Tid: 2. desember 2021, 13.30-15.00
Sted: HF (12. etg Niels Treschows hus)
Til stede: Andrea (HF), Natalia og Jean Raphael (MN), Ingebjørg og Ida (SV), Gørill (JUS), Hege (TF), Mari (MED), Karen, Anna, Jonny og Åse-Marit (LOS)
Forfall: Natalia A (OD), Sumera (UV)
Saker fra fakultetene
1. Disputasspråk (HF)
UiO har litt strengere og (kanskje avhengig av øyet som ser) mer kompliserte bestemmelser for prøveforelesnings- og disputasspråk enn en del andre norske universiteter. Hvorfor er det slik, og er det nødvendig at det er sånn? Reglene er også ulikt for prøveforelesning og disputas.
Ulike faglige behov, det kan være et ønske å prøve kandidatene på et gitt språk.
"Avhandlingsspråket" er et videre begrep enn "norsk eller engelsk" og det gjør behandlingen faktisk mer fleksibel.
2. Avslutning av brukerkonto for ph.d.-kandidater (HF)
Er det noen fakulteter som har eller har vurdert å innføre en konsekvent lengre "grace periode" for brukerkonto for ph.d.-kandidater? Hvor restriktive/generøse er dere med gjestekontobruk eller å holde studieretten aktiv "på overtid"? Ved HF har dette blitt diskutert en del i det siste, og foreløpig styrer instituttene egen praksis her, men vi vil gjerne høre hvordan det er hos andre fakulteter.
Punkter fra diskusjonen:
- Viktig å ikke miste publikasjonspoeng.
- 3 dager fra personene mister tilknyting får de varsel om sperring, konto stenges etter 33 dager og avvikles etter 63 dager.
- Dette er nytt, i tillegg har Cerebro begynt å håndheve reglene. Må være obs her.
- Hvis studentene har aktiv studierett, så avsluttes det ikke.
- Sjekkes hvilken dato man kan avslutte: disputasdato.
- Er det teknisk mulig å bare beholde e-post? Trolig ikke. man kan ha mange affiliasjoner som er aktive, og dette må man faktisk slette selv.
- Undersøke om det er mulighet at grace-perioden kan vare fra kreeringsdato og ikke, sjekke med Cristin.
3. Rutiner rundt kreeringsseremonier (MN)
(1) oppfølging av hvem som kommer/ikke kommer på kreeringer; (2) oppretting av et påmeldingssystem for doktorander som vil komme på kreeringen, med en (automatisk) påminnelse og avmeldingsmuligheten; (3) produsere praktdiplomer kun for dem som kommer på kreeringen.
Konklusjon: Stor støtte fra alle fakultetene å innføre nettskjema, stor enighet om at man skal gjennomgå rutinene sammen Gry Kolbjørnsen. Knytte dette til en påmelding til kreeringsseremonien, og en slags bestillingsrutine for praktdiplomet og at man registrerer en e-postadresse for videre kommunikasjon etter at de har sluttet. Kanskje dette er veien å gå for å gjøre dette mer operasjonelt.
Saker fra LOS
1. programlederrapport ph.d.
Karen trenger tilbakemeldinger for å sluttføre denne før hun slutter.
2. Rapporteringskontrollrapport avlagte doktorgrader ph.d. og dr.philos.
Fungerer det for dere, sånn før jeg snakker med UiB. Rapport med navn, så lenker ikke opp direkte her. Karen gjennomgikk.
3. Møtekalender vår 2022
Det ble besluttet at Åse-Marit skulle sende ut en sondering på hvilke dager de ulike fakultenene foretrekker å ha FFF-møtet, samt om det er ønske om et møte ekstra eller litt lengre møter eller beholde sånn det er. Datoer må sjekkes mot kreeringsdatoer og konferanser mm.
4. Informasjon om møtet i nasjonalt-FFF
UiO holdt et digitalt møte 17. november i nasjonalt FFF.
Referat fra møtet skal sendes ut per e-post.
5. Standarder for karrierestøtte.
Kartlegging med frist 3. desember er nå ute på fakultetene. Kartleggingen skal presenteres til rektoratmøte 16. desember og til Universitetsstyret i februar 2022. Vi venter fremdeles på en del svar. Kan alle ta en sjekk ute på sine enheter om at svar på denne kartleggingen er i rute (siden det ikke er mer enn "tida og veien").
6. Høring Forskningsrådets plan for rekruttering
I rektoratmøte 2. desember og frist hos Forskningsrådet er 6. desember.
7. Informasjonsflyt, internasjonale kandidater på kortere opphold
Vi har fått tilbakemeldinger fra studiesiden om at slike kandidater ofte blir sendt frem og tilbake mellom student-info og forskningsadministrasjon mht. registrering og mottakstjenester. Er det også sånn det oppleves for dere? Kort innspillsrunde (Anna)
8. Avsjekk av lista "Saker til oppfølging"
Eventuelt
1.
2.