Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 3/2023

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen

Dekan Tiril Willumsen (Det odontologiske fakultet)

Eiendomsdirektør John Skogen

Fungerende personal direktør Gudleik Grimstad

Thomas Aulin (HVO)

Cecilie Wingerei Lilleheil (Forskerforbundet)

Sarah Younes (Akademikerne)

Axel Hjelme (vara, NTL)

Ingvild Myklebust (vara HVO)

Representanter uten stemmerett:

Leder av BHT: Julie Tran

Forfall:

Frode Helland (Det humanistiske fakultet)

Ariel Sevendal (Parat)

LMU- og studentrepresentant: Elisabeth Hoksmo Olsen

Observatører:

Enhet for HMS og beredskap: Johan Løberg Tofte, Elin Agathe Hult

Referent: 

Gro Merethe Lund

Status risikovurderinger av OD og MED v/ OPA

I ekstraordinært AMU møte juni 2023 ble det vedtatt å gjennomføre risikovurdering på OD og MED. Disse risikokartleggingene er nå gjennomført i to ulike møter. Kartleggingen er gjennomført med innspill fra lokal ledelse, fagforeninger og vernetjenesten og det var gode diskusjoner i begge møtene. Status videre er at det skal skrives en oppsummering av risikokartleggingen som oversendes til OD og MED i løpet av uke 38. Deretter skal saken behandles i både LAMUene og ledergruppene. OPA passer på at tiltak som må gjennomføres sentralt blir fulgt opp.

AMU etterspurte begrunnelsen for utredningsprosessen. Det ble svart at begrunnelsen er under utarbeidelse og vil bli lagt i styremøte 18. oktober 2023

AMU kommenterte at det er naturlig at denne saken kommer opp som en sak på alle AMU- møter fremover, hvilket OPA bekreftet.

Status kjemikaliestyring v/ HMSB

Se presentasjonen i PDF

Regelverket for kjemikaliehåndtering er svært omfattende og det er derfor viktig at vi jobber godt med å ha kontroll over hvilke kjemikalier vi har ved UiO. Vi ser av halvårsrapporten over datablader at den positive utviklingen å dataene i stoffkartoteket har fortsatt. Det er like vel noen enheter som henger etter og for å hjelpe disse enhetene i gang har HMSB avholdt en workshop i bruk av stoffkartoteket før sommeren og det er laget en rekke opplæringsvideoer i bruken av stoffkartoteket. Det er forventet at disse tiltakene kan gi effekt først til neste halvårsrapport i januar 2024. 
Det å få kontroll på hvilke kjemikalier vi har er bare første trinnet på veien til å ha en god kjemikaliestyring. Videre må det jobbes med å sikre at man risikovurderer og substitusjonsvurderer bruken av kjemikaliene og at man følger alt relevant særregelverk. I tillegg til opplæringsvideoer om bruk av stoffkartoteket er det også laget en video om sikkerhetsskilting.

AMU bemerker at flere av enhetene som ligger etter på oppdatering av stoffkartoteket har relativt få kjemikalier og at det ikke bør være noen stor jobb å få oppdatert disse. Det er også forventet at dette følges opp i linjen.
 

Status avvikshåndtering v/ HMSB

Se presentasjonen i PDF

UiOs eksisterende avvikssystem har noen svakheter som gjør at det er vanskelig å hente ut gode rapporter, men grunnet en innsynsbegjæring som kom etter sommeren ble det laget en grov oversikt over antall innmeldte avvik siste årene. Siden rapporten er laget er det også nyttig for AMU å se trenden i avviksinnmeldinger på UiO. Trenden viser at mengden HMS-avvik som ble rapportert inn falt kraftig i løpet av pandemien og at det etter pandemien ikke har kommet opp på samme nivå som før pandemien. Det er klart at det er en stor underrapportering av HMS-avvik ved UiO. Det er verdt å merke seg at man som arbeidsplass ønsker høy grad av innmelding av HMS-avvik da dette gjenspeiler en åpen og god HMS-kultur som danner grunnlaget for forebyggende tiltak i arbeidsmiljøet. 

Det ble kommenter fra vernetjenesten at ansatte opplever at avvik blir lukket uten at avviket blir forbedret eller tatt tak i, hvilket er uheldig og kan medvirke til lav motivasjon for å melde avvik. 

Det er planlagt innkjøp av nytt avvikssystem, men det er vanskelig å fastslå når dette vil kunne være på plass. I tillegg til selve innkjøpet av et nytt system vil implementeringen av systemet, inkludert arbeid med kulturen for innmelding av HMS-avvik, være tidkrevende.
 

Status HMS-opplæring av AMU medlemmer

HMS-opplæring som tema ble løftet i AMU 2 2022. AMU satt seg et mål om å gjennomføre den lovpålagte HMS opplæringen innen 31. desember 2022. Dette målet ble ikke nådd da flere av AMU medlemmene manglet kurs. Det ble bestemt at saken skulle opp ny i dette AMU møte. Status nå er at arbeidstakersiden har forbedret seg noe siden sist, mens på arbeidsgiversiden er det stillstand.

AMU ønsker en oversikt som viser hvem som har tatt hvilke kurs og hva som mangler. Denne blir sendt på mail til AMU medlemmene.

Denne saken kommer vi tilbake til i  AMU 2 2024.

DISKUSJONSSAKER

Status ARK-prosessen v/ OPA

ARK-koordinator Linn Grimstad Nilsen orienterte.

Se presentasjonen i PDF

Det er viktig at arbeidsmiljøkartleggingen som skal gjennomføres neste vår er forankret helt i toppledelsen. Onsdag 20. september skal ARK som egen sak opp i dekanmøte og der vil forankring være ett av de viktigste punktene. Det jobbes godt ute på fakultetene, museene og sentrene med å få på plass en lokal organisering som må til for å gjennomføre prosessen på de enkelte enhetene våren 2024.  Det har kommer på plass en ny felles nettside for alle ansatte som ble publisert på fredag 15. september. Se Nettside ARK undersøkelsen 

Det vil også komme en egen nettside for ledere. I starten av arbeidet gjennomførte arbeidsutvalget en risikokartlegging for de ulike fasene av ARK-prosessen og denne følges opp og gir grunnlag for ulike tiltak.

Hvem som har blitt invitert til å svare på spørreundersøkelsen har blitt praktisert ulikt på UiO og det er behov for noen felles retningslinjer. Det er innhentet erfaring, særlig fra NTNU som har gjennomført felles ARK fem ganger. NTNU har hatt en retningslinje om at undersøkelsen besvares av ansatte mer enn 40 % stilling, men de tilpasser for enheter der det er viktig å ha med 20 % stillingene. UiO må legge til rette for en undersøkelse som kartlegger og gjengir virkeligheten av vårt arbeidsmiljø på gruppenivå. Arbeidsutvalget har kommet med en anbefaling om å følge retningslinjene til NTNU, men at det ved OD og KLINMED også inkluderes stillinger ned til 20% fordi disse utgjør en vesentlig del av de ansatte. Deltakelse og oppfølging tilpasses lokalt, og 20 % stillingene inngår ikke i UiOs totale rapport.

AMU diskuterte hvorvidt man bør inkludere små stillingsprosenter (< 20 % stilling) i undersøkelsen. Noen av AMU medlemmene ser ikke problemet med å inkludere 20 % stillinger generelt da det er mange toerstillinger som har viktige funksjoner lokalt, og disse ansatte kan komme med viktige innspill og meninger.  OPA svarte at erfaring tilsier at det er svært lav svarprosent blant de i så små stillinger fordi den enheten man svarer til ikke er den ansattes hovedarbeidsplass. Innspillet ble notert av OPA som vil undersøke nærmere både praksis og begrunnelser for denne med de andre universitetene. OPA påpekte samtidig at vi ved UiO må finne vår måte å gjøre dette på og at denne første gangen vil gi oss noen erfaringer som vi kan lære av. Det er viktig å huske at spørreskjemaet er et kartleggingsverktøy som vil gi oss et utgangspunkt for å jobbe med tiltak for å forbedre eget arbeidsmiljø. I arbeidet med å utvikle arbeidsmiljøet kan og bør flest mulig inviteres med, uavhengig av stillingsprosent eller om man har besvart undersøkelsen eller ikke.

Det nye spørreskjemaet er revidert . Det er viktig å merke seg at begrepet «Ledelse» har fått en ny definisjon der man som ansatt skal tenke ledelse som funksjon og ikke ledelse som en enkeltperson. OPA tror at dette kan bidra til at ansatte synes det blir enklere å svare på spørsmål knyttet til ledelse og at lederne i mindre grad opplever at tilbakemeldingene blir «personlige». Det kommer også en ny del om psykologisk trygghet og uakseptabel oppførsel. Dette ligger vedlagt i selve saken.

Noen tilbakemeldinger fra AMU var at det er bra at disse temaene tas inn, men at det er viktig å kommunisere til de ansatte hva som ligger i begrepene. OPA svarte at dette er noe som arbeidsutvalget vil jobbe med fremover og som vil bli informert om gjennom flere kanaler frem mot undersøkelsen

Saker til videre oppfølging

Verdensdagen for psykisk helse er 10. oktober. Se UiO sin nettside for arrangementer og aktiviteter fra 9. – 18. oktober.

Faste orienteringssaker

a. Aktuelt fra hovedverneombudet

HVO etterspør en diskusjon om innmelding og oppfølging av arbeidsrelatert sykefraværsarbeid ved UiO.

Noen verneombud melder om at det er vanskelig å få tid og ressurser til å utføre vervet, og at arbeidsgiversiden noen ganger har manglende forståelse for rollen. HVO poengterte at dersom verneombud skal ivareta vervet på en god måte må det legges til rette for dette. Saken meldes inn til neste AMU møte som en diskusjonssak

b. Aktuelt fra Universitetesdirektøren

Sak/arkivarbeidet er omorganisert og det er lagt eierskap til dette hos avdeling for IT. 

c. Aktuelt fra bedriftshelsetjenesten

Styres en del av hvilke hendelser som kommer, blant annet om sykefraværsoppfølging og tilrettelegging. Det er en arbeidsgruppe på IA som snart har et utkast klart.

Bistår med etterarbeid etter hendelsen på Gydas vei.

Begrenset med tanke på ressurser – startet arbeidsgrupper med EA om byggesaker og radon.

d. Aktuelt fra HMSB

Evalueringen etter Gydas vei er igangsatt. Vi kommer tilbake til AMU på et senere tidspunkt med en forberedt sak vedrøende oppfølging av hendelsen.

g. Referat fra lokale arbeidsmiljøutvalg

Det mangler referat fra enkelte LAMU.