Henvend deg til tjenestegruppa for RT om du trenger bistand til å vurdere eller gjennomføre noe av det som er foreslått her.
1. Tilpassing av oppstartbildet "RT at a glance" – dashboard
For individuelle behov kan RT at a glance tilpasset som beskrevet i artiklen RT-rutiner punkt 4. De søkene som inngår i RT at a glance kan lages og lagres slik at de er tilgjengelige for alle i en gruppe av saksbehandlere. Dette som et verktøy for å standardisere saksbehandlingen i nevnte gruppe.
Man kan lage flere utgaver av RT at a glance, såkalte dashboard, enten for eget bruk eller for en gruppe man er medlem i. Dette kan være aktuelt dersom det blir for trangt i RT at a glance, eller dersom du trenger forskjellige utgaver av denne for ulike formål/roller, eller som et grunnlag for å innarbeide felles rutiner for bruken av RT i en gruppe. For å komme i gang med dette gå til Reports -> New Dashboards.
2. Egendefinerte datafelt
Så langt har vi satt opp vår utgave av RT med omlag 175 egendefinerte datafelt. Vi bruker disse feltene til lagring av ekstra informasjon på hver enkelt sak, men de kan også brukes for andre formål. Feltene er i utgangspunktet felles for alle køer, men for hver enkelt kø er det bare noen få felt som er i bruk. Den vanligste bruk av disse datafeltene er til kategorisering av saker, og de er særlig nyttige i forbindelse med søking, statistikker og rapporter. Det fins mulighet for flere ulike typer egendefinerte datafelt, og det vi bruker mest er datafelt av type:
- Select one value i form av en nedtrekksmeny
- Enter one value i form av et fritekstfelt
Nedtrekksmenyene kan tilpasses av hver enkelt køsjef, men oppsett av datafelt og kobling mellom datafelt og køer må gjøres av tjenestegruppa for RT.
For å søke på innholdet i et egendefinert datafelt i Query Builder må man først velge den aktuelle køen som søkekriterium. Søkeresultatet kan presenteres som ulike graf som vise antall saker for hver verdi av ett utvalgt datafelt. De egendefinerte datafeltene kommer nederst i en svært lang liste av alternative felter for disse grafene.
3. Brukergrupper med spesielle behov
For enkelte grupper av brukere ser vi av og til behov for rettigheter tilknyttet en eller noen få køer i RT. Et typisk eksempel er brukere som har behov for innsyn i sakene i en kø uten at de har behov for, eller bør få, de rettighetene som saksbehandlerne har på køen. Etablering av slike brukergrupper med tilhørende rettigheter kan etter behov tas opp med tjenestegruppa for RT. Køsjefene har rettigheter til å administrere medlemskap i de gruppene som er knyttet til køen.
Hva en bruker har adgang til å gjøre i RT styres av totalt 42 ulike rettigheter. Se egen artikkel om rettigheter i RT. Vi har valgt å bruke RT slik at rettigheter er knyttet til brukergrupper og ikke brukere enkeltvis. Det betyr at dine rettigheter i RT er bestemt ut fra de rettigheter som er knyttet til de gruppene du er medlem av. Hver kø i RT har nøyaktig en gruppe av køsjefer og minst en gruppe av saksbehandlere.
4. Lokale standardmeldinger
Ved oppstart og avslutning av saker, og en rekke andre situasjoner, sender RT ut e-postmelding til sakens aktører. Disse meldingene har i utgangspunktet en form som er felles for alle køer. Men meldingene kan etter spesielle behov tilpasses til hver enkelt kø. Utforming av slike meldinger kan tas opp med tjenestegruppa for RT. Arbeidsmengden tilsier at man dessverre ikke kan endre meldingene gjentatte ganger.
5. Individuelle preferanser
Man kan velge Logged in as brukernavn > Preferences for å tilpasse RT for brukerens behov på en lang rekke områder. For eksempel:
- Default kø (denne velges om du glemmer å velge kø)
- Velg om nyeste melding skal vises først eller sist i sakens historikk
Skal du legge til en signatur i svarene dine, gjør du dette ved å holde musepekeren over brukernavnet ditt, og åpne menyen About me. I dette feltet kan du legge til signaturen din. De andre feltene (Navn, adresse, telefon) fylles ut automatisk.
- For brukere tilknyttet UiO gjelder følgende: Brukerens passord, navn, adresse, telefon etc er forhåndsutfylt og hentes periodisk til RT fra UiOs sentrale administrative datasystemer. Du kan tilsynelatende endre disse datafeltene i RT, men dine endringer overstyres av nevnte automagi. Gå til brukerinfo om du vil endre noen av disse feltene
- Det frarådes å velge språk Norwegian i RT, da denne oversettingen er SVÆRT ufullstendig