Til stede: Gørill (JUS), Jean Raphael (MN), Andrea (HF), Mari og Merethe (MED), Jonny (LOS), Karen (LOS), Frode (LOS), Åse-Marit (LOS),
Forfall: Stian (MN), Natalia (MN), Sumera (UV), Hege (TF), Ida og Ingebjørg (SV), Anna (LOS)
Referat fra forrige møte
Saker fra fakultetene
1. Person-/studentoppretting i FS
Er det noen som er supereffektive på utfylling av nettskjemaet for Person- og studentoppretting i FS (https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/person/opprette/) og har noen triks? Synes det tar uforholdsmessig mye tid og knoting. Hadde det gått an å få nye stipendiater oppretta automatisk på noe vis? (HF)
En helautomatisk løsning er vi langt unna, da vil man måtte samordne data/informasjon som trengs for å gi tilbud om stilling og for å gi tilbud om studieplass på ph.d.-program, og deretter må man bestemme en dataflyt for dette og lage en integrasjon mellom fs og sap som er langt bedre enn den vi har i dag.
Dette kan gjøres i dag:
- opptak i Søknadsweb: mulig å lage en light-versjon av MED-opptaket, enten med eller uten robotisert oppretting av studentmapper.
- opptak i EVU-web: mulig å teste at personalkonsulent legges inn som forhåndsgodkjenner. Da kan de som får tilbud om stilling samtidig få lenke til en skjult søknad i EVU-web, hvor de kan opprettes som studenter på bakgrunn av enkel dokumentasjon. Denne løsningen har ingen robot mot ePhorte, og studentmapper må ev. opprettes manuelt.
Karen og Frode lager en DEMO-versjon for HF i Søknadsweb, og tar et møte med Andrea og HF.
Problemstilling med doble identiteter og vansker med å logge på Studentweb for ph.d.-kandidater: SAP og FS gir ulike midlertidige id'er (i påvente av midlertidig id fra folkeregisteret). Disse må slås sammen for ph.d.-kandidater. Send gjerne slike saker rett til fs-hjelp med kopi til fakultetets fs-koordinator.
Saker fra LOS
1. Påminnelse: endre gradkoder
Gradkodene 999 Annet og UTLAND til sakssvarende nivå for opptaksgrunnlagetkodene skal slettes i forbindelse med rapportering. Studieavd. vet ikke hva som er sant, så fakultetene må rydde disse dataene selv. Liste er sendt ut.
Data om kandidater som har fullført og hvor det ikke er lett å finne opptaksgrunnlaget, her kan gradkodene bare slettes siden data er rapportert allerede.
2. Påminnelse: frist for datarydding og registreringer før rapportering tirsdag 5. oktober.
NB: Studieavdelingen leser ikke lenger igjennom UiOs nettsider for å kontrollere at alle publiserte disputaser er registrert i FS. Feilmeldinger eller behov for hjelp meldes til fshjelp@admin.uio.no
- Håper å kunne gi en rapport for kontrollhjelp i neste uke i Tableau. Rapporten er til testing nå.
- Viktig å sjekke oppnådd kvalifikasjonbildet - har ditt ph.d.-program forekomster her som ikke er kjørt til protokoll og som mangler studiepoeng?
Karen sender ut ny påminnelse i neste uke med mer info.
3. FAG-registrering på ph.d. og drphilos
Studieavdelingen har snakket med DBH og rapportering av fag (tabellen DRKAND_FAG, "vitenskapsdisiplin" som dere registrerer manuelt på kandidatene), er det kun NIFU som er opptatt av. Bruker dere denne registreringen til noe?
Ingen av fakultetene har behov for denne tabellen slik den er i dag. Det er ønske om at kandidatene selv kan registrere fagtilknytning for avhandlingen sin, feks via Studentweb. Fagtilknytningen bør også følge et standardisert, fortrinnsvis internasjonalt, i det minste nasjonalt, godkjent kodeverk. NUS/ISCED eller tilsvarende for forskning.
Frode og Karen i studieavdelingen skriver på et endringsønske om å slette denne tabellen. Aktuelle løsninger er å koble dette på arbeidstittel i SOppg og/eller på tittelfeltet for avhandlingsemnet. Ønsket blir sendt til FFF og den tidligere nasjonale drgradsgruppen for FS før innsending.
4. Saker til oppfølging
Forslag om tabell hvor saker som må følges opp etter møter noteres.
Er det saker dere tenker burde stå i denne tabellen? Altså saker som henger i luften og venter avklaring?
https://www.sv.uio.no/psi/tjenester/terapitilbud/index.html
https://www.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/hms/bht/arbeidsmiljo-organisatorisk/samtale-med-ansatte.html
5. Møter høst 2021 og forslag til møtedatoer vår 2022
Revidert møtekalender høst 2021
- torsdag 26. august, kl. 13.30-15.00 (JUS)
- torsdag 23. september, kl. 13.30-15.00 (SV)
- torsdag 21. oktober kl. 13.30-15.00 (TF)
- torsdag 2. desember kl. 13.30-15.00 (HF), har byttet med MED
Forslag til møtekalender vår 2022
- torsdag 3. februar, kl. 13.30-15.00 (MED), har byttet med HF
- torsdag 17. mars, kl. 13.30-15.00 (OD)
- torsdag 28. april, kl. 13.30-15.00 (UV)
- torsdag 9. juni, kl. 13.30-15.00 (MN)
Åse-Marit sender ut e-post og alle tar ansvar for å legge dette i sine kalendere, evnt bytte datoer med andre fakulteter. Det enkelte fakultet
Eventuelt
1. Til informasjon: Kunnskapsdepartementet har sendt på høring forslag til endringer i universitets- og høyskoleloven. Fakultetene har fått internt høringsnotat i ePhorte-saksnummer 2021/8842.
2. Doktorgradskandidater og psykisk helse: MN melder om at spesielt utenlandske ph.d.kandidater er spesielt usikre på hvor de kan få psykisk helsehjelp. Det står OK informasjon på norsk på nettsidene til bedriftshelsetjenesten, men det er ikke engelske sider. MN har vært i kontakt med bedriftshelsetjenesten som er villige til å ta i mot ph.d.-kandidater og ha samtaler på engelsk. Det som er viktig i første omgang er derfor å gjøre informasjon mer tilgjengelig: 1. på engelsk og 2. bedre kontaktinformasjon på nettsiden. Saken bør også løftes til FFD. LOS tar saken videre til hhv ledelsen og kommunikasjon.