7. april 2016

Agenda & referat

Tilstede fra AF: Marte, Ellen (faddersjef), Anne N. 
Fra fakultetene: Linda Beathe Nordnes, Christine Ødegaard Sten, Ingvill Nygård Bojer, Sandra Janzso, Ingrid Sand, Anne Westheim. 

# 1 Nettverkskonferansen om studiestart på HiOA. Hva bør vi ta med oss derfra? 

Tilbakemelding: 

• HF: Hadde invitert med alle faglige på fakultetet - ingen kom. Viktigste lærdom: Det sosiale opplegget i studiestarten kan ikke overlates til fadderne alene. Trygghet i studie- og undervisningssituasjonen kan skapes i løpet av studiestart, hvis de faglige involveres (jfr. HiOA/Maskiningeniør). Fungerte også positivt som fora for diskusjon mellom studiestartkoordinatorene ved UiO.

• JUR: Det faglige bidraget fra HiOA (Maskiningeniør) var bra. Viktig innspill fra HiOA-studenten om dårlig studentmottak. 

• SV: SHOT og rusbruk har vært mye i fokus - nå er dte viktig å gå videre til andre, vel så viktige utfordringer. Viktig med intergrering av det teknisk-administrative og fadderutvalget. Tettere oppfølging av fadderne på fakultet og sentralt - en "tredje vei" der det legges flere instrukser på fadderne, men også fortsette å se dem som den store ressursen de er. 

Hvordan sikre mer faglig inkludering?

• JUR: Viktig at også andre enn de administrativt ansatte tar ansvar for dette. 

• MN: Gjerne diskutere faglighet mer her i nettverket - hjelpe hverandre til å bygge videre på det gode faglige som skjer på fakultetene. Vi har kompetansen og ekspertisen på studiestart - må synliggjøre denne. 

• HF: Mandatet til å i større grad inkludere det faglige må komme ovenfra - fra dekanatet og fakultetsledelsen - som igjen må få pålegg fra ledelsen. Først da kan vi ta initiativ til større medvirkning fra de faglig ansatte. 

Læringsmiljøåret: 

• JUR: Læringsmiljøåret: Hva gjøres egentlig? Burde ikke alle fakultet pålegges å tenke First Year Experience? Studiestart sees i for stor grad som en isolert hendelse - ikke som en integrert del av læringsmiljøet. Mangler ressurser for å lage en god førsteårsopplevelse.

  SV: Skal presentere konseptet FYE og arbeidet med studiestart for nytt dekanat denne uken. 

Beslutning:

• Studiestartkoordinator (Anne) tar innspillene som er diskutert her videre til AF, og foreslår for AF/ledelsen at studiestartnettverket arrangerer en konferanse om temaet studiestart i løpet av høsten 2016 for administrativt og faglig ansatte ved UiO. Viktig med forankring i ledelsen - må bli noe som gis prioritet fra dekanat og fakultetsedelsen. Sees i sammenheng med læringsmiljøåret. 
• Konferansen skal trekke veksler på ressursene som finnes ved UiO, presentere konseptet First Year Experience og gi konkrete arbeidsverktøy for faglig (og administrativt) ansatte i arbeidet med studiestart. Kan bruke litt samme konsept som Studieråd ved HF. 
• Til neste møte (mai): Anne avklarer med AF - prosjektbeskrivelse legges fram på møtet. I mellomtiden: Kom gjerne med innspill og tanker på mail!

# 2 First Year Experience i Belgia. Ingrid og Ingvill – vil dere dele noen tanker?

• MN: Bra - veldig variert - et godt nettverk. Fra MN deltok også faglige (studielab på IFI). Presentasjoner av anvendt forskning. Keynote fra Finland som var særlig god: Kvantifisering av kvalitattiv forskning på studenters tilnærming til læring.

Beslutning: 

• Ingrid skal presentere litt mer utfyllende på neste møte i nettverket. 

# 3 Runde: Arbeid med program for studiestart på fakultetene.

Gode ideer? Utfordringer? Ideer til faglig opplegg? Inspirasjonsbank SV. Workshop ved HF. 

• MED: Har satt ned en prosjektgruppe for studiestart på fakultetet, som jobber med å utvikle opplegget for studiestart fra 2017. Mål: Et mer samlet opplegg  og en mer koordinerende rolle ift fadderopplegget. Viktig at faddersjefene  trekker med seg resten av studentene, ikke bare medisin. I dag: Spes. helseledelse faller litt mellom stolene, og vil derfor gjerne henge seg på de sentrale arrangementene. 
• Marte: Jobber med Orientation Day 16.08
• HF: Faddersjefene driver rekrutteringskampanje - rekordmange faddere så langt! Innfører i år et nytt konsept: døperituale. Rekrutterer derfor også døpere. Ritualene knyttes til studieprogrammeet: hever stoltheten for faget, er et faglig-sosialt opplegg. Gøyalt, studentdrevet og med faglig forankring. Har også en målsetting om å ringe nye studenter ila sommeren. Jobber også med å få fadderne til å være en del av hele mottaksuka - er med på faglige og informative opplegg også. Lager også stort fellesarrangement på fakultetet.
• UV: Kjører på mange måter samme studiestart som i fjor: Forsker grand prix på dagtid, prøve å få med flere studenter. UV-dag med torg med studentforeninger, SiO, karrieresenteret osv. Jobber med å få inn flere faglig-sosiale arrangement, f eks lmasterlunsj og bachelorlunsj. Fadderverving går veldig bra - nesten 90 faddere!
• JUR: Skal begynne å rekruttere faddere snart. Prøver å legge inn mer alkoholfokusfrie arrangementer, Er i dialog med eiendomsavdelingen om å ha en hagefest lørdagen. Plassproblem gjør det vanskelig å samle alle. 
• SV: Kommentar til ringing: Hvordan måle effekten? Jobber for tiden både mer langsiktig med å gjøre større endringer for studiestart 2017, og med årets arrangementer. For 2017: Vil gjerne ha alle nivå på plass tidligere - kommer til å endre årshjulet. For 2016: Skal ha SV-rebusløp, SV-fest som er obligatorisk for programmene å delta på. Instagram-konkurranse på alle faddergrupper. Har begynt å jobbe med et arbeidslivsarrangement pr studieprogram - dekker et behov fra studentene.
• MN: Hadde planlagt å gjennomføre workshop som på HF. Har idemyldringsmøter med de administrativt ansatte - men jobber nå også opp mot de faglige ansatte. Interessert i å utvikle og bli enda bedre: Hvordan videreutvikle oss - og bruke kompetansen vi har på førsteårsopplevelsen? Jobber mer med kommunikasjonen mellom leddene. Har litt lignende innvielsesarrangementer som det HF skal utvikle (døping). Skal få igang faddersjefnettverket ved fakultetet neste uke. Har hatt en idemyldring til ideer til teltet - hvis de aktuelle aktivitetene ikke kan holdes der blir det i VB. Skal ha en MatNat-dag. Velkomstdagen -arbeidet begynner med workshop som vanlig. Ift ringing: sendte epost om Forsmak på Blindern (Skoledagen). Det kom 50-60 stk. Litt usikker på om det blir i år. 

Beslutning: 

Send gjerne ressurser dere har til Anne, så kan jeg legge det ut på fellesområdet. 

# 4 Oppdatering fra Fadderutvalget:

Status på arbeid med program for fellesarrangementer og kurs for faddersjefer, ved Ellen og Ida. Fellesarrangementer. 

Fellesarrangementer:

• Arbeidet er nå igang sentralt (Ellen, Ida og Anne) med rammene for de to fellesarrangementene
• HiOA blir med på felles studiestartarrangement i Oslo lørdag 27. august. Forslag til opplegg for dette arrangementet mailes ut og flere detaljer legges frem i neste møte i nettverket.

Kursing av faddersjefer: 

• Lite respons fra faddersjefnettverket på forslag om kurs
• Studiestartkoordinatorene vil gjerne at faddersjefer skal kurses gjennom et sentralt utviklet opplegg 

Beslutning: 

• Anne og Ellen diskuterer kursopplegg fredag 8. april 
• Ellen tar med forslaget tilbake til møte i faddersjefnettverket onsdag 13. april kl 18
• Agenda for dette møtet sendes også til studiestartnettverket

# 5 Orientering fra AF: Telt

Telt på Frederikkeplassen. 

• Anne: Saken har vært oppe i rektoratet (se notat) og det har blitt besluttet at DNS skal få sette opp telt på Frederikkeplassen under studiestart som ved tidligere år. SiO vil også tilbys å ta i bruk plassen til servering, treningstilbud, studentforeninger osv. AF/SKS vil ha en tettere dialog med DNS enn tidligere år for å sikre et godt aktivitetstilbud i teltet.
• Hvis det er noen fakulteter som har lyst til å bruke teltet som arena for sine aktiviteter er det bare å ta kontakt med Anne 
• SV: Innspill om veldig høy lyd under Radio Novas sendinger. 

# 6 Orientering fra AF: Årshjul m.m

 Årshjul for studiestart, ved Anne. 

• Anne: Har laget et årshjul som sammenstiller /summerer opp arbeidet med studiestart sentralt (AF), lokalt (fakultet) og i fadderordningen (sentralt og lokalt). datoer for årets møter i nettverket er lagt inn, sammen med andre viktige datoer.
• Vil bli lagt ut her på for-ansatte-sidene snart. 

 Velkomstbrev-mal. 

• Skal diskuteres i AF onsdag 13.april - har dere innspill til de språklige formuleringene eller innholdet så kom gjerne med det på mail innen tirsdag 12.04. 
• Filtrering av velkomstbrev nynorsk og bokmål - oppskrift. 

Studiestartinfo på nett og andre viktige frister. 

• Anne: Veldig fint om dere kan fjerne gammel info tidlig, slik at vi også får lagt opp fellesarrangement snart.
• Anne: Tilbudsbrev til internasjonale studenter sendes ut 20.april, så sjekk at engelske sider om studiestart er oppdatert!
• SV: Nettløsningen fungerer ikke etter våre behov - kommer i stedet til å bruke en skjemaløsning for arrangementene.