Flytting av UiOs e-post og kalenderdata til Microsoft 365 (Exchange Online) ble besluttet av universitetsdirektøren 7. februar 2024. → Se beslutningsdokumentet som ble sendt til enhetene v/fakultets-, museums- eller fagdirektør.
Mange fordeler
– Når vi tar i bruk Exchange Online, altså e-postløsningen som er en del av MS365, får vi mye ny funksjonalitet og mange fordeler. E-post og kalender vil i større grad fungere sømløst med de andre verktøyene i MS365, og samarbeid med andre som bruker samme løsning blir også lettere, sier IT-direktør Gard Thomassen fornøyd.
– I tillegg starter vi på en satsning der vi legger opp til at UiO i større grad skal ta i bruk den fulle funksjonaliteten i MS365, og bruke chat i Teams til enkle henvendelser i stedet for å sende e-post, og heller sende lenker til dokumenter enn å sende dem som vedlegg. Slik kan vi redusere mengden data vi lagrer, og dermed spare penger og redusere klimaavtrykket, fortsetter Thomassen.
En god og nødvendig endring
UiO har brukt Microsofts e-postløsning Exchange og MS365 (tidligere Office 365) i mer enn 10 år nå. Da Exchange ble tatt i bruk, ble det besluttet at UiO skulle drifte løsningen hos seg selv på egne servere. Nå er det besluttet at også e-post og kalender skal være en del av MS365. – Exchange i MS365 gir oss også en sikrere løsning med tofaktorautentisering på all e-post, noe som var ikke var mulig med den gamle løsningen. I tillegg er det bedre tilgang på kompetanse om den nyere løsningen, noe som er svært viktig for driften. E-post i MS365 er også den vanligste løsningen i sektoren, så når vi også flytter over, blir samarbeid og felles løsninger enklere. Dette er en god, men aller mest en nødvendig endring, forteller IT-direktøren. Han avslutter med å si at der det finnes særlige grunner, kan det være aktuelt å la enkeltpersoner ha e-post i en lokalt driftet løsning. En slik løsning vil ha lav grad av funksjonalitet ut over å gi mulighet til å ta imot og sende e-post.
Hva kommer til å skje?
Alle studenter og ansatte får e-post og kalenderdata flyttet til den nye e-postløsningen. Alle vil få varsel i god tid før flytting, og tidsplaner og mer informasjon blir tilgjengelig når det er klart. IT-avdelingen ønsker å ha et komplett bilde av hva vi bytter til, og hvordan vi skal jobbe. Dette arbeides det intenst med for tiden, og resultatene vil bli lagt fram for alle på UiO når det er klart. Frank Paul Silye fra IT-avdelingens seksjon for digital kommunikasjon leder det tekniske arbeidet med flyttingen og forteller:
– Flyttingen vil medføre flere nye funksjoner, særlig når de brukes sammen med andre verktøy fra MS365. En ny og mer Mac-lignende versjon av Outlook blir tilgjengelig for Mac-brukere, og alle kan også bruke Outlook Mobile på telefoner og nettbrett, noe vi ikke har kunnet anbefale tidligere. Vi kommer tilbake med informasjon rundt hvilke andre programmer som vil fungere på hvilke plattformer og til hvilket bruk.
Ingen røde data
.jpg)
IT-jurist Isak Falch Alsos har også vært involvert i det forberedende arbeidet med overgangen. Han har blant annet vært involvert i vurderinger av hvordan vi skal håndtere informasjon med beskyttelsesbehov, såkalte "røde data", i den nye løsningen. Dette kan være data som inneholder særlige kategorier personopplysninger eller annen sensitiv informasjon som gjør at de må beskyttes ekstra. Se UiOs klassifiseringsguide for å lære om de forskjellige dataklassene. Det har også tidligere vært restriksjoner for å sende slik informasjon med e-post, men nå er det stopp.
– Røde data kan ikke sendes eller lagres i e-post uten at vi kan sørge for tilstrekkelig informasjonssikkerhet, slår Alsos fast. – Vanlig ukryptert e-post er i utgangspunktet en åpen kommunikasjonsform som ikke vil tilfredsstille krav til informasjonssikkerhet for sensitiv informasjon. Det er lett at beskyttelsesverdig informasjon sendes feil eller havner på avveie. Vi må fjerne eventuelle røde data vi allerede har i e-postboksene våre før de flyttes til ny løsning, og vi må endre arbeidsflyter og tilpasse oss nye retningslinjer for hvordan man jobber med røde data.
Retningslinjene kommer så snart IT-avdelingen kan presentere en enkel, helhetlig og fungerende løsning.
Alle må rydde!
IT-avdelingen jobber nå med å utvikle informasjonsmateriell der det blir tips om god og riktig rydding. For det er ikke bare "røde data" som må fjernes fra e-postkassene. Det er et uttalt mål for overgangen at vi også skal drive "dataminimering". Dette innebærer å begrense mengden opplysninger som lagres til det som er nødvendig. Unyttig e-post må slettes, og informasjon som skal tas vare på må lagres riktig og sammen med aktiviteten den gjelder, eller arkiveres hvis det er arkivverdig. – Vi kan ikke ta vare på enorme mengder unødvendig informasjon! Her er det bare å slette i vei. Nyttig informasjon skal ikke bare bli liggende i innboksen heller, for hvis er den nyttig, skal den også være tilgjengelig. Og arkivverdig informasjon skal i arkivet, sier IT-jurist Alsos.
Kortversjonen
IT-direktør Thomassen oppsummerer de viktigste punktene: – Ja, nå får alle på UiO en bedre og sikrere e-postløsning med en rekke nye funksjoner. Den dagen e-posten din blir flyttet må du gjøre et par ekstra par klikk, men så er du i gang. Det kommer også veiledninger og opplæring for de som ønsker det, ikke minst for de håndterer røde data og ønsker et alternativ til å sende røde data internt i UiO-epost. Det er uansett svært viktig at alle rydder i e-posten sin, og planlegger hvordan de skal jobbe bedre digitalt framover. Her vil vi komme med tydelige anbefalinger og veiledninger. For ikke bare er det en sikkerhetsrisiko å ha all verdens informasjon liggende i e-posten, det er også dyrt å lagre det, og det har innvirkning på UiOs klimaavtrykk. Ta en skikkelig våropprydding og vær klar!
Endringslogg:
14. mars 2024: Lenke til universitetsdirektørens beslutning er lagt inn
12. februar 2024: Setning lagt til i 2. avsnitt: "Han avslutter med å si at der det finnes særlige grunner, kan det være aktuelt å la enkeltpersoner ha e-post i en lokalt driftet løsning. En slik løsning vil ha lav grad av funksjonalitet ut over å gi mulighet til å ta imot og sende e-post."