Møtet ble satt 23. juni 2015 kl. 09.00, Professorboligen, Karl Johans gate 47, og hevet kl 16.20.
Fra styret: styreleder Ole Petter Ottersen, Karin Widerberg, Kristian Gundersen, Sofie A. E. Høgestøl, Ole Martin Nodenes, Knut Frydenlund, Tina Alvær, Idar Kreutzer, Anne-Marie Engel, Anne Aasheim og Erik Sauar (vara for Thorsen)
Forfall: Kjetil Trædal Thorsen
Fra rektoratet: prorektor Ragnhild Helene Hennum og viserektor Knut Fægri
Fra administrasjonen: universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe, assisterende universitetsdirektør Tove Kristin Karlsen, eiendomsdirektør John Skogen, direktør for virksomhets- og økonomistyring Ellen Johanne Caesar, avdelingsdirektør Monica Bakken, personaldirektør Irene Sandlie, kommunikasjonsdirektør Marina Tofting, OU-direktør Anita Sandberg, fung. revisjonssjef Morten Opsal, spesialrådgiver Inger Stray Lien og lederassistent Lars Flønes Ravn
Andre: dekan Arne Bugge Amundsen og adm. direktør i UNIFOR Hans Jørgen Stang
Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: V-sak 1-5, V-sak 8, V-sak 10, V-sak 6-7, V-sak 9, V-sak 11-16, D-sak 1, O-sak 1-10
Saker til behandling i lukket møte
Ordinære saker
V-SAK 1 Godkjenning av dagsorden
Dagsorden ble godkjent.
V-SAK 2 Godkjenning av protokoll fra møte nr. 3/2015
Protokoll godkjent på sirkulasjon.
Saksdokumenter:
Saker til behandling i åpent møte
Ordinære saker
V-SAK 3 Rom for et fremragende, grønt universitet – og for kunnskapsbyen Oslo. Masterplan for UiOs eiendommer
Saksnr. 2014/6388
Vedtak:
1. Universitetsstyret gir sin tilslutning til at rapporten Rom for et fremragende, grønt universitet – og for kunnskapsbyen Oslo med de endringene som fremkom i møtet. Masterplan for UiOs eiendommer skal sikre en helhetlig og profesjonell eiendomsforvaltning og skal være premissgivende for videre utvikling og arbeid med eiendomsmassen som UiO forvalter.
2. Universitetsstyret ber universitetsdirektøren særskilt iverksette følgende oppfølgingsarbeider og tiltak:
A. Gjennomføre det planarbeidet som fremgår av masterplanen.
B. Eiendomsutvikling og -forvaltning ved UiO skal innrettes mot å være fremragende på å løse UiOs unike eiendomsbehov for forskning, utdanning, formidling og innovasjon. UiO skal ikke bruke egne ressurser på generell eiendomsforvaltning og -utvikling, for eksempel knyttet til bolig- og fritidseiendommer.
C. Videreutvikle og fortsette å konsentrere sin virksomhet rundt de tre campusene.
D. Stille krav til at alle nybygg skal være BREEAM Excellent og ha som mål at bygninger som omfattes av større oppgraderinger skal møte BREEAM Excellent.
E. Bremse den negative utviklingen i eiendommenes tekniske tilstand og starte målrettet lukking av vedlikeholdsetterslepet gjennom salg av bygninger og klare prioriteringer (jfr. F).
F. Bygninger som både er dårlig egnet til formålet, har dårlig tilpasningsdyktighet, og som ikke ligger sentralt på en av de tre campusene, kan vurderes solgt. Alle anbefalte salg vil fremmes for UiOs styre som enkeltbeslutninger.
G. Kjøpe tomten til Ole-Johan Dahls hus.
H. Sikre at tomten til Livsvitenskapsbygningen kommer i UiOs eie.
I. Avvikle Tøyenfondet og be om Kunnskapsdepartementets godkjenning til å benytte innestående midler til oppgradering av UiOs bygningsmasse.
J. Revidere internhusleieordningen for bedre å møte universitetets behov for å øke incitamentet for mer hensiktsmessig og effektiv arealbruk hos enhetene og for å ta inn føringer fra KD.
K. Be om økte økonomiske rammer for forsert gjennomføring av prioriterte prosjekter.
L. Fortsette arbeidet med de store prosjektene som er omtalt i Strategi 2020:
- Livsvitenskapsbygg
- Vikingtidsmuseum
- Klinikkbygg for Odontologisk fakultet
- Utstillingsveksthus på Tøyen
3. Universitetsstyret legger til grunn at det ikke blir noen utbygging av nytt magasin på Tøyen og ber universitetsdirektøren sørge for at magasinene på Økern skal tilpasses for også å dekke dette behovet. Det arbeides videre med å tilpasse de av Naturhistorisk museums øvrige arealbehov som inngikk i magasinbyggets byggeprogram gjennom alternative tiltak.
4. Styret ser behov for at det overordnede plandokumentet gjennomgås og fornyes hvert femte år.
Enstemmig vedtatt.
Saksdokumenter:
V-SAK 4 Virksomhetsrapport per 1. tertial 2015
Saksnr. 2015/5360
Vedtak:
- Universitetsstyret vedtar finansregnskapet per 30. april 2015 for Universitetet i Oslo inkludert Tøyenfondet og Observatoriefondet.
- Universitetsstyret tar virksomhetsrapport per 1. tertial 2015 til etterretning.
Enstemmig vedtatt.
Saksdokumenter:
V-SAK 5 Fordeling 2016 – Årsplan 2016-2018
Saksnr. 2015/5326
Vedtak:
- Universitetsstyret vedtar UiOs årsplan 2016-2018 med de merknader som fremkom i møtet.
- Universitetsstyret vedtar forslagene til midlertidige satsinger og varige tiltak i tråd med saksfremlegget.
- I tråd med saksfremlegget gis det fullmakt til å forhåndsdisponere 154 mill. kroner til rehabilitering av W. C. Brøggers hus og foreta investeringer i magasinlokalene på Økern.
- Universitetsstyret vedtar samlet fordeling av antatt statsbevilgning (post 50) for 2016 i tråd med fremlagt saksfremlegg.
- Midler til midlertidige satsinger og varige øremerkinger kan ikke omdisponeres til andre formål.
- Internhusleien for 2016 justeres med 2,25% lik forventet lønns- og prisstigning.
- Rektor gis fullmakt til å:
a) Foreta fordeling i innsatsmidler for likestilling, midler fri prosjektstøtte og rekruttering.
b) Foreta mindre justeringer av fordelingen. - På styremøtet i oktober bes administrasjonen om å legge frem en analyse av omfanget av frigjorte lønnsmidler/engangsmidler for 2015. På samme møte legger administrasjonen frem et forslag om fri forskning som egen satsing. For omfordeling av frigjorte lønnsmidler for 2015 legges til grunn de innspillene det ikke var rom for i fordelingen for 2016. I diskusjonen om omfordeling av frigjorte lønnsmidler for 2015 skal man spesielt se på mulighetene for å styrke fri forskning.
Enstemmig vedtatt.
Saksdokumenter:
V-SAK 6 Kommunikasjonsstrategi for Universitetet i Oslo
Saksnr. 2015/8063
Vedtak:
Kommunikasjonsstrategi for UiO vedtas med de endringer som kom fram under møtet. Universitetsdirektøren gis fullmakt til å ferdigstille dokumentet.
Enstemmig vedtatt.
Saksdokumenter:
V-SAK 7 Universitetssamarbeidet BOTT – samarbeid om administrative systemer
Saksnr. 2015/6025
Vedtak:
- Styret tar til etterretning at det gjennomføres forprosjekt og anskaffelsesprosess for felles administrative systemer innen lønn, personal og økonomi med tilhørende moduler.
- Styret tar til etterretning at prosessen gjennomføres og finansieres som et samarbeid mellom Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Norges teknisk-vitenskapelig universitet og UiT Norges arktiske universitet i regi av BOTT-samarbeidet, og forplikter universitetet til å prioritere nødvendige ressurser til gjennomføring av samarbeidet.
- Styret ber om rapportering på fremdrift i arbeidet og gevinstrealisering.
Enstemmig vedtatt.
Saksdokumenter:
V-SAK 8 Mandat for og organisering av UiOs tverrfakultære satsing «Unpacking the Nordic Model» (UiO Norden)
Saksnr. 2015/7294
Vedtak:
- Styret slutter seg til det foreslåtte mandatet for satsingen «Unpacking the Nordic Model».
- Styret slutter seg til at Det humanistiske fakultet blir vertsfakultet for satsingen.
- Styret slutter seg til det vedlagte forslaget til organisering av satsingen.
- Styret slutter seg til den foreslåtte sammensetningen av styret, med tre tillegg: Det ønskes en studentrepresentant, en vitenskapelig ansatt fra fagmiljøet/-ene og en midlertidig vitenskapelig ansatt fra fagmiljøet/-ene i styret.
Enstemmig vedtatt.
Saksdokumenter:
Saker til behandling i lukket møte
Ordinære saker
V-SAK 9 Verdensledende miljøer
Saksnr. 2015/4153
Unntatt offentlighet etter offl. § 13 og § 26
Vedtak:
- De fem utvalgte miljøene får tilsagn om til sammen 31,2 mill. kr årlig i fem år (2015-2019). Universitetsstyret gir rektor fullmakt til å fastsette endelig fordeling av midler til de fem miljøene etter en nærmere gjennomgang for å avklare forutsetninger og omfang av det enkelte budsjettene.
- Universitetsstyret ber universitetsledelsen følge opp de utvalgte miljøenes utvikling og resultater. Oppfølging og rapportering legges til UiOs ordinære prosesser for virksomhetsrapportering.
- Ordningen evalueres i løpet av 2019 før en eventuell forlengelse vurderes.
Enstemmig vedtatt.
V-SAK 10 Tilsetting av fakultetsdirektør ved Det humanistiske fakultet
Saksnr. 2015/4815
Unntatt offentlighet etter offl. § 25.
Vedtak:
Universitetsstyret ansetter Monica Bakken i stilling som fakultetsdirektør ved Det humanistiske fakultet.
Enstemmig vedtatt.
Saker til behandling i åpent møte
Ordinære saker
V-SAK 11 Forslag til årsplan 2015 – andre halvår – for Enhet for intern revisjon (EIR)
Saksnr. 2010/5245
Vedtak:
Universitetsstyret vedtar forslag til årsplan 2015 – andre halvår, slik det framgår av saksframlegget. Styret prioriterer revisjonspunkt nr 8 og 9.
Enstemmig vedtatt.
Saksdokumenter:
V-SAK 12 UiOs utfyllende bestemmelser til forskrift om ansettelse på innstegsvilkår
Saksnr. 2014/11882
Vedtak:
Universitetsstyret vedtar universitetsdirektørens forslag til UiOs utfyllende bestemmelser til forskrift om ansettelse på innstegsvilkår, datert 4. juni 2015. Innenfor rammene av forskriften og UiOs utfyllende bestemmelser delegerer universitetsstyret til fakultetsstyrene å fastsette:
- nærmere spesifiserte krav og kvalitetskriterier knyttet til lokale stillinger
- utfyllende lokale bestemmelser om midtveisevaluering av kandidater
- regulering av lokale ordninger som sikrer systematisk oppfølging av kandidater
- utfyllende lokale regler for sluttevaluering av kandidater
Enstemmig vedtatt.
Saksdokumenter:
V-SAK 13 Oppnevning av studentrepresentanter til skikkethetsnemnda ved Universitetet i Oslo
Saksnr. 2008/14503
Vedtak:
Universitetsstyret oppnevner følgende studentrepresentanter til skikkethetsnemnda ved Universitetet i Oslo:
- Helge Leander B. Jensen
- Sara Friestad Gravermoen
Studentrepresentantene oppnevnes for perioden 30. juni 2015 til 30. juni 2016.
Enstemmig vedtatt.
Saksdokumenter:
Saker til behandling i lukket møte
Ordinære saker
V-SAK 14 Tildeling av universitetsstyrets fire priser for 2015
Saksnr. 2015/138
Unntatt offentlighet etter offl. § 26, 2. ledd
Vedtak:
Universitetsstyret slutter seg til innstillingen fra Priskomiteen og tildeler
- Forskningsprisen til professorene Anders Fjell og Kristine Walhovd, Psykologisk institutt, Det samfunnsvitenskapelige fakultet
- Utdanningsprisen til Studieretningen Computanional Physics, Fysisk institutt, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
- Formidlingsprisen til professor Robert Marc Friedman, Institutt for arkeologi, konservering og historie, Det humanistiske fakultet
- Innovasjonsprisen til professor Erik Fosse, Institutt for klinisk medisin, Det medisinske fakultet
Enstemmig vedtatt.
V-SAK 15 Tildeling av H.M. Kongens gullmedalje 2015
Saksnr. 2015/112
Unntatt offentlighet etter offl. § 26, 2. ledd
Vedtak:
Universitetsstyret slutter seg til innstillingen fremmet av fakultetene og forslår at H.M. Kongens gullmedalje for 2015 tildeles følgende kandidater:
- Ph.d. Eirik Bjørge (JUS)
- Ph.d. Sigrid Bratlie Thoresen (MED)
- Ph.d. Hedda Hassel Mørch (HUM)
- Ph.d. Jo Skeie Hermansen (MATNAT)
- Ph.d. Hanna Tiainen (OD)
- Ph.d. André Kallåk Anundsen (SV)
- Ph.d. Leila Eve Ferguson (UV)
- Ph.d. Jon Øygarden Flæten (TF)
Enstemmig vedtatt.
V-SAK 16 Tildeling av UiOs menneskerettighetspris – Lisl og Leo Eitingers fond 2015
Saksnr. 2010/4909
Unntatt offentlighet etter offl. § 26, 2. ledd
Vedtak:
Universitetsstyret tildeler UiOs menneskerettighetspris – Lisl og Leo Eitingers fond 2015 i samsvar med komiteens forslag.
Enstemmig vedtatt.
Saker til behandling i lukket møte
Diskusjonssaker
D-SAK 1 Universitetsstyrets evaluering av egen arbeidsform 2014-2015
Saksnr. 2008/19942
Unntatt offentlighet etter offl. § 5
Styreleder Ole Petter Ottersen innledet til diskusjon. Diskusjonen følges opp på universitetsstyrets seminar i september.
Saker til behandling i åpent møte
Orienteringssaker
O-SAK 1 Valg av representant med vararepresentanter for gruppen midlertidig vitenskapelig personale til universitetsstyret. Protokoll
Saksnr. 2010/5768
Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe orienterte.
Saksdokumenter:
O-SAK 2 Forslag til tiltak fra SAB-gruppene og planer for videre oppfølging
Saksnr. 2013/15285
Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og spesialrådgiver Inger Stray Lien orienterte.
Universitetsstyret ber om at SAB settes opp som tema på styreseminaret i september.
Saksdokumenter:
O-SAK 3 Beretning og regnskap for UNIFOR for 2014 – resultat av forvaltningen 2014
Saksnr. 2008/9453
Adm. direktør Hans Jørgen Stang i UNIFOR orienterte.
Saksdokumenter:
O-SAK 4 Universitetets sikkerhets- og beredskapssatsing – ny organisering av HMS og beredskap
Saksnr. 2013/2469
Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe orienterte. OU-direktør Anita Sandberg vil fungere som HMS- og beredskapsdirektør fra 01.07.15.
Saksdokumenter:
O-SAK 5 Erfaringsrapport – Arbeids- og klimaundersøkelse (ARK) ved UiO
Saksnr. 2014/2519
Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og OU-direktør Anita Sandberg orienterte.
Universitetsstyret presiserer at det er viktig at topplederne deltar i gjennomføringen av arbeids- og klimaundersøkelsene.
Saksdokumenter:
Saker til behandling i lukket møte
Orienteringssaker
O-SAK 6 Nasjonal institusjon for menneskerettigheter – overføring til Stortinget
Saksnr. 2011/9404
Unntatt offentlighet etter offl. § 13, jfr. fvl. § 13
Saker til behandling i åpent møte
Orienteringssaker
O-SAK 7 Etatsstyring 2015 – tilbakemelding fra Kunnskapsdepartementet
Saksnr. 2008/3606
Styreleder Ole Petter Ottersen orienterte.
Saksdokumenter:
O-SAK 8 Årshjul for styresaker 2015
Saksnr. 2014/2322
Saksdokumenter:
O-SAK 9 Orienteringer fra universitetsdirektøren
Saksnr. 2008/3197
Saksdokumenter:
Saker til behandling i lukket møte
Orienteringssaker
O-SAK 10 Eventuelt
Ingen saker ble meldt.