opplæring og  skjema for Brukertilganger i SAPDFØ, Unit4 og Tableau.

Tilganger til administrative systemer for nyansatte

Alle nyansatte skal gis tilganger til en rekke administrative systemer. Utgangspunktet for tilgangene er registrering av lønnsforhold i SAPDFØ hos Seksjon for lønn, og deretter bygging av bruker for den ansatte hos lokal IT.

Nøkkelkort

Nyansatte vil normalt kunne få utdelt nøkkelkort to dager etter tiltredelse. 

Arbeid fra utlandet

Utsendte arbeidstakere (midlertidig opphold)

Et opphold i utlandet krever god planlegging og en rekke praktiske forberedelser. Følgende side gir råd om hva en ansatt bør sette seg inn i før utreise: https://www.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/reise/utenlandsopphold/

Dersom en ansatt får behov for helsehjelp under utenlandsoppholdet bør en på forhånd ha fått en bekreftelse fra NAV, som bekrefter trygdemedlemskapet. Denne bekreftelsen avklarer også at den ansatte kun skal betale trygdeavgift til ett land. Utsendte medarbeidere, som arbeider midlertidig i utlandet, søker om bekreftelse som følger:

Land innen EØS/Sveits (NAV 02-08.07).

Land utenfor EØS/Sveits (NAV 02-08.05).

Se NAV for søknadsskjema.

Ved utenlandsopphold i land utenfor EØS/Sveits skal HR fylle ut skjema NAV 02.08.06

Når den ansatte jobber fulltid fra utlandet

For ansatte som permanent jobber fulltid fra utlandet gjelder andre regler. UiO bruker i dag Deloitte advokatfirma i alle slike saker, hvor ansatte tiltrer sine stillinger og jobber for UiO fra utlandet. Kostnader knyttet til alle disse sakene må dekkes av lokal enhet. Lokal enhet må ta kontakt med ISMO dersom de har en sak hvor de ønsker å koble på Deloitte.

Ansatte som jobber i bistilling (20%) fra utlandet

Søknad om skattekort/skatteavklaring iht skatteavtaler og trygdemedlemskap iht trygdeavtaler utføres av ISMO ved ansettelse. Det er ikke knyttet kostnader til avklaringer rundt bistillinger.

Oppfølging av ansatte

Medarbeidersamtale

Alle ansatte skal få tilbud om en årlig medarbeidersamtale. Leder har hovedansvar for å planlegge og gjennomføre medarbeidersamtaler.

Forebygging og oppfølging av sykefravær

Forebygging av sykefravær

Arbeidsmiljølovens §1-1 slår fast at arbeidsmiljøet skal være helsefremmende: "Lovens formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfull arbeidssituasjon.

Arbeidsplassen skal være et sted hvor ansatte opplever mestring, mening og tilhørighet. Dette bidrar til å fremme god psykisk helse, og kan også virke forebyggende mot sykefravær. 

Som leder skal du sørge for at det som skjer på jobben fungerer bra. Hvis jobben er et bra å sted å være, så kan det gi styrke til å mestre arbeidshverdagen, og gjøre oss mer robust når det dukker opp problemer. Idebanken gir tips til hvordan du som leder kan bidra til bedre psykisk helse på jobb.

Oppfølging av sykmeldte

Det er nærmeste leder med personalansvar som skal følge opp ansatte som blir syke. Leder skal ta kontakt med den ansatte, følge opp godkjenning av sykemeldinger som kommer fra NAV/digitalt via Altinn og lage oppfølgingsplaner ved langvarig fravær. UiO har laget gode rutinebeskrivelser og veiledninger for håndtering av sykefravær:

• Leders ansvar ved sykefravær
• Den ansattes rettigheter og plikter ved sykefravær

Dersom du har spørsmål om oppfølging av sykemeldte eller permisjon etter maksdato for sykefravær, ta kontakt med HR-rådgiver Kaja Merethe Hellener Mathisen.

Idebanken gir beskrivelse av god oppfølging ved sykefravær med forslag for ulike former for tilrettelegging.

Ferie og permisjoner

Ferie

Ferieloven § 5(1) fastsetter at arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis 25 feriedager hvert år, Arbeidstaker plikter på sin side  å avvikle feriefritiden hvert år. UiO har egene retningslinjer for avvikling av ferie. Det er leders oppgave å påse at ansatte avvikler minimum 3 ukers ferie i ferietiden d.v.s. fra 1. juni til 30. september.

Ansatte har selv plikt til å registrere og avvikle ferie hvert år.

Det er utarbeidet et årshjul for avvikling av ferie med tidsangivelser for når avvikling av ferie ved avdelingen skal være klarlagt m.m. Det kan være lurt å lage en oversikt over ferieavvikling ved den enkelte avdeling/seksjon.

Ansatte i bistillinger må også registrere ferie, selv om UiO ikke er hovedarbeidsgiver. Antall feriedager avhenger av hvilken type arbeidsplan den ansatte er registrert med. 

Alle ansatte finner egen feriekvote i selvbetjeningsportalen hvor man også søker om ferie.

Den ansatte kan søke om overføring av ikke avviklet ferie (totalt 14 dager) fra foregående år i selvbetjeningsportalen. Dette kan kun gjøres i perioden; 1. januar til 31. januar. Ved søknad om overføring av mer enn 14 dager, må dette begrunnes skriftlig. Søknaden skal godkjennes av nærmeste leder.

Permisjoner

Permisjon er arbeidstakers mulighet til å være borte fra arbeidet i et begrenset tidsrom. Permisjonen kan være lønnet eller ulønnet – inntil 100% av stillingen. Her finner du en oversikt over ulike permisjonsordninger for ansatte ved UiO.

Her er søknadsskjema for permisjon.

Permisjon ved overgang til annen stilling innvilges kun dersom ny ansettelse er midlertidig og er av relevans for arbeidstakers arbeid ved UiO. Du kan lese mer om temaet i "Retningslinjer for adgang til permisjon ved overgang til annen stilling".

 

Rett til fri i forbindelse med religiøse høytidsdager

Med utgangspunktet i Statens personalhåndbok har MN fakultetet følgende retningslinjer:  

• Ansatte kan få fri inntil 2 dager fra arbeidet hvert kalenderår for å feire sine religiøse høytidsdager. Nasjonale høytidsdager omfattes ikke av denne bestemmelsen. 

•  Arbeidstakere  som har andre  religiøse høytidsdager enn de offentlige helligdagene kan få fri inntil 2 dager for å feire disse.  De  som ønsker å benytte retten til fri, sender søknad om fri  gjennom selvbetjeningsportalen i god tid før ønsket fridag, og senest 14 dager før høytidsdagen. Fridagen tas som avspasering eller ferie.

Lønn og lønnsforhandlinger

Timelønn og honorar

Alle utbetalinger d.v.s. månedslønn, timelønn, honorarer refusjon m.m. håndteres gjennom UiOs lønns- og personalsystem SAP DFØ av Seksjon for Lønn. Dette gjøres i henhold til rutinene for lønnsområdet med bakgrunn i bilag utarbeidet på enhetene.

UiO har plikt til å vurdere skatteplikt og skattetrekk for alle som mottar lønn fra UiO. Skatteopplysninger hentes direkte fra skatteetaten.

Timelønnskontrakter og oppdragskontrakter skrives på den enkelte enhet av ansatte som er tildelt rollen koordinator-kontrakt i DFØ-portalen. For at en timelønnsavtale eller en oppdragskontrakt skal skrives, så må kontorsjef eller seksjonsleder ta kontakt med den som har rollen koordinator kontrakt. Kontorsjef har oversikt over hvem som har denne rollen på din enhet.

Ledere har følgende oppgaver når det gjelder timelønnskontrakter og avtaler om honorar:

• sende relevant informasjon om hva som er arbeidsoppgavene i timelønnskontrakten eller oppdragskontrakten, til koordinator kontrakt
• godkjenne timelister fortløpende

Du finner her mer informasjon om tilsetting og arbeidskontrakt (bilagslønn) samt veiledning for avlønning av studenter. 

Fra 1. mai 2021 gikk UiO over til SAP DFØ. Du finner her en oversikt over  organisasjonsenheter og kostnadssteder ved MN .

Lønnssamtale

Som personalleder må du tilby alle dine ansatte lønnssamtale. Her skal tema vedrørende kompetanse, ansvar, lønn og karriereutvikling drøftes.

Det er laget en egen veiledning/presentasjon for ledere ved MN; "Lønnssamtaler og lønnsforhandlinger ved UiO". Du finner her tips og veiledning på hvordan forberede og gjennomføre lønnssamtalen. 

Engelsk versjon: "Salary assessment interview and salary negotiations at UiO"

Lønnsforhandlinger

Lønnsforhandlinger i staten er svært regulerte prosesser. Du kan lese mer om lønn og lønnsforhandlinger her. Leder skal rådføre seg med HR ved behov for lønnsjusteringer for en ansatt. Leder skal ikke gi forhåndstilsagn om støtte i form av brev o.l. Rådfør deg med personal for veiledning i prosessen.

Statens arbeidsgiverportal har en  oversikt over nyttige ord og uttrykk i lønnsforhandlinger.

Seniorpolitikk og pensjonsplaner

Dersom du har medarbeidere som er over 60 år, må du være kjent med UiOs seniorpolitikk.

Når en medarbeider ved UiO passerer 60 år, skal bl.a. vedkommende ha en ”seniorsamtale", det vil si en samtale om status og videre utvikling med sin leder. Ofte vil det være naturlig å snakke om dette som del av den ordinære medarbeidersamtalen. Leder må være kjent med hvilke planer ansatte har for pensjonering. Dette bør planlegges minimum seks måneder før den ansatte planlegger å fratre.

Likestilling, mangfold og inkludering

Fakultetet skal arbeide systematisk med å skape t et tryggt og godt arbeidsmiljø preget av mangfold og inkludering.

Som leder har du et ansvar for at likestilling, mangfold, og inkludering settes på dagsorden og følges opp jfr. UiOs tiltaksplan for mangfold, likestilling og inkludering 2021-2024 og MNs handlingsplan for likestilling, mangfold og inkludering 2023-2027

FRONT er et NFR-finansiert forsknings- og tiltaksprosjekt ved MN-fakultetet. Prosjektet har jobbet direkte med likestillingstiltak og forsket på kjønn og kultur ved vårt eget fakultet siden 2015.

Du kan oppdatere deg på forskningsresultatene og erfaringene fra prosjektet i FRONT-boka Likestilling i akademia- fra kunnskap til endring.

Dersom du har behov for rådgivning, ta kontakt med våre erfarne rådgivere.

Arbeidsmiljø og ARK-undersøkelsen

ARK- Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelser

Våren 2024 skal alle fakulteter og seksjoner ved UiO gjennomføre arbeidsmiljøundersøkelsen ARK . Undersøkelsen sendes ut 12.februar med svarfrist 3. mars. 2024. Som leder har du mange oppgaver og ansvar for de ulike fasene av ARK-prosessen.

 

Ideer, kurs og opplæring

Idebanken, Verktøy for å skape et bedre arbeidsmiljø.

Ruspolicy og AKAN-arbeid 

UiO skal ha et rusfritt lærings- og arbeidsmiljø som er trygt og inkluderende for alle. All bruk av alkohol i UiO-sammenheng skal være ansvarlig og moderat, og følge UiOs retningslinjer om rusmiddelbruk herunder UiOs retnigslinje for skjenking av alkohol og bevertning og representasjon. Retningslinjene gjelder på alle arrangementer i UiOs lokaler, på UiOs områder eller i UiOs regi. Det er leders oppgave å informere ansatte om UiOs rusmiddelpolicy og påse at denne blir fulgt.

AKAN

UiO ønsker å forebygge rusproblemer og hjelpe ansatte med rusmiddel- eller pengespillproblemer. Det er her sentralt at ledere så tidlig som mulig tar kontakt med ansatte med denne type problemer. Rusmiddelbruk eller risikofyldt spilleadferd kan ofte kjennetegnes ved at den ansatte:

• møter på jobb påvirket av rusmidler
• bruker rusmidler i arbeidstiden
• bruker rusmidler utenfor arbeidstiden slik at det fører til:
  • fravær
  • at arbeidet ikke utføres tilfredsstillende
  • at kravet til sikkerhet og kvalitet ikke oppfylles

For å hjelpe ansatte er det utviklet et individuelt tilpasset støtteopplegg; AKAN- opplegg med avtale.  Mer informasjon finner du også på AKAN kompetansesent

Håndtering av konflikter og trakassering

Konflikthåndtering

Nærmeste leder har det overordnete ansvaret for å håndtere konflikter. Dette gjelder både konflikter som leder er varslet om og konflikter som leder selv blir oppmerksom på.

UiOs retningslinje for håndtering av konflikter gir ledere råd og veiledning for behandling av konfliktsaker.

Dersom konflikten involverer nærmeste leder selv, skal saken normalt håndteres av neste ledelsesnivå. 

Det tilbys også kurs i konflikthåndtering for ledere ved UiO. Ta kontakt med ap-kurs@admin.uio.no for å få vite når neste kurs arrangeres.

Trakassering og varslingsrutiner

Arbeidsmiljøloven forbyr trakassering og annen utilbørlig adferd på arbeidsplasser. Trakassering og utilbørlig opptreden forekommer i mange ulike varianter, der mobbing og seksuell trakassering er de mest kjente formene.

Rutine for varsling ved MN

MNs varslingsrutine er utarbeidet med bakgrunn i UiOs rutine for varsling 

• Ved MN skal alle varslingssaker som gjelder ansatte ved fakultet sendes til dekanen som er ansvarlig for behandling av disse sakene.
• Dekanen deleger den videre behandling til HR-sjef ved fakultetet, som vurderer om det er en varslingssak og på hvilket nivå saken skal behandles.
• Laveste nivå som kan behandle varslingssaker er instituttleder.  
• Saker som behandles på instituttnivå vil få støtte av fakultetet for å sikre enhetlig behandling
• Det er utarbeidet en egen veileder for håndtering av varslingssaker med bl.a. annet maler for, møteinnkalling, referat og sluttrapport.
• I en varslingssak har arbeidsgiver omsorgsplikt for begge parter og skal ved behov tilby kontakt med Bedriftshelsetjenesten 
• Dersom det vurderes at saken ikke oppfyller kriterier for varsling, vil dette dokumenteres i ePhorte og den videre saksbehandlingen vil følge sakens karakter. Er det f. eks en personalsak, vil den videre behandling følge rutiner for oppfølging av personalsaker.  

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Alle ledere med personalansvar har ansvar for det systematiske HMS-arbeidet ved sitt ansvarsområde. MN har opprettet egne HMS-sider med beskrivelse av det viktigste du må vite noe om. Avdelingsledere og seksjonsledere  har ansvar for faste møter med verneombudet for sitt verneområde, og for at det gjennomføres vernerunder.

Behov for veiledning og bistand?

• Kathrine Schou er HMS koordinator for hele MN. I tillegg har flere av instituttene egne HMS koordinatorer. 
• Her finner du den viktigste kontaktinformasjonen til ulike aktører innenfor HMS-arbeidet ved instituttet. 
• Det tilbys løpende HMS-kurs ved UiO, og ledere med personalansvar må som minimum gjennomføre  modul 5 og 6.

Avslutning av arbeidsforhold

Når en medarbeider slutter

Det sendes automatisk ut skjema for sluttoppgjør til ansatte med midlertidig arbeidsavtale to måneder før fratredelse. Ved avslutning av arbeidsforhold for fast ansatte, sender HR ut skjema.

Skjemaet danner grunnlaget for utbetaling av sluttoppgjør. Leders ansvar er beskrevet i "rutiner ved fratredelse ved MN".  

Oppsigelse grunnet arbeidsgivers forhold

Dersom en ansatt skal kunne sies opp på bakgrunn av arbeidsgivers forhold må oppsigelsen være saklig begrunnet jfr. statsansatteloven §19. Bortfall av ekstern finansiering eller bortfall av arbeidsoppgaver gir saklig grunnlag for oppsigelse av ansatte i fast stilling.

Bortfall av ekstern finansiering

Ved bortfall av ekstern finansiering skal kontorsjef/senterkontorsjef vurdere om det finnes annen passende stilling å tilby den ansatte, som alternativ til oppsigelse. Dersom man ikke har annen stilling å tilby, skal HR informeres minimum 9 måneder før finansieringen opphører. HR vil da innkalle den ansatte til et innledende møte, som er første steg i en oppsigelsesprosess.

Oppsigelse grunnet ansattes forhold

Oppsigelse kan være aktuelt dersom en arbeidstaker:

1. ikke er i stand til å gjenoppta arbeidet på grunn av sykdom
2. ikke lenger har de kvalifikasjoner som er nødvendige eller foreskrevet for stillingen
3. på grunn av vedvarende mangelfull arbeidsutførelse er uskikket for stillingen
4. gjentatte ganger har krenket sine tjenesteplikter

Dersom det kan være aktuelt å starte en oppsigelse grunnet ovennevnte forhold; ta kontakt med seksjonsleder HR, Synnøve Grepperud..

Avtaler og reglement for ansatte

Arbeidstid

Med arbeidstid menes den tiden arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver.

Universitetets teknisk/administrative personale følger arbeidstiden for sentraladministrasjonen i staten (departementene), som har 37,5 timer pr uke inkludert spisepause. Arbeidstidsordningen innebærer sommer/vintertid, med arbeidstid kl 08.00 -15.00 fra 15. mai til 14. september og kl. 08.00 – 15.45 fra 15. september til 14. mai.

Ansatte i vitenskapelige og undervisningsstillinger har ordinær statlig normalarbeidstid, dvs 37,5 timer aktiv arbeidstid pr uke hele året. I tillegg kommer spisepause på 30 minutter pr dag, slik at total tilstedeværelsesplikt er 40 timer pr uke.

Forsikringer for ansatte

Her er en oversikt over de viktigste forsikringer som gjelder for ansatte ved UiO

Det er en forutsetning for de fleste av disse forsikringene at man er medlem i norsk folketrygd (nav.no).

Jobbreiser

Før en reise foretas skal det vurderes om reisen er nødvendig, eller om den kan erstattes med telefonmøter, videokonferanse el.l. jfr. UiOs grønne reisetips .

Alle tjenestereiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder og skje på en kostnadseffektiv måte jfr. Retningslinjer for tjenestereiser ved UiO

Her får du noen tips om hva du må tenke på før du bestiller reisen og hvordan bestille reisen gjennom Berg-Hansens online bookingsystem.

Etter at reisen er gjennomført registreres reisereging i selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen.

Hjemmekontor

Avtale om fjernarbeid/hjemmekontor må avtales med nærmeste leder.

For hjemmearbeid som skjer for kortere og sporadiske perioder d.v.s. for noen få dagers hjemmearbeid eller hjemmearbeid som skjer av og til, vil det ikke være behov for inngåelse av skriftlig avtale. Det holder da med muntlig avtale mellom ansatt og nærmeste leder.  Dersom avtale om hjemmekontor skal inngås for faste ukedager eller for lengre perioder skal det inngås avtale om hjemmekontor. Dette er regulert i "Forskrift om hjemmekontor". 

Her finner du mal for avtale om hjemmekontor. 

Sidegjøremål og eierinteresser

Med «sidegjøremål» forstås arbeid som utføres og verv som innehas i tillegg til den ordinære universitetsstillingen, uansett om det er lønnet eller ikke. Som sidegjøremål anses også arbeid som utføres gjennom et foretak eller selskap som helt eller delvis eies av den ansatte.

I reglementet er det nærmere beskrevet hva som menes med sidegjøremål, hvilke sidegjøremål som ikke krever registering, og hvilke sidegjøremål som er forbudt eller krever godkjenning. Les mer om reglementet for sidegjøremål her.

Den ansatte registrerer selv sidegjøremål i selvbetjeningsportalen.

Vær oppmerksom på at sidegjøremål og eierinteresser offentliggjøres på UiOs hjemmeside under "sidegjøremål og eierinteresser til ansatte ved UiO". 

 

Teamutvikling og lederopplæring

• Workshop om psykologisk trygghet på arbeidsplassen

• Kurs i konflikthåndtering for ledere ved UiO

• Lederkurs i "Den vanskelige samtalen"

• Konfliktogrammet, verktøy for bedre konfliktforståelse ved arbeidsplassen

• Lederutviklingsprogrammer ved UiO

• DFØ - opplæring og utvikling for ledere

• Forskningslederprogram - starting level 2023

• Utdanningslederprogram 2023

Endringsledelse

Offentlig sektor er i stadig omstilling. Kunnskap og forståelse for endringsprosesser er derfor et sentralt tema for ledere. 

Endringsledelse innebærer å lede ansatte gjennom en endringsprosess, fra en nåværende til en ønsket fremtidig tilstand.

Det er leders ansvar å initiere gode prosesser, slik at gjennomføringen av beslutte endringer lykkes. Å lede endringer kan være krevende, og innebærer ofte bruk av alle aspekter ved lederskapet. Mange ledere sier at det er først når man står oppe i store endringsprosesser at man kjenner på hva det virkelig vil si å være leder. 

Her finner du kurs og opplæring i endringsledelse:

DFØ, Læringsplattform og kurs i endringsledelse

DFØ, Endringsledelse og ulike typer omstillinger

Regjeringen, "Personalpolitikk ved omstillingsprosesser"

 

Praktisk informasjon

IT-tjenester

Her finner du en oversikt over IT-tjenester og kontakt- informasjon til IT-ansvarlige ved MN.

Eiendomsavdelingen ved UiO

Eiendomsavdelingen (EA) ved UiO (tidligere Teknisk avdeling) er en del av UiOs sentrale støtteapparat, og har ansvaret for driften av byggene. Tjenestebeskrivelsene viser hvilke tjenester som er EAs ansvar med standard servicenivå, hva som inngår, hva som er brukers (/instituttets) ansvar og hva leveransen ikke omfatter. Les mer om tjenestebeskrivelsene på Eiendomsavdelingens sider.

Kontaktpunkt: Du kan melde inn behov som gjelder daglig drift, renhold, uteområder, avfall, intern flytting, budtjenester eller annet driftsarbeid her.